業(yè)主鑰匙管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司對業(yè)主鑰匙的管理，確保鑰匙的妥善保管、安全使用及正常流轉(zhuǎn)，保障業(yè)主權(quán)益，維護(hù)公司服務(wù)品質(zhì)和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司管理的所有物業(yè)項(xiàng)目中業(yè)主鑰匙的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保業(yè)主鑰匙在保管和使用過程中的安全性，防止鑰匙遺失、損壞或被非法獲取。2.規(guī)范操作原則：明確鑰匙管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.服務(wù)至上原則：以業(yè)主需求為導(dǎo)向，在保障安全的前提下，為業(yè)主提供便捷、高效的鑰匙管理服務(wù)。二、鑰匙的分類及標(biāo)識（一）分類1.入戶門鑰匙：用于開啟業(yè)主房屋入戶門的鑰匙。2.信箱鑰匙：用于開啟業(yè)主信箱的鑰匙。3.其他鑰匙：如單元門門禁鑰匙、車庫門鑰匙等與業(yè)主房屋或相關(guān)設(shè)施配套的鑰匙。（二）標(biāo)識1.在每串鑰匙上應(yīng)系上帶有業(yè)主姓名、房號、鑰匙類型等信息的標(biāo)識牌。標(biāo)識牌應(yīng)采用不易褪色、磨損的材質(zhì)制作，確保信息清晰可辨。2.對于不同類型的鑰匙，可采用不同顏色或形狀的標(biāo)識牌進(jìn)行區(qū)分，以便快速識別。三、鑰匙的接收與登記（一）接收流程1.交房環(huán)節(jié)：在業(yè)主辦理交房手續(xù)時(shí)，由客服人員按照房屋交接清單，與業(yè)主核對并接收鑰匙?？头藛T應(yīng)仔細(xì)檢查鑰匙的數(shù)量、完整性及標(biāo)識信息是否準(zhǔn)確無誤。2.鑰匙移交：施工單位、裝修公司等相關(guān)方在完成施工或裝修后，需將剩余鑰匙移交給物業(yè)公司。移交時(shí)，應(yīng)填寫鑰匙移交清單，注明移交鑰匙的類型、數(shù)量、房號等信息，并由移交方和接收方簽字確認(rèn)。（二）登記內(nèi)容1.建立業(yè)主鑰匙管理臺賬，詳細(xì)記錄每串鑰匙的接收日期、房號、業(yè)主姓名、鑰匙類型、數(shù)量、標(biāo)識信息等內(nèi)容。2.對于施工單位、裝修公司移交的鑰匙，還應(yīng)記錄移交單位名稱、移交人姓名、聯(lián)系方式、移交日期等信息。四、鑰匙的保管（一）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的鑰匙保管箱，用于存放業(yè)主鑰匙。保管箱應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能，確保鑰匙的安全存放。2.鑰匙保管箱應(yīng)放置在物業(yè)服務(wù)中心指定的安全區(qū)域，并有專人負(fù)責(zé)管理。（二）保管要求1.鑰匙保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得擅自將鑰匙轉(zhuǎn)借他人或帶出物業(yè)服務(wù)中心。2.定期對鑰匙保管箱進(jìn)行檢查，確保箱內(nèi)鑰匙存放整齊、標(biāo)識清晰，同時(shí)檢查保管箱的安全性能是否良好。3.如發(fā)現(xiàn)鑰匙有遺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、鑰匙的使用（一）內(nèi)部使用1.物業(yè)服務(wù)中心工作人員因工作需要使用業(yè)主鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《鑰匙使用申請表》，注明使用原因、房號、鑰匙類型、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可領(lǐng)取鑰匙。2.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還保管人員，并在《鑰匙使用登記表》上記錄歸還時(shí)間、實(shí)際使用情況等信息。3.嚴(yán)禁工作人員私自留存業(yè)主鑰匙或利用業(yè)主鑰匙謀取私利。（二）外部人員使用1.業(yè)主本人如需使用鑰匙，應(yīng)攜帶有效身份證件到物業(yè)服務(wù)中心辦理領(lǐng)用手續(xù)?？头藛T應(yīng)核對業(yè)主身份信息無誤后，為業(yè)主提供相應(yīng)的鑰匙，并做好登記記錄。2.如業(yè)主委托他人代領(lǐng)鑰匙，受托人應(yīng)攜帶業(yè)主本人簽字的授權(quán)委托書、業(yè)主身份證復(fù)印件及受托人有效身份證件到物業(yè)服務(wù)中心辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于因維修、檢查等工作需要進(jìn)入業(yè)主房屋的外部人員（如維修人員、檢查人員等），物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)提前與業(yè)主溝通協(xié)調(diào)，并要求外部人員出示有效工作證件。外部人員在使用業(yè)主鑰匙前，應(yīng)填寫《鑰匙使用登記表》，注明使用原因、房號、鑰匙類型、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)業(yè)主簽字確認(rèn)（可通過電話、短信等方式取得業(yè)主同意）后方可領(lǐng)取鑰匙。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還物業(yè)服務(wù)中心，并在登記表上記錄歸還時(shí)間、實(shí)際使用情況等信息。六、鑰匙的歸還（一）歸還流程1.當(dāng)鑰匙使用完畢后，使用人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將鑰匙歸還到物業(yè)服務(wù)中心鑰匙保管人員處。2.保管人員在接收鑰匙時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查鑰匙的完整性和標(biāo)識信息是否與領(lǐng)用記錄一致。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或標(biāo)識不清等情況，應(yīng)及時(shí)與使用人員核實(shí)原因，并做好記錄。（二）特殊情況處理1.如因特殊原因無法按時(shí)歸還鑰匙，使用人員應(yīng)提前向物業(yè)服務(wù)中心說明情況，并征得同意后辦理延期歸還手續(xù)。2.對于遺失的鑰匙，使用人員應(yīng)立即報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行查找。如確實(shí)無法找回，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)主，并協(xié)助業(yè)主采取更換鎖芯等補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)對遺失鑰匙的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、鑰匙的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.每月定期對業(yè)主鑰匙進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量與管理臺賬記錄一致。2.在每年年末進(jìn)行一次全面的鑰匙清查工作，對全年鑰匙的接收、使用、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)核對和總結(jié)。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對鑰匙的數(shù)量、類型、房號等信息是否與管理臺賬記錄相符。2.檢查鑰匙的標(biāo)識是否清晰、完整，如有損壞或褪色應(yīng)及時(shí)更換標(biāo)識牌。3.查看鑰匙保管箱的安全性能是否良好，是否存在鑰匙遺失、被盜等情況。（三）清查報(bào)告1.每次盤點(diǎn)和清查工作結(jié)束后，應(yīng)形成書面報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)和清查的情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)和清查報(bào)告應(yīng)由鑰匙保管人員、物業(yè)服務(wù)中心主管等相關(guān)人員簽字確認(rèn)，并上報(bào)公司管理層。八、鑰匙的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)業(yè)主鑰匙遺失，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)立即采取措施防止鑰匙被非法使用。同時(shí)，通知業(yè)主鑰匙遺失的情況，并協(xié)助業(yè)主采取更換鎖芯等安全防范措施。2.對鑰匙遺失的情況進(jìn)行調(diào)查，查找可能遺失鑰匙的環(huán)節(jié)和責(zé)任人。如因工作人員疏忽導(dǎo)致鑰匙遺失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。3.在業(yè)主同意的情況下，可為業(yè)主補(bǔ)辦鑰匙。補(bǔ)辦鑰匙的費(fèi)用由業(yè)主承擔(dān)。（二）補(bǔ)辦流程1.業(yè)主提出補(bǔ)辦鑰匙申請時(shí)，應(yīng)填寫《鑰匙補(bǔ)辦申請表》，注明房號、鑰匙類型、遺失原因等信息，并提交有效身份證件。2.物業(yè)服務(wù)中心對業(yè)主提交的申請進(jìn)行審核，核實(shí)業(yè)主身份及房號信息無誤后，按照規(guī)定收取補(bǔ)辦鑰匙的費(fèi)用。3.根據(jù)業(yè)主提供的鑰匙信息，安排專業(yè)人員制作新鑰匙。制作完成后，對新鑰匙進(jìn)行標(biāo)識，并將新鑰匙登記到業(yè)主鑰匙管理臺賬中。4.通知業(yè)主領(lǐng)取新補(bǔ)辦的鑰匙，并辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)。九、鑰匙的損壞與維修（一）損壞處理1.如發(fā)現(xiàn)業(yè)主鑰匙有損壞情況，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)及時(shí)告知業(yè)主。2.對于輕微損壞的鑰匙，可由物業(yè)服務(wù)中心工作人員進(jìn)行簡單維修或更換部分損壞部件。3.對于損壞嚴(yán)重?zé)o法維修的鑰匙，按照鑰匙遺失的處理流程為業(yè)主補(bǔ)辦鑰匙。（二）維修記錄1.建立鑰匙維修記錄臺賬，詳細(xì)記錄每串鑰匙的損壞情況、維修時(shí)間、維修人員、維修費(fèi)用等信息。2.鑰匙維修記錄應(yīng)作為鑰匙管理檔案的一部分進(jìn)行保存，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。十、鑰匙管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.物業(yè)服務(wù)中心主管應(yīng)定期對鑰匙管理工作進(jìn)行檢查，確保鑰匙管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況符合要求。2.公司品質(zhì)管理部門應(yīng)不定期對各物業(yè)項(xiàng)目的鑰匙管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將鑰匙管理工作納入物業(yè)服務(wù)中心工作人員的績效考核體系，對在鑰匙管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對違反鑰匙管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.考核指標(biāo)包括鑰匙的接收登記準(zhǔn)確性、保管安全性、使用規(guī)范性、歸還及時(shí)性、盤點(diǎn)清查情況等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況制定。十一、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。