會(huì)議文書(shū)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)議文書(shū)管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議所產(chǎn)生的文書(shū)，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：會(huì)議文書(shū)應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容和要求，格式規(guī)范，語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)起草、審核、分發(fā)和歸檔會(huì)議文書(shū)，確保會(huì)議相關(guān)工作高效進(jìn)行。3.保密原則：涉及公司機(jī)密的會(huì)議文書(shū)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、會(huì)議文書(shū)的分類與格式（一）分類1.會(huì)議通知：用于告知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等信息。2.會(huì)議議程：明確會(huì)議的各項(xiàng)議題及討論順序。3.會(huì)議報(bào)告：參會(huì)人員就相關(guān)議題準(zhǔn)備的匯報(bào)材料。4.會(huì)議決議：會(huì)議形成的決策和結(jié)論。5.會(huì)議紀(jì)要：對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等的記錄。（二）格式1.標(biāo)題：一般應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括文書(shū)內(nèi)容。2.編號(hào)：為便于管理和查詢，對(duì)重要會(huì)議文書(shū)進(jìn)行編號(hào)。3.正文：按照不同文書(shū)類型，有相應(yīng)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)要求。會(huì)議通知：包括標(biāo)題、編號(hào)、主送單位、正文、附件、落款等。正文應(yīng)清楚說(shuō)明會(huì)議基本信息、參會(huì)要求等。會(huì)議議程：標(biāo)題、編號(hào)、議程內(nèi)容（包括議題、負(fù)責(zé)人、時(shí)間安排等）。會(huì)議報(bào)告：標(biāo)題、編號(hào)、引言、主體內(nèi)容、結(jié)論、附件等。會(huì)議決議：標(biāo)題、編號(hào)、決議事項(xiàng)、決議執(zhí)行要求、落款等。會(huì)議紀(jì)要：標(biāo)題、編號(hào)、會(huì)議基本信息、會(huì)議主要內(nèi)容（包括會(huì)議討論情況、決議事項(xiàng)等）、落款。三、會(huì)議文書(shū)的起草（一）起草職責(zé)1.會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)確定會(huì)議文書(shū)的起草人。2.起草人應(yīng)熟悉會(huì)議主題和相關(guān)背景資料，確保文書(shū)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（二）起草要求1.按照規(guī)定格式和內(nèi)容要求起草會(huì)議文書(shū)。2.語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔，避免冗長(zhǎng)和模糊的表述。3.對(duì)涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)等進(jìn)行核實(shí)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。四、會(huì)議文書(shū)的審核（一）審核流程1.起草完成的會(huì)議文書(shū)首先由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交給會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審。3.對(duì)于重要會(huì)議文書(shū)，還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核。（二）審核要點(diǎn)1.內(nèi)容準(zhǔn)確性：審核文書(shū)內(nèi)容是否與會(huì)議實(shí)際情況相符，數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)等是否準(zhǔn)確。2.格式規(guī)范性：檢查文書(shū)格式是否符合規(guī)定要求。3.語(yǔ)言邏輯性：確保語(yǔ)言表達(dá)邏輯清晰，條理分明。4.合規(guī)性：審核文書(shū)內(nèi)容是否符合公司政策、法律法規(guī)等要求。五、會(huì)議文書(shū)的分發(fā)（一）分發(fā)范圍根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求，確定會(huì)議文書(shū)的分發(fā)對(duì)象，包括參會(huì)人員、相關(guān)部門等。（二）分發(fā)方式1.電子分發(fā)：通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)將會(huì)議文書(shū)發(fā)送給相關(guān)人員。2.紙質(zhì)分發(fā)：對(duì)于需要紙質(zhì)材料的情況，打印后分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門，并做好簽收記錄。六、會(huì)議文書(shū)的歸檔（一）歸檔責(zé)任會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)收集整理會(huì)議文書(shū)，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.按照會(huì)議類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。2.確保歸檔的會(huì)議文書(shū)齊全、完整，紙質(zhì)和電子文檔一致。3.編制詳細(xì)的檔案目錄，便于查詢和檢索。七、會(huì)議文書(shū)的使用與查閱（一）使用規(guī)定1.會(huì)議文書(shū)僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)許可不得擅自外傳。2.如需引用會(huì)議文書(shū)內(nèi)容，應(yīng)注明出處。（二）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議文書(shū)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行涂改、損毀等行為。八、會(huì)議文書(shū)的保密管理（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要內(nèi)容的會(huì)議文書(shū)屬于保密范疇。（二）保密措施1.對(duì)保密會(huì)議文書(shū)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格限制接觸人員。2.采用加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)确绞奖Ｗo(hù)電子文檔的安全。3.對(duì)紙質(zhì)保密會(huì)議文書(shū)進(jìn)行專柜存放，并做好借閱登記。九、會(huì)議文書(shū)的保管期限（一）保管期限確定根據(jù)會(huì)議文書(shū)的重要程度和性質(zhì)，確定不同的保管期限。1.一般會(huì)議文書(shū)保管期限為[X]年。2.涉及公司重大決策、重要合同等關(guān)鍵會(huì)議文書(shū)保管期限為[X]年。（二）期滿處理保管期限屆滿的會(huì)議文書(shū)，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。十、會(huì)議文書(shū)管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議文書(shū)管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）考核辦法1.將會(huì)議文書(shū)管理工作納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系。2.對(duì)于在會(huì)議文書(shū)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重