會議會場管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議會場的使用與管理，確保會議的順利進行，提高會議效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓(xùn)會議等。（三）基本原則1.高效有序原則：確保會議能夠按時召開、高效進行，各項議程有序推進，達到預(yù)期的會議目標(biāo)。2.規(guī)范管理原則：對會議會場的預(yù)訂、布置、使用、維護等環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理，提高資源利用效率。3.服務(wù)保障原則：為參會人員提供良好的會議環(huán)境和服務(wù)，保障會議的順利開展。二、會議會場預(yù)訂（一）預(yù)訂流程1.需求提出：各部門或會議組織者提前[X]個工作日填寫《會議會場預(yù)訂申請表》，詳細(xì)說明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、會議議程、特殊要求等信息。2.審核審批：申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)會議的重要性、參會范圍、時間沖突等情況進行審核。審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.預(yù)訂確認(rèn)：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門與會議組織者確認(rèn)預(yù)訂信息，并告知預(yù)訂結(jié)果。同時，將預(yù)訂信息錄入會議管理系統(tǒng)。（二）預(yù)訂要求1.提前規(guī)劃：為確保會議場地的可用性，原則上應(yīng)提前[X]個工作日進行預(yù)訂。對于緊急會議，應(yīng)盡量提前通知行政部門，行政部門將根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)安排。2.合理安排：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模和需求，合理選擇會議會場。避免因場地過大或過小影響會議效果。3.信息準(zhǔn)確：填寫《會議會場預(yù)訂申請表》時，應(yīng)確保提供的信息準(zhǔn)確無誤。如有變更，應(yīng)及時通知行政部門進行修改。三、會議會場布置（一）布置標(biāo)準(zhǔn)1.桌椅擺放：根據(jù)會議形式和參會人數(shù)，合理擺放桌椅。一般情況下，會議桌應(yīng)呈長方形或橢圓形，座位間距應(yīng)保持在[X]厘米以上，以確保參會人員有足夠的空間。2.音響設(shè)備：配備音響系統(tǒng)，確保聲音清晰、無雜音。麥克風(fēng)應(yīng)提前調(diào)試，保證音質(zhì)良好，能夠覆蓋整個會場。3.投影設(shè)備：安裝投影儀或電子顯示屏，確保圖像清晰、播放流暢。提前準(zhǔn)備好相關(guān)的演示文稿或視頻資料，并進行測試。4.照明設(shè)備：保證會場光線充足、均勻，避免出現(xiàn)陰影或過亮過暗的區(qū)域?？筛鶕?jù)會議需要調(diào)整燈光亮度。5.裝飾布置：根據(jù)會議主題和性質(zhì)，進行適當(dāng)?shù)难b飾布置。如擺放鮮花、懸掛橫幅、展示公司文化等，但應(yīng)避免過于繁瑣或花哨，以免影響會議氛圍。（二）布置要求1.提前準(zhǔn)備：行政部門應(yīng)在會議開始前[X]小時完成會場布置工作，并進行全面檢查，確保各項設(shè)備正常運行。2.個性化需求：如會議組織者有特殊的布置要求，應(yīng)提前告知行政部門，行政部門將根據(jù)實際情況進行安排。3.安全檢查：布置會場時，應(yīng)注意檢查電氣設(shè)備、消防設(shè)施等是否安全可靠，確保無安全隱患。四、會議會場使用（一）使用規(guī)范1.按時入場：參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達會議會場，按照指定座位就座。會議開始前[X]分鐘，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜。2.遵守秩序：在會議期間，應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話或從事與會議無關(guān)的事情。如有特殊情況需要離開會場，應(yīng)向會議主持人請假。3.愛護設(shè)施：參會人員應(yīng)愛護會議會場的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如有損壞，應(yīng)照價賠償。4.保持衛(wèi)生：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，保持會場整潔。不得在會場內(nèi)丟棄垃圾或雜物。（二）會議主持與記錄1.會議主持：會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議按照預(yù)定程序進行。在會議過程中，應(yīng)引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，控制會議時間和節(jié)奏，確保會議高效進行。2.會議記錄：會議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。五、會議會場維護（一）日常維護1.清潔衛(wèi)生：每天安排專人對會議會場進行清潔打掃，包括地面、桌面、座椅、門窗等，保持會場整潔干凈。2.設(shè)備檢查：定期對會議會場的音響、投影、照明等設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。發(fā)現(xiàn)問題及時報修，并做好記錄。3.物品管理：對會議會場的桌椅、文具、綠植等物品進行妥善管理，定期盤點，確保物品完好無損、數(shù)量準(zhǔn)確。（二）故障處理1.緊急情況：在會議進行過程中，如遇設(shè)備故障等緊急情況，行政部門應(yīng)立即采取措施進行處理，盡量減少對會議的影響。2.維修記錄：對設(shè)備故障的維修情況進行詳細(xì)記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修人員等信息。定期對維修記錄進行分析總結(jié)，找出設(shè)備故障的原因和規(guī)律，采取相應(yīng)的預(yù)防措施。六、會議會場安全管理（一）安全制度1.消防安全：會議會場應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等。定期組織消防演練，確保參會人員熟悉消防器材的使用方法和逃生路線。2.電氣安全：加強對會議會場電氣設(shè)備的管理，定期檢查電線、插座、開關(guān)等是否正常，避免因電氣故障引發(fā)火災(zāi)等安全事故。3.人員安全：在會議期間，安排專人負(fù)責(zé)會場的安全保衛(wèi)工作，維持會場秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。（二）應(yīng)急處理1.應(yīng)急預(yù)案：制定會議會場安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等緊急情況時的應(yīng)急處理措施和責(zé)任分工。2.演練培訓(xùn)：定期組織參會人員進行應(yīng)急演練培訓(xùn)，提高應(yīng)急處理能力和自我保護意識。確保在緊急情況下，參會人員能夠迅速、有序地疏散。七、會議會場費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.場地租賃：根據(jù)會議會場的類型、規(guī)模、使用時間等因素，制定合理的場地租賃費用標(biāo)準(zhǔn)。場地租賃費用應(yīng)包含場地使用、設(shè)備使用、清潔服務(wù)等費用。2.設(shè)備租賃：如需租賃音響、投影、桌椅等設(shè)備，應(yīng)根據(jù)設(shè)備的種類、數(shù)量、租賃時間等因素，確定設(shè)備租賃費用標(biāo)準(zhǔn)。3.其他費用：會議會場的布置、裝飾、餐飲等費用，應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生情況進行核算。（二）費用報銷1.報銷流程：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時填寫《會議費用報銷申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、清單等憑證，按照公司財務(wù)報銷制度進行審批報銷。2.費用控制：行政部門應(yīng)加強對會議會場費用的控制和管理，嚴(yán)格按照費用標(biāo)準(zhǔn)進行審核報銷。對于超