會(huì)議記錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議記錄工作，確保會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)確、完整記錄，便于傳達(dá)會(huì)議精神、跟進(jìn)工作進(jìn)展、為公司決策提供依據(jù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、工作協(xié)調(diào)會(huì)、高層決策會(huì)等。（三）職責(zé)分工1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)明確會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)人員。提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息。協(xié)調(diào)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備等相關(guān)事宜。2.記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的記錄工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。會(huì)后及時(shí)整理、編輯會(huì)議記錄，并按規(guī)定流程提交審核。3.審核人員對(duì)會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。提出修改意見(jiàn)，確保會(huì)議記錄符合要求。二、會(huì)議記錄的準(zhǔn)備（一）記錄工具準(zhǔn)備1.紙質(zhì)記錄：準(zhǔn)備專用的會(huì)議記錄本，確保頁(yè)面整潔、無(wú)破損。2.電子記錄：配備性能良好的電子設(shè)備，安裝合適的記錄軟件，如常用的文字處理軟件等，并提前進(jìn)行調(diào)試。（二）知識(shí)與信息儲(chǔ)備記錄人員需提前了解會(huì)議主題相關(guān)的背景知識(shí)、業(yè)務(wù)信息及涉及的主要問(wèn)題，以便更好地理解會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄關(guān)鍵信息。（三）熟悉參會(huì)人員記錄人員應(yīng)熟悉參會(huì)人員的姓名、職位、職責(zé)等信息，便于準(zhǔn)確記錄發(fā)言人員及相關(guān)內(nèi)容。三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱：準(zhǔn)確記錄會(huì)議的具體名稱。2.會(huì)議時(shí)間：記錄年、月、日、時(shí)、分。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開(kāi)的具體地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：列出所有參會(huì)人員的姓名、職位。（二）會(huì)議議程按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行順序，記錄各項(xiàng)議程的標(biāo)題及主要內(nèi)容要點(diǎn)。（三）會(huì)議發(fā)言1.發(fā)言人：記錄發(fā)言人員的姓名。2.發(fā)言內(nèi)容：詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄發(fā)言內(nèi)容，包括觀點(diǎn)、意見(jiàn)、建議、問(wèn)題討論等。對(duì)于重要觀點(diǎn)和決策性內(nèi)容，應(yīng)逐字記錄。3.發(fā)言時(shí)間：記錄發(fā)言人開(kāi)始和結(jié)束發(fā)言的時(shí)間。（四）會(huì)議決議1.決議事項(xiàng)：清晰記錄會(huì)議達(dá)成的各項(xiàng)決議內(nèi)容。2.責(zé)任人：明確每項(xiàng)決議的責(zé)任部門或責(zé)任人。3.完成時(shí)間：確定決議事項(xiàng)的具體完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（五）其他事項(xiàng)記錄會(huì)議中提出的重要事項(xiàng)、待跟進(jìn)問(wèn)題、臨時(shí)交辦工作等，并注明相關(guān)要求和注意事項(xiàng)。四、會(huì)議記錄的方式（一）紙質(zhì)記錄方式1.書(shū)寫(xiě)規(guī)范：使用黑色或藍(lán)色鋼筆、中性筆進(jìn)行記錄，字跡工整、清晰，不得潦草、模糊。2.頁(yè)面布局：合理劃分頁(yè)面，設(shè)置標(biāo)題、正文、備注等區(qū)域，確保記錄內(nèi)容層次分明。3.特殊標(biāo)記：對(duì)于重要內(nèi)容、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)指示等，可使用下劃線、波浪線、星號(hào)等特殊標(biāo)記進(jìn)行突出顯示。（二）電子記錄方式1.實(shí)時(shí)錄入：在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，及時(shí)將會(huì)議信息錄入電子設(shè)備，確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.格式規(guī)范：統(tǒng)一使用規(guī)定的字體、字號(hào)、段落格式等，使記錄內(nèi)容排版整齊、美觀。3.備份存儲(chǔ)：定期對(duì)電子記錄進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。五、會(huì)議記錄的流程（一）會(huì)議期間記錄1.記錄人員提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，檢查記錄工具是否正常，熟悉會(huì)議環(huán)境。2.在會(huì)議開(kāi)始后，集中精力聆聽(tīng)會(huì)議內(nèi)容，按照內(nèi)容要求認(rèn)真記錄，盡量做到同步記錄，不漏記重要信息。3.對(duì)于一些快速發(fā)言或討論激烈的環(huán)節(jié)，可先進(jìn)行簡(jiǎn)要記錄，會(huì)后及時(shí)補(bǔ)充完整。（二）會(huì)后整理編輯1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理編輯。仔細(xì)核對(duì)記錄內(nèi)容，補(bǔ)充遺漏信息，修正錯(cuò)別字和語(yǔ)病，使記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、通順、完整。2.根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行分段、分層整理，突出重點(diǎn)內(nèi)容和決議事項(xiàng)，使其更具條理性和可讀性。（三）審核提交1.整理編輯后的會(huì)議記錄需提交給會(huì)議組織者進(jìn)行初審。會(huì)議組織者應(yīng)在收到記錄后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初審，并提出修改意見(jiàn)。2.記錄人員根據(jù)初審意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后，將會(huì)議記錄提交給審核人員進(jìn)行最終審核。審核人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見(jiàn)。3.通過(guò)審核的會(huì)議記錄按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，并根據(jù)需要及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員。六、會(huì)議記錄的保存與查閱（一）保存期限1.一般會(huì)議記錄保存期限為[X]年，重要會(huì)議記錄、涉及公司核心機(jī)密或重大決策的會(huì)議記錄保存期限為[X]年。2.保存期限自會(huì)議結(jié)束之日起計(jì)算。（二）保存方式1.紙質(zhì)記錄：將整理好的會(huì)議記錄本按照時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，存放在專門的檔案柜中，確保檔案柜安全、干燥、通風(fēng)良好。2.電子記錄：將電子記錄文件按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并分類存儲(chǔ)在公司的電子文檔管理系統(tǒng)中，同時(shí)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議記錄的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱會(huì)議的名稱、時(shí)間、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.涉及公司核心機(jī)密或重大決策的會(huì)議記錄，查閱人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。七、會(huì)議記錄的保密與安全（一）保密要求1.會(huì)議記錄人員應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.嚴(yán)禁將會(huì)議記錄私自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。3.在查閱會(huì)議記錄過(guò)程中，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、拍照、復(fù)印會(huì)議記錄內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議記錄存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，確保紙質(zhì)記錄和電子記錄的安全。檔案柜應(yīng)配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.定期對(duì)電子記錄進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，防止因設(shè)備故障、病毒感染等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)于不再保存期限內(nèi)的會(huì)議記錄，應(yīng)按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保記錄信息的安全性。八、會(huì)議記錄的考核與獎(jiǎng)懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.記錄準(zhǔn)確性：會(huì)議記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，無(wú)關(guān)鍵信息遺漏、錯(cuò)誤記錄等情況。2.記錄完整性：涵蓋會(huì)議基本信息、議程、發(fā)言、決議等各項(xiàng)內(nèi)容，記錄完整。3.記錄及時(shí)性：按照規(guī)定時(shí)間完成會(huì)議記錄的整理編輯、審核提交工作。4.記錄規(guī)范性：記錄格式、排版符合要求，書(shū)寫(xiě)工整、電子記錄格式規(guī)范。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在會(huì)議記錄工作中表現(xiàn)突出的記錄人員，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等。2.在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)，作為員工績(jī)效考核、晉升、評(píng)優(yōu)的參考依據(jù)。（三）懲罰措施1.對(duì)于因記錄失誤導(dǎo)致重要信息遺漏、錯(cuò)誤傳達(dá)等情況，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。2.對(duì)于違反會(huì)議記錄保密規(guī)定的人員，按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至解除勞動(dòng)合同。