會(huì)議期間管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司會(huì)議期間的秩序，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議能夠達(dá)到預(yù)期效果，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會(huì)議，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議等。3.基本原則（1）高效性原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題和目標(biāo)展開，精簡(jiǎn)議程，提高決策和溝通效率。（2）嚴(yán)肅性原則：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，認(rèn)真對(duì)待會(huì)議各項(xiàng)安排，維護(hù)會(huì)議秩序。（3）規(guī)范性原則：會(huì)議的組織、流程、記錄等應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)議組織與準(zhǔn)備1.會(huì)議發(fā)起（1）公司例會(huì)由總經(jīng)理發(fā)起，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)匯報(bào)材料，并安排好部門參會(huì)人員。（2）部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、參與人員和時(shí)間安排。（3）專項(xiàng)工作會(huì)議由相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作推進(jìn)情況發(fā)起，明確會(huì)議目的、參與人員范圍及會(huì)議議程。2.會(huì)議通知（1）會(huì)議發(fā)起者應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、議程安排以及需提前準(zhǔn)備的資料等。（2）會(huì)議通知應(yīng)以書面形式（郵件、辦公系統(tǒng)通知等）發(fā)送至參會(huì)人員，并確保通知信息準(zhǔn)確無誤。如有特殊情況需臨時(shí)變更會(huì)議信息，應(yīng)及時(shí)通知到所有參會(huì)人員。3.會(huì)議準(zhǔn)備（1）會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，檢查會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行，包括投影儀、音響、麥克風(fēng)、燈光等，確保會(huì)議能順利進(jìn)行。（2）根據(jù)會(huì)議議程準(zhǔn)備相關(guān)資料，如會(huì)議文件、報(bào)告、演示文稿等，并提前放置在合適位置，方便參會(huì)人員查閱。（3）如需進(jìn)行會(huì)議記錄，應(yīng)提前安排好記錄人員，并準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、錄音設(shè)備等。會(huì)議紀(jì)律與規(guī)范1.參會(huì)人員考勤（1）參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)簽到，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假并說明原因。（2）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)，并在會(huì)議記錄中予以注明。2.會(huì)議中的行為規(guī)范（1）參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急情況必須接聽電話，應(yīng)先向會(huì)議主持人示意，然后到會(huì)議室外接聽，盡量減少對(duì)會(huì)議的干擾。（2）在會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽，積極參與討論，不得隨意交頭接耳、大聲喧嘩、打瞌睡或做與會(huì)議無關(guān)的事情。（3）如有需要發(fā)表意見或提出建議，應(yīng)先舉手示意，待主持人允許后再發(fā)言。發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，圍繞會(huì)議主題進(jìn)行，避免冗長和無關(guān)的陳述。（4）尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人講話。如對(duì)他人觀點(diǎn)有不同意見，應(yīng)待其發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行理性討論，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意貶低。3.會(huì)議秩序維護(hù)（1）會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議按預(yù)定議程進(jìn)行。對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)予以提醒和制止。（2）如會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)突發(fā)狀況，如設(shè)備故障、人員沖突等，會(huì)議組織者應(yīng)保持冷靜，迅速采取措施進(jìn)行處理，確保會(huì)議能夠繼續(xù)順利進(jìn)行或妥善結(jié)束。會(huì)議流程與議程1.會(huì)議開場(chǎng)（1）會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好開場(chǎng)準(zhǔn)備。會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、參會(huì)人員、議程安排以及會(huì)議紀(jì)律等事項(xiàng)。（2）主持人應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間限制，合理安排每個(gè)議程的時(shí)間，并引導(dǎo)參會(huì)人員盡快進(jìn)入會(huì)議主題。2.會(huì)議討論與發(fā)言（1）按照會(huì)議議程順序，各議題負(fù)責(zé)人或匯報(bào)人員依次進(jìn)行發(fā)言或匯報(bào)。發(fā)言內(nèi)容應(yīng)條理清晰、重點(diǎn)突出，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析合理。（2）在匯報(bào)過程中，如有疑問或需要進(jìn)一步了解情況，其他參會(huì)人員可舉手提問，匯報(bào)人員應(yīng)認(rèn)真解答。討論環(huán)節(jié)應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)表自己的觀點(diǎn)和建議，充分進(jìn)行交流和溝通。3.會(huì)議決策與決議（1）對(duì)于會(huì)議討論的事項(xiàng)，如有需要做出決策，主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)具體情況采用舉手、投票等方式進(jìn)行。（2）決策結(jié)果應(yīng)明確、清晰，記錄在會(huì)議紀(jì)要中。對(duì)于形成的決議，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。4.會(huì)議總結(jié)（1）會(huì)議接近尾聲時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，回顧會(huì)議討論的主要內(nèi)容、形成的決策和決議以及下一步工作安排。（2）主持人應(yīng)感謝參會(huì)人員的積極參與和配合，并宣布會(huì)議結(jié)束。會(huì)議記錄與紀(jì)要1.會(huì)議記錄要求（1）記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀，不得遺漏重要信息。（2）記錄人員可采用手寫或電子記錄方式，記錄過程中應(yīng)盡量保持字跡清晰或記錄內(nèi)容完整可辨。如有需要，可使用錄音設(shè)備輔助記錄，但應(yīng)提前征得參會(huì)人員同意。2.會(huì)議紀(jì)要編制（1）會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容、決策結(jié)果和工作安排，語言簡(jiǎn)潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。（2）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會(huì)人員以及相關(guān)部門和人員進(jìn)行確認(rèn)。如參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)反饋給記錄人員進(jìn)行修改。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要存檔（1）會(huì)議記錄和紀(jì)要應(yīng)作為公司的重要文檔進(jìn)行存檔，保存期限為[X]年。存檔方式可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案，確保檔案的安全性和完整性。（2）電子檔案應(yīng)按照公司的文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和使用。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并注明保存期限和保管部門。會(huì)議跟進(jìn)與執(zhí)行1.決議事項(xiàng)跟蹤（1）對(duì)于會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，責(zé)任部門應(yīng)按照決議要求制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。工作計(jì)劃應(yīng)提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核備案。（2）會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或偏差，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.執(zhí)行結(jié)果反饋（1）責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將決議事項(xiàng)的執(zhí)行結(jié)果反饋給會(huì)議組織者。反饋內(nèi)容應(yīng)包括工作進(jìn)展情況、取得的成果、遇到的問題及解決方案等。（2）會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將執(zhí)行結(jié)果反饋情況整理匯總，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。對(duì)于執(zhí)行效果顯著的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于未按時(shí)完成任務(wù)或執(zhí)行不力的情況，應(yīng)進(jìn)行督促整改或追究責(zé)任。附則1.解釋權(quán)本管理制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與完善隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)