會議外部管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議外部管理工作，確保會議的順利進行，提高會議效率，維護公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類涉及外部人員（包括合作伙伴、客戶、供應(yīng)商、政府部門等）的會議。（三）基本原則1.高效有序原則會議組織應(yīng)緊湊高效，合理安排會議流程和時間，確保會議目標明確，討論充分，決策及時。2.規(guī)范專業(yè)原則嚴格按照既定的會議規(guī)范和流程進行操作，展示公司專業(yè)形象，體現(xiàn)對外部人員的尊重。3.保密原則涉及公司機密信息的會議，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。二、會議籌備（一）會議需求評估1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要、領(lǐng)導(dǎo)指示或與外部機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，確定召開會議的必要性和主題。2.分析會議涉及的內(nèi)容、參與人員范圍以及預(yù)期目標，評估會議的規(guī)模和復(fù)雜程度。（二）會議計劃制定1.明確會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、議程、參與人員名單等。2.對于重要會議，應(yīng)制定詳細的會議籌備計劃，明確各項籌備工作的責任人及時間節(jié)點。（三）會議通知1.提前向外部參會人員發(fā)送正式的會議通知，通知應(yīng)包含會議基本信息、會議目的、議程安排、所需準備材料等內(nèi)容。2.根據(jù)參會人員的不同情況，選擇合適的通知方式，如郵件、傳真、電話等，并確保通知送達。（四）會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地，確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適、交通便利。2.提前與場地供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確定場地布置方案，包括座位安排、音響設(shè)備、投影儀、白板等設(shè)施的調(diào)試。（五）會議資料準備1.準備與會議主題相關(guān)的資料，如會議議程、報告、演示文稿、合同文本等。2.確保資料內(nèi)容準確、完整、清晰，并提前分發(fā)給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容，做好準備。（六）會議餐飲安排1.根據(jù)會議時間和參會人員數(shù)量，合理安排會議餐飲，包括茶歇、午餐或晚餐等。2.選擇衛(wèi)生、可口、符合預(yù)算的餐飲供應(yīng)商，并提前確定菜單和用餐時間。三、會議組織與實施（一）會議簽到1.在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負責參會人員的簽到工作。2.簽到方式可采用紙質(zhì)簽到或電子簽到，確保簽到信息準確無誤。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)提前到達會場，熟悉會議流程和準備情況。2.會議開場時，主持人應(yīng)簡要介紹會議目的、議程安排和參會人員，營造良好的會議氛圍。（三）會議進行1.嚴格按照會議議程進行，確保各項議題有序討論。2.主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，避免跑題或出現(xiàn)混亂局面。3.對于重要決策事項，應(yīng)進行充分討論，記錄各方意見和建議。（四）會議記錄1.安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。2.會議記錄應(yīng)準確、完整、清晰，采用電子記錄或紙質(zhì)記錄均可，并及時整理歸檔。（五）會議服務(wù)1.會議期間，應(yīng)安排專人負責會議服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、設(shè)備維護等。2.及時響應(yīng)參會人員的需求，確保會議順利進行。（六）會議應(yīng)急處理1.制定會議應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。2.確保應(yīng)急聯(lián)系人信息暢通，在突發(fā)情況發(fā)生時能夠及時處理。四、會議溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.會議籌備和組織過程中，涉及多個部門的工作，應(yīng)加強內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)。2.建立定期的溝通機制，及時解決籌備過程中出現(xiàn)的問題，確保各項工作順利推進。（二）與外部參會人員溝通1.在會議籌備階段，與外部參會人員保持密切溝通，解答其疑問，確保其按時參會。2.會議期間，關(guān)注外部參會人員的需求和意見，及時進行溝通和協(xié)調(diào)。（三）與會議場地、餐飲等供應(yīng)商溝通1.提前與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.在會議籌備和實施過程中，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。五、會議結(jié)束（一）會議總結(jié)1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議進行總結(jié)，回顧會議主要內(nèi)容和決策結(jié)果。2.參會人員可對會議進行評價，提出改進建議。（二）資料整理與歸檔1.會議結(jié)束后，及時整理會議資料，包括會議記錄、報告、演示文稿等。2.將整理好的資料進行歸檔，以便日后查閱和參考。（三）費用結(jié)算1.根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議，及時進行會議費用的結(jié)算。2.對會議費用進行審核和報銷，確保費用支出合理合規(guī)。六、會議后續(xù)跟進（一）決策事項落實1.對于會議確定的決策事項，明確責任部門和責任人，制定詳細的落實計劃。2.定期對決策事項的落實情況進行跟蹤和檢查，確保決策得到有效執(zhí)行。（二）問題反饋與解決1.收集外部參會人員對會議的反饋意見，及時了解其對會議組織和內(nèi)容的滿意度。2.對于反饋的問題，及時進行分析和處理，采取有效措施加以改進，不斷提高會議質(zhì)量。七、會議紀律與規(guī)范（一）參會人員紀律1.按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。2.遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳或從事與會議無關(guān)的事情。3.積極參與會議討論，尊重他人發(fā)言，不得打斷或惡意攻擊他人。（二）會議保密規(guī)定1.涉及公司機密信息的會議，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。2.會議資料未經(jīng)允許不得擅自復(fù)制、傳播或帶出會場。（三）違規(guī)處理1.對于違反會議紀律和規(guī)范的參會人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告或其他相應(yīng)處罰