會議物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會議物資的管理，規(guī)范會議物資的采購、使用、保管及回收等流程，確保會議的順利召開，提高物資使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項(xiàng)目研討會、公司全體會議、大型活動配套會議等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：會議物資由公司行政部門統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理，確保物資的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、使用規(guī)范。2.按需配置原則：根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容等實(shí)際需求，合理配置會議所需物資，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約高效原則：在滿足會議需求的前提下，盡量降低物資采購成本，提高物資使用效率，杜絕鋪張浪費(fèi)。4.責(zé)任到人原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，確保會議物資管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)，做到責(zé)任清晰、獎(jiǎng)懲分明。二、會議物資的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）會議文具類1.筆：包括中性筆、圓珠筆、鉛筆等，根據(jù)會議需求配備適量不同顏色的筆，一般按參會人數(shù)的1.2倍準(zhǔn)備，確保每位參會人員至少有一支書寫筆，特殊會議可根據(jù)實(shí)際需要增加。2.筆記本：普通會議可準(zhǔn)備A4或B5規(guī)格的便簽本，重點(diǎn)會議可配備定制的筆記本，數(shù)量按參會人數(shù)發(fā)放。3.紙張：根據(jù)會議記錄、資料打印等需求，準(zhǔn)備A4、A3等規(guī)格的打印紙、復(fù)印紙，數(shù)量根據(jù)預(yù)估用量確定，一般大型會議可按每人510張準(zhǔn)備。4.文件夾：用于存放會議資料，可選擇塑料或紙質(zhì)文件夾，按部門或會議主題進(jìn)行分類，數(shù)量根據(jù)參會部門及資料數(shù)量確定。5.檔案袋：較大尺寸的檔案袋，用于收集和存放重要文件或資料，根據(jù)會議重要性及資料量準(zhǔn)備適量。6.訂書機(jī)、訂書釘、回形針：訂書機(jī)按每1015人配備一個(gè)，訂書釘和回形針根據(jù)日常使用量適量儲備。7.計(jì)算器：根據(jù)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)會議需求配備，數(shù)量按需而定。（二）會議設(shè)備類1.投影儀：根據(jù)會議室大小和使用需求配備相應(yīng)流明亮度的投影儀，確保投影畫面清晰、穩(wěn)定，能夠滿足會議演示、展示等功能。2.幕布：與投影儀配套的幕布，尺寸與投影儀適配，保證投影效果。3.音響設(shè)備：包括音箱、麥克風(fēng)等，確保聲音清晰、無雜音，滿足不同規(guī)模會議的擴(kuò)音需求。4.電腦：用于會議演示、資料查閱等，根據(jù)會議安排提前準(zhǔn)備好，并確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，軟件齊全。5.激光筆：方便會議主持或演講人員在投影畫面上指示重點(diǎn)內(nèi)容，按會議需求配備適量。6.翻頁器：配合電腦使用，便于演示人員在一定距離外操作電腦，實(shí)現(xiàn)幻燈片切換等功能，數(shù)量按需確定。（三）會議飲品及食品類1.瓶裝水：根據(jù)會議時(shí)間長短和參會人數(shù)，準(zhǔn)備適量的瓶裝飲用水，一般每人每小時(shí)按12瓶準(zhǔn)備，炎熱天氣或特殊會議可適當(dāng)增加。2.茶葉：準(zhǔn)備多種茶葉供參會人員選擇，如綠茶、紅茶、花茶等，用量根據(jù)會議次數(shù)和平均消耗情況定期補(bǔ)充。3.咖啡：速溶咖啡或現(xiàn)磨咖啡所需的原料及設(shè)備，根據(jù)會議需求和參會人員喜好確定配備量。4.點(diǎn)心：根據(jù)會議性質(zhì)和時(shí)長，可準(zhǔn)備一些簡單的點(diǎn)心，如餅干、糕點(diǎn)等，數(shù)量根據(jù)參會人數(shù)適量安排，避免過多造成浪費(fèi)。（四）會議裝飾類1.鮮花：根據(jù)會議的重要性和場地風(fēng)格，可擺放適量鮮花作為裝飾，營造舒適的會議氛圍，如在會議室中心擺放小型花束，或在主席臺擺放較大型的插花作品。2.綠植：在會議室角落或周邊放置小型綠植，起到凈化空氣、美化環(huán)境的作用，如綠蘿、吊蘭等，數(shù)量可視會議室空間大小而定。（五）其他物資1.垃圾桶：會議室配備適量垃圾桶，一般每510人配備一個(gè)，確保參會人員能夠方便地丟棄垃圾。2.垃圾袋：根據(jù)垃圾桶數(shù)量和使用頻率，定期儲備適量垃圾袋，以保證垃圾能及時(shí)清理。3.一次性紙杯：用于會議飲品的盛放，數(shù)量根據(jù)會議期間預(yù)計(jì)的飲水杯使用量準(zhǔn)備，一般按參會人數(shù)的23倍準(zhǔn)備。4.桌牌：根據(jù)會議座位安排，制作相應(yīng)的桌牌，標(biāo)注參會人員姓名、職務(wù)等信息，確保人員入座準(zhǔn)確，桌牌數(shù)量與參會人數(shù)一致。三、會議物資的采購（一）采購申請1.會議主辦部門應(yīng)在會議召開前[X]個(gè)工作日，填寫《會議物資采購申請表》，詳細(xì)說明會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人數(shù)、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)金額等信息，并提交給行政部門。2.對于常規(guī)性會議物資，如文具類、飲品等，行政部門可根據(jù)庫存情況及過往使用記錄，提前進(jìn)行適量儲備；對于特殊規(guī)格或定制的物資，需根據(jù)采購申請及時(shí)安排采購。（二）采購審批1.《會議物資采購申請表》經(jīng)會議主辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給行政部門負(fù)責(zé)人審核。行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，結(jié)合庫存情況、會議實(shí)際需求及預(yù)算等因素進(jìn)行審核，并簽署意見。2.對于預(yù)算金額超過[X]元的采購申請，需報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，方可進(jìn)行采購；預(yù)算金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批即可。（三）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)遵循貨比三家、性價(jià)比最優(yōu)的原則，確保所采購物資的質(zhì)量符合要求，價(jià)格合理。2.對于批量采購或長期合作的物資，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，以保障雙方的權(quán)益。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求，跟進(jìn)物資的采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。對于緊急采購的物資，應(yīng)采取特事特辦的方式，優(yōu)先保障會議需求，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)采購手續(xù)。四、會議物資的入庫管理（一）驗(yàn)收1.物資到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同及申請要求一致。2.對于重要物資或設(shè)備，如投影儀、音響等，可邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保其性能指標(biāo)符合要求，能夠正常投入使用。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《會議物資入庫單》上簽字確認(rèn)，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。（二）入庫1.驗(yàn)收通過的物資，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《會議物資入庫單》，將物資分類存放，并建立詳細(xì)的庫存臺賬，記錄物資的出入庫情況。2.對于易損、易耗的會議物資，如筆、紙張等，應(yīng)設(shè)立專門的存放區(qū)域，并做好防潮、防火、防盜等措施，確保物資的質(zhì)量不受影響。3.庫存物資應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作由行政部門組織，倉庫管理人員負(fù)責(zé)具體實(shí)施，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。五、會議物資的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請1.會議主辦部門在會議召開前[X]天內(nèi)，填寫《會議物資領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交給行政部門。2.對于臨時(shí)增加的會議物資需求，應(yīng)提前[X]小時(shí)向行政部門提交書面申請，說明原因及需求明細(xì)，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后予以發(fā)放。（二）領(lǐng)用審批1.《會議物資領(lǐng)用申請表》經(jīng)會議主辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給行政部門負(fù)責(zé)人審批。行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)庫存情況、會議實(shí)際需求等因素進(jìn)行審批，并簽署意見。2.如領(lǐng)用物資涉及貴重設(shè)備或高價(jià)值物品，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)取。（三）物資發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)審批通過的《會議物資領(lǐng)用申請表》，按照“先進(jìn)先出”的原則發(fā)放物資，并在庫存臺賬上做好記錄。2.對于需歸還的物資，領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，并在會議結(jié)束后及時(shí)歸還倉庫。倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還物資的數(shù)量、質(zhì)量等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與領(lǐng)用人員溝通解決。3.如領(lǐng)用人員在會議結(jié)束后未能及時(shí)歸還物資，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并做好記錄。對于逾期未還的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、會議物資的使用規(guī)范（一）文具類1.參會人員應(yīng)正確使用筆、筆記本等文具，保持文具的整潔，不得隨意丟棄或損壞。2.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保記錄清晰、準(zhǔn)確，使用后的筆記本應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱。（二）設(shè)備類1.投影儀、音響等設(shè)備的操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)，確保設(shè)備的正常使用。2.使用電腦進(jìn)行會議演示的人員，應(yīng)提前做好演示資料的準(zhǔn)備工作，并對電腦系統(tǒng)和軟件進(jìn)行檢查，確保無故障、無病毒，避免因電腦問題影響會議進(jìn)程。3.使用激光筆、翻頁器等輔助設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照正確的操作方法使用，避免損壞設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門進(jìn)行維修或更換。（三）飲品及食品類1.會議期間，飲品應(yīng)適量供應(yīng)，避免浪費(fèi)。參會人員應(yīng)文明飲用，不得將飲品灑落在桌面或地面上。2.食品類應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和數(shù)量發(fā)放，不得隨意多拿多占。食用時(shí)應(yīng)注意衛(wèi)生，避免食品殘?jiān)廴緯h室環(huán)境。（四）裝飾類1.鮮花和綠植應(yīng)保持清潔、美觀，定期進(jìn)行澆水、修剪等養(yǎng)護(hù)工作，確保其生長良好。2.不得隨意破壞或挪動會議裝飾物品，如因會議需要進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)恢復(fù)原狀。（五）其他物資1.垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生。垃圾袋應(yīng)扎緊后丟棄在指定地點(diǎn)，不得隨意亂扔。2.一次性紙杯應(yīng)合理使用，不得浪費(fèi)。使用后的紙杯應(yīng)放入垃圾桶內(nèi)，不得隨意丟棄在桌面或地面上。3.桌牌應(yīng)擺放整齊，不得隨意移動或損壞。會議結(jié)束后，應(yīng)將桌牌收回并妥善保管。七、會議物資的保管（一）倉庫管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的會議物資倉庫，倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防盜等安全設(shè)施。2.倉庫管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物資的查找和管理。3.庫存物資應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看物資是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（二）物資維護(hù)1.對于易損、易耗的會議物資，如筆、紙張等，應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)補(bǔ)充庫存，確保滿足會議需求。2.對于設(shè)備類物資，如投影儀、音響等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，按照設(shè)備使用說明書的要求進(jìn)行操作，定期清潔設(shè)備、檢查設(shè)備性能，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。3.對于裝飾類物資，如鮮花、綠植等，應(yīng)根據(jù)其生長習(xí)性進(jìn)行相應(yīng)的養(yǎng)護(hù)，確保其保持良好的觀賞效果。八、會議物資的回收與處置（一）物資回收1.會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)及時(shí)組織人員對會議物資進(jìn)行清理回收，確保物資的完好和齊全。2.對于需歸還的物資，如投影儀、音響、電腦等設(shè)備，領(lǐng)用人員應(yīng)將設(shè)備擦拭干凈，整理好相關(guān)配件和資料，歸還倉庫。倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對設(shè)備的數(shù)量、質(zhì)量等情況，并在設(shè)備歸還登記表上簽字確認(rèn)。3.對于可重復(fù)使用的文具類物資，如筆、筆記本等，應(yīng)進(jìn)行回收整理，分類存放，以便下次會議使用。（二）物資處置1.對于已損壞、無法正常使用的會議物資，倉庫管理人員應(yīng)填寫《會議物資報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、損壞原因等信息，并提交給行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，由行政部門按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。對于有一定價(jià)值的廢舊物資，可進(jìn)行回收變賣；對于無回收價(jià)值的物資，可按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如報(bào)廢電子設(shè)備應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行拆解、銷毀等，避免對環(huán)境造成污染。3.物資處置過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括報(bào)廢物資的名稱、數(shù)量、處置方式、處置時(shí)間等信息，并存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應(yīng)定期對會議物資的管理情況進(jìn)行檢查，包括物資的采購、入庫、領(lǐng)用、使用、保管、回收及處置等環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對會議物資采購費(fèi)用的審核與監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)，杜絕不合理的開支。3.各部門應(yīng)配合行政部門做好會議物資管理工作，對于違反制度規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）違規(guī)處理1.對于在會議物資管理過程中存在違規(guī)行為的部門或個(gè)人，如擅自挪用會議物資、浪費(fèi)物資、未按規(guī)定