業(yè)務(wù)單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)單據(jù)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性，提高工作效率，防范經(jīng)營風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及業(yè)務(wù)單據(jù)的填制、審核、傳遞、保管等相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：業(yè)務(wù)單據(jù)的填制和使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：單據(jù)內(nèi)容必須真實、準確、完整，不得虛假、遺漏或錯誤填寫。3.及時性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時填制單據(jù)，確保信息傳遞的時效性。4.規(guī)范性原則：單據(jù)的格式、填寫要求、審批流程等應(yīng)嚴格按照本制度執(zhí)行，保持統(tǒng)一規(guī)范。二、業(yè)務(wù)單據(jù)的種類及定義（一）銷售類單據(jù)1.銷售訂單：是公司與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議的書面記錄，明確了銷售產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。2.發(fā)貨單：記錄產(chǎn)品或服務(wù)實際發(fā)貨情況的單據(jù)，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式等信息。3.銷售發(fā)票：是公司向客戶開具的收款憑證，注明銷售金額、稅額等內(nèi)容。（二）采購類單據(jù)1.采購訂單：公司向供應(yīng)商下達的采購指令，規(guī)定了采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等要求。2.收貨單：用于確認供應(yīng)商所供貨物已實際收到的單據(jù)，記錄收貨日期、收貨數(shù)量、貨物狀態(tài)等。3.采購發(fā)票：供應(yīng)商開具給公司的付款憑證，反映采購金額及相關(guān)稅費。（三）庫存類單據(jù)1.入庫單：記錄貨物驗收入庫情況的單據(jù)，包括入庫日期、入庫數(shù)量、貨物來源等。2.出庫單：用于記錄貨物發(fā)出情況的單據(jù)，明確出庫日期、出庫數(shù)量、領(lǐng)用部門等。3.庫存盤點表：定期對庫存進行盤點后編制的表格，反映庫存實際數(shù)量與賬面數(shù)量的差異情況。（四）費用類單據(jù)1.費用報銷單：員工用于報銷各項費用的單據(jù)，如差旅費、辦公用品費、業(yè)務(wù)招待費等，需詳細填寫費用明細、金額、報銷事由等。2.借款單：員工因工作需要預借資金時填寫的單據(jù)，注明借款金額、借款用途、預計還款日期等。三、業(yè)務(wù)單據(jù)的填制要求（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如因填寫錯誤需要更正，應(yīng)在錯誤處劃紅線注銷，并在上方填寫正確內(nèi)容，同時加蓋更正人員印章或簽字確認。2.單據(jù)上的各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得有空缺。涉及日期、金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息的，應(yīng)準確無誤。（二）具體填制規(guī)范1.銷售訂單訂單編號：由系統(tǒng)自動生成或按照公司規(guī)定的編號規(guī)則編制，確保唯一性?？蛻粜畔ⅲ禾顚懣蛻舻娜Q、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等詳細信息。產(chǎn)品或服務(wù)明細：詳細列出銷售的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等，如有特殊要求應(yīng)在備注欄注明。交貨期：明確產(chǎn)品或服務(wù)的預計交貨日期，應(yīng)合理安排，確保按時交付。付款方式：注明客戶的付款方式，如現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬等。雙方簽字（蓋章）：銷售訂單需經(jīng)公司銷售部門負責人和客戶簽字（蓋章）確認，作為雙方交易的依據(jù)。2.發(fā)貨單發(fā)貨單號：與銷售訂單編號相關(guān)聯(lián)，便于查詢和核對。訂單編號：填寫對應(yīng)的銷售訂單編號。發(fā)貨日期：記錄實際發(fā)貨的日期。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量：應(yīng)與銷售訂單一致，如因特殊原因需調(diào)整發(fā)貨數(shù)量，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負責人審批。發(fā)貨方式：注明采用的運輸方式，如快遞、物流等，并填寫相應(yīng)的單號。經(jīng)手人簽字：發(fā)貨單由發(fā)貨部門經(jīng)手人簽字確認。3.銷售發(fā)票發(fā)票號碼：按照稅務(wù)部門規(guī)定的發(fā)票編號規(guī)則填寫。開票日期：填寫開具發(fā)票的具體日期?？蛻裘Q：與銷售訂單中的客戶信息一致。產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額：應(yīng)與銷售訂單和發(fā)貨單相符，同時準確計算稅額。合計金額：包括銷售額和稅額的總計金額。發(fā)票專用章：加蓋公司發(fā)票專用章。4.采購訂單訂單編號：同銷售訂單編號要求。供應(yīng)商信息：填寫供應(yīng)商的全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等。采購物資或服務(wù)明細：詳細列出采購的物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等，如有特殊要求應(yīng)注明。交貨期：明確供應(yīng)商的預計交貨日期。付款方式：注明公司的付款方式。雙方簽字（蓋章）：采購訂單需經(jīng)公司采購部門負責人和供應(yīng)商簽字（蓋章）確認。5.收貨單收貨單號：與采購訂單編號相關(guān)聯(lián)。訂單編號：填寫對應(yīng)的采購訂單編號。收貨日期：記錄實際收貨的日期。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量：應(yīng)與采購訂單一致，對貨物的質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收后填寫實際收貨情況。驗收情況：注明貨物是否合格，如有不合格情況應(yīng)詳細說明。經(jīng)手人簽字：收貨單由收貨部門經(jīng)手人簽字確認。6.采購發(fā)票發(fā)票號碼：同銷售發(fā)票編號要求。開票日期：填寫供應(yīng)商開具發(fā)票的日期。公司名稱：填寫本公司全稱。采購物資或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額：應(yīng)與采購訂單和收貨單相符，同時確認稅額。合計金額：包括采購金額和稅額的總計金額。發(fā)票專用章：加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。7.入庫單入庫單號：按照公司規(guī)定的編號規(guī)則編制。訂單編號：填寫對應(yīng)的采購訂單編號（如有）。入庫日期：記錄貨物實際入庫的日期。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量：與收貨單一致，同時注明貨物的批次、產(chǎn)地等信息。倉庫名稱：填寫貨物入庫的具體倉庫。經(jīng)手人簽字：入庫單由倉庫管理人員簽字確認。8.出庫單出庫單號：同入庫單編號要求。領(lǐng)用部門：填寫領(lǐng)用貨物的部門名稱。領(lǐng)用日期：記錄貨物實際出庫的日期。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量：根據(jù)領(lǐng)用部門的需求填寫，確保出庫數(shù)量準確。用途：注明貨物的使用用途。經(jīng)手人簽字：出庫單由領(lǐng)用部門經(jīng)手人和倉庫管理人員簽字確認。9.庫存盤點表盤點日期：填寫進行庫存盤點的具體日期。倉庫名稱：注明盤點的倉庫。產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號：詳細列出庫存貨物的信息。賬面數(shù)量：根據(jù)庫存賬目記錄填寫。實際數(shù)量：通過實地盤點得出的貨物實際數(shù)量。差異數(shù)量及原因：記錄賬面數(shù)量與實際數(shù)量的差異情況，并分析原因。盤點人簽字：由參與盤點的人員簽字確認。四、業(yè)務(wù)單據(jù)的審核（一）審核原則1.真實性審核：審核單據(jù)所反映的業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，相關(guān)信息是否與實際情況相符。2.完整性審核：檢查單據(jù)各項內(nèi)容是否填寫完整，簽字蓋章是否齊全。3.準確性審核：核對單據(jù)中的數(shù)據(jù)計算是否準確，邏輯關(guān)系是否合理。4.合規(guī)性審核：審查單據(jù)的填制和使用是否符合國家法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)財務(wù)規(guī)定。（二）審核流程1.銷售類單據(jù)銷售訂單：業(yè)務(wù)員填制后，先由銷售部門負責人審核，重點審核客戶信息、產(chǎn)品明細、交貨期、付款方式等條款是否合理，訂單金額是否在公司信用額度范圍內(nèi)。審核通過后交財務(wù)部門備案。發(fā)貨單：發(fā)貨部門填制后，由銷售部門負責人再次審核，確認發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨日期等與銷售訂單一致，審核無誤后交倉庫發(fā)貨。銷售發(fā)票：財務(wù)部門開票人員根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨單開具發(fā)票后，先由財務(wù)主管審核發(fā)票內(nèi)容的準確性、合規(guī)性，包括金額計算、稅率適用等，審核通過后加蓋發(fā)票專用章，并登記發(fā)票開具臺賬。2.采購類單據(jù)采購訂單：采購人員填制后，由采購部門負責人審核，主要審核供應(yīng)商選擇是否合適、采購物資明細及價格是否合理、交貨期是否滿足公司需求等。審核通過后交財務(wù)部門備案。收貨單：收貨部門填制后，先由倉庫管理人員核對貨物數(shù)量、規(guī)格等與采購訂單是否一致，確認無誤后簽字，再交采購部門負責人審核，重點審核驗收情況及是否需要補貨等。采購發(fā)票：財務(wù)部門收到采購發(fā)票后，由財務(wù)人員審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，與采購訂單、收貨單進行核對，確保金額一致。審核通過后辦理付款申請手續(xù)。3.庫存類單據(jù)入庫單：倉庫管理人員填制后，先由倉庫主管審核入庫數(shù)量、貨物質(zhì)量等情況，審核通過后登記庫存臺賬。出庫單：領(lǐng)用部門填制后，由領(lǐng)用部門負責人審核領(lǐng)用用途及數(shù)量是否合理，再交倉庫主管審核出庫數(shù)量及庫存情況，審核通過后辦理出庫手續(xù)。庫存盤點表：盤點結(jié)束后，盤點人員編制庫存盤點表，先由倉庫主管審核盤點數(shù)據(jù)的準確性，再交財務(wù)部門核對賬面數(shù)量與實際數(shù)量的差異，并進行賬務(wù)處理。財務(wù)部門審核通過后，將盤點結(jié)果報公司管理層。4.費用類單據(jù)費用報銷單：員工填制費用報銷單后，先由部門負責人審核費用的真實性、合理性及是否符合公司費用報銷標準，簽字確認后交財務(wù)部門。財務(wù)部門收到費用報銷單后，由財務(wù)人員按照費用報銷制度進行審核，重點審核報銷金額、報銷事由、審批流程等是否合規(guī)。審核通過后辦理報銷付款手續(xù)。借款單：員工填制借款單后，由部門負責人審核借款用途及金額是否合理，簽字后交財務(wù)部門。財務(wù)部門審核通過后，按照公司借款管理規(guī)定辦理借款支付手續(xù)。（三）審核責任1.各級審核人員應(yīng)對審核結(jié)果負責，如因?qū)徍瞬粐缹е聠螕?jù)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，將追究審核人員的相應(yīng)責任。2.審核人員應(yīng)嚴格按照審核原則和流程進行審核，不得敷衍了事或故意刁難。如發(fā)現(xiàn)審核過程中存在違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。五、業(yè)務(wù)單據(jù)的傳遞（一）傳遞原則1.及時傳遞原則：業(yè)務(wù)單據(jù)應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)傳遞至相關(guān)部門或人員，確保業(yè)務(wù)流程的順暢進行。2.準確傳遞原則：單據(jù)傳遞過程中應(yīng)保證內(nèi)容準確無誤，避免因傳遞錯誤導致工作失誤。3.交接清晰原則：建立明確的單據(jù)交接手續(xù)，確保單據(jù)傳遞過程中有記錄可查，責任清晰。（二）傳遞流程1.銷售類單據(jù)銷售訂單：業(yè)務(wù)員填制后，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或紙質(zhì)文件形式傳遞給銷售部門負責人審核，審核通過后，銷售部門留存一聯(lián)，另一聯(lián)交財務(wù)部門備案，同時將銷售訂單復印件或電子文檔傳遞給相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部門、物流部門等），以便安排生產(chǎn)和發(fā)貨。發(fā)貨單：發(fā)貨部門填制后，先在本部門留存一聯(lián)，然后將發(fā)貨單原件傳遞給銷售部門負責人審核，審核通過后，銷售部門留存一聯(lián)，發(fā)貨單復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，發(fā)貨單原件交倉庫發(fā)貨，倉庫發(fā)貨后留存一聯(lián)，另一聯(lián)隨貨物一同傳遞給客戶（如有需要）。銷售發(fā)票：財務(wù)部門開具發(fā)票后，將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)傳遞給客戶，記賬聯(lián)留存作為財務(wù)記賬憑證，同時將發(fā)票信息錄入財務(wù)系統(tǒng)，并將發(fā)票開具情況反饋給銷售部門。2.采購類單據(jù)采購訂單：采購人員填制后，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或紙質(zhì)文件形式傳遞給采購部門負責人審核，審核通過后，采購部門留存一聯(lián)，另一聯(lián)交財務(wù)部門備案，同時將采購訂單復印件或電子文檔傳遞給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。收貨單：收貨部門填制后，先在本部門留存一聯(lián)，然后將收貨單原件傳遞給采購部門負責人審核，審核通過后，采購部門留存一聯(lián)，收貨單復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，收貨單原件交倉庫入庫，倉庫入庫后留存一聯(lián)，另一聯(lián)傳遞給采購部門作為與供應(yīng)商結(jié)算的依據(jù)。采購發(fā)票：供應(yīng)商將發(fā)票傳遞給公司采購部門，采購部門審核發(fā)票信息后，將發(fā)票原件傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核通過后辦理付款手續(xù)，并將發(fā)票與采購訂單、收貨單等相關(guān)單據(jù)進行核對、歸檔。3.庫存類單據(jù)入庫單：倉庫管理人員填制后，先在本部門留存一聯(lián)，然后將入庫單原件傳遞給倉庫主管審核，審核通過后，倉庫主管留存一聯(lián)，入庫單復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，入庫單原件交財務(wù)部門作為記賬依據(jù)，財務(wù)部門根據(jù)入庫單登記庫存明細賬。出庫單：領(lǐng)用部門填制后，先在本部門留存一聯(lián)，然后將出庫單原件傳遞給倉庫主管審核，審核通過后，倉庫主管留存一聯(lián)，出庫單復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，倉庫根據(jù)出庫單辦理出庫手續(xù)，并更新庫存臺賬，財務(wù)部門根據(jù)出庫單核算成本。庫存盤點表：盤點結(jié)束后，盤點人員將庫存盤點表傳遞給倉庫主管審核，審核通過后，倉庫主管留存一聯(lián)，庫存盤點表復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)盤點結(jié)果進行賬務(wù)調(diào)整，并將盤點情況報公司管理層。4.費用類單據(jù)費用報銷單：員工填制后，先在本部門留存一聯(lián)，然后將費用報銷單原件傳遞給部門負責人審核，審核通過后，部門負責人留存一聯(lián)，費用報銷單復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核通過后辦理報銷付款手續(xù)，并將報銷情況反饋給員工所在部門。借款單：員工填制后，先在本部門留存一聯(lián)，然后將借款單原件傳遞給部門負責人審核，審核通過后，部門負責人留存一聯(lián)，借款單復印件或電子文檔傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核通過后辦理借款支付手續(xù)，并將借款情況記錄在員工借款臺賬中。（三）傳遞記錄1.各部門應(yīng)建立業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞臺賬，詳細記錄單據(jù)的傳遞日期、傳遞人、接收人、單據(jù)名稱及編號等信息，以便查詢和追溯。2.對于重要業(yè)務(wù)單據(jù)的傳遞，應(yīng)采用紙質(zhì)文件簽字確認或電子文檔簽收等方式，確保傳遞過程有明確的記錄。六、業(yè)務(wù)單據(jù)的保管（一）保管原則1.安全保管原則：確保業(yè)務(wù)單據(jù)的安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.分類保管原則：按照業(yè)務(wù)單據(jù)的種類、年度、月份等進行分類存放，便于查找和管理。3.期限保管原則：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司制度規(guī)定，確定各類業(yè)務(wù)單據(jù)的保管期限，并嚴格按照期限進行保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)單據(jù)：應(yīng)存放在專用的文件柜或檔