專人追蹤管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司專人追蹤管理工作，確保各項(xiàng)任務(wù)、項(xiàng)目及工作流程能夠得到有效監(jiān)控和推進(jìn)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)公司整體目標(biāo)。通過明確專人追蹤的職責(zé)、流程和要求，使追蹤工作有章可循，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通協(xié)作，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，提升公司運(yùn)營管理水平。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有需要專人追蹤管理的工作事項(xiàng)，包括但不限于項(xiàng)目開發(fā)、業(yè)務(wù)拓展、重要任務(wù)執(zhí)行、客戶關(guān)系維護(hù)等。涉及公司各部門及全體員工。基本原則1.責(zé)任明確原則：明確專人追蹤的工作任務(wù)和職責(zé)，確保每項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的工作延誤或失誤。2.及時高效原則：追蹤人員應(yīng)及時掌握工作進(jìn)展情況，對出現(xiàn)的問題迅速做出反應(yīng)，采取有效措施解決，確保工作按時、高質(zhì)量完成。3.溝通協(xié)作原則：追蹤人員需與相關(guān)部門和人員保持密切溝通，協(xié)調(diào)各方資源，共同推進(jìn)工作。同時，鼓勵跨部門協(xié)作，打破部門壁壘，提高整體工作效率。4.客觀公正原則：追蹤過程中應(yīng)如實(shí)記錄工作情況，依據(jù)客觀事實(shí)進(jìn)行評價和反饋，確保評價結(jié)果公正、準(zhǔn)確，為工作決策提供可靠依據(jù)。專人追蹤管理職責(zé)分工追蹤負(fù)責(zé)人職責(zé)1.制定追蹤計劃：根據(jù)工作任務(wù)的目標(biāo)、要求和時間節(jié)點(diǎn)，制定詳細(xì)的追蹤計劃，明確追蹤的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、時間點(diǎn)及需達(dá)成的階段性成果。2.實(shí)時監(jiān)控進(jìn)展：按照追蹤計劃，定期收集工作進(jìn)展信息，通過會議、報告、現(xiàn)場檢查等方式，及時掌握工作動態(tài)，確保工作按計劃推進(jìn)。3.協(xié)調(diào)解決問題：當(dāng)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)問題或障礙時，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，分析問題原因，制定解決方案，并監(jiān)督方案的執(zhí)行情況，直至問題得到解決。4.定期匯報總結(jié)：定期向直屬上級匯報工作追蹤情況，包括工作進(jìn)展、存在問題、解決措施及下一步工作計劃等。在工作結(jié)束后，及時撰寫總結(jié)報告，分析工作成果與不足，提出改進(jìn)建議。5.風(fēng)險預(yù)警與應(yīng)對：對工作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，提前制定應(yīng)對措施。當(dāng)風(fēng)險發(fā)生時，及時啟動應(yīng)急預(yù)案，最大限度降低風(fēng)險對工作的影響。被追蹤人員職責(zé)1.配合追蹤工作：積極配合追蹤負(fù)責(zé)人的工作，按照要求及時提供工作進(jìn)展信息，如實(shí)匯報工作中遇到的問題及困難。2.執(zhí)行工作計劃：嚴(yán)格按照既定的工作計劃和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作任務(wù)，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。在工作過程中，如有需要調(diào)整工作計劃，應(yīng)提前與追蹤負(fù)責(zé)人溝通并獲得批準(zhǔn)。3.解決自身問題：對于工作中出現(xiàn)的屬于自身職責(zé)范圍內(nèi)的問題，應(yīng)主動采取措施加以解決，并及時向追蹤負(fù)責(zé)人反饋解決情況。4.提供信息與建議：根據(jù)工作實(shí)際情況，為追蹤工作提供相關(guān)信息和合理化建議，協(xié)助追蹤負(fù)責(zé)人更好地推進(jìn)工作。上級領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.指導(dǎo)與支持：為追蹤負(fù)責(zé)人提供工作指導(dǎo)和必要的資源支持，幫助其解決追蹤工作中遇到的困難和問題。2.監(jiān)督與檢查：定期檢查追蹤工作的開展情況，對追蹤負(fù)責(zé)人的工作進(jìn)行監(jiān)督和評價，確保追蹤工作有效執(zhí)行。3.決策與協(xié)調(diào)：對追蹤過程中出現(xiàn)的重大問題或涉及多個部門的復(fù)雜問題，進(jìn)行決策和協(xié)調(diào)，推動問題的解決，保障工作順利進(jìn)行。追蹤工作流程工作任務(wù)確定與分配1.公司各部門根據(jù)工作需要或項(xiàng)目安排，提出需要專人追蹤管理的工作任務(wù)，并填寫《工作任務(wù)申請表》，詳細(xì)說明任務(wù)的目標(biāo)、內(nèi)容、時間要求、涉及部門及人員等信息。2.公司管理層對各部門提交的《工作任務(wù)申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)任務(wù)的重要性、緊急程度及人員能力等因素，確定追蹤負(fù)責(zé)人，并下達(dá)《工作任務(wù)追蹤通知書》，明確追蹤任務(wù)的具體要求和職責(zé)。追蹤計劃制定1.追蹤負(fù)責(zé)人接到《工作任務(wù)追蹤通知書》后，在[X]個工作日內(nèi)制定詳細(xì)的追蹤計劃。追蹤計劃應(yīng)包括工作任務(wù)概述、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與時間安排、追蹤方式與頻率、需協(xié)調(diào)的資源及可能出現(xiàn)的風(fēng)險與應(yīng)對措施等內(nèi)容。2.追蹤計劃制定完成后，提交至直屬上級審核。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對追蹤計劃進(jìn)行審核，提出修改意見或批準(zhǔn)執(zhí)行。如計劃需要調(diào)整，追蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)審核意見及時修改，并重新提交審核。工作進(jìn)展追蹤1.追蹤負(fù)責(zé)人按照追蹤計劃，通過定期匯報、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等方式，實(shí)時監(jiān)控工作進(jìn)展情況。被追蹤人員應(yīng)按照要求及時、準(zhǔn)確地向追蹤負(fù)責(zé)人提供工作進(jìn)展信息，包括已完成的工作內(nèi)容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.追蹤負(fù)責(zé)人在追蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)工作進(jìn)展與計劃不符或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與被追蹤人員溝通，共同分析原因，制定改進(jìn)措施，并監(jiān)督措施的執(zhí)行情況。對于重大問題或無法協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。定期匯報與溝通1.追蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)定期向直屬上級匯報工作追蹤情況，匯報周期根據(jù)工作任務(wù)的性質(zhì)和復(fù)雜程度確定，一般為每周或每兩周匯報一次。匯報內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)突出工作進(jìn)展、存在問題、解決措施及下一步工作計劃等。2.除定期匯報外，追蹤負(fù)責(zé)人還應(yīng)根據(jù)工作需要，及時與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保信息暢通，工作順利推進(jìn)。對于跨部門的工作任務(wù)，應(yīng)組織召開協(xié)調(diào)會議，共同商討解決問題的方案。工作調(diào)整與變更1.在工作追蹤過程中，如因客觀原因需要對工作任務(wù)的目標(biāo)、內(nèi)容、時間要求等進(jìn)行調(diào)整，被追蹤人員應(yīng)及時向追蹤負(fù)責(zé)人提出書面申請，并填寫《工作任務(wù)變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對工作的影響。2.追蹤負(fù)責(zé)人收到《工作任務(wù)變更申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，并組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行評估。如變更申請合理且必要，應(yīng)提交至公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，追蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)及時調(diào)整追蹤計劃，并通知相關(guān)人員。工作結(jié)束與總結(jié)1.當(dāng)工作任務(wù)完成后，追蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《工作任務(wù)驗(yàn)收表》，對工作成果進(jìn)行評價。驗(yàn)收合格后，工作任務(wù)正式結(jié)束。2.工作結(jié)束后，追蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)撰寫工作總結(jié)報告?？偨Y(jié)報告應(yīng)包括工作任務(wù)概述、追蹤過程回顧、工作成果與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)建議等內(nèi)容?？偨Y(jié)報告提交至直屬上級及相關(guān)部門存檔，作為今后工作的參考。追蹤工作方式與頻率方式1.定期匯報：被追蹤人員按照規(guī)定的時間周期，以書面報告或口頭匯報的形式，向追蹤負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展情況。報告內(nèi)容應(yīng)包括工作完成情況、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.會議溝通：根據(jù)工作需要，組織召開工作協(xié)調(diào)會、進(jìn)度推進(jìn)會等會議，由追蹤負(fù)責(zé)人、被追蹤人員及相關(guān)部門和人員參加，共同商討工作中遇到的問題，協(xié)調(diào)解決措施，明確下一步工作方向。3.現(xiàn)場檢查：追蹤負(fù)責(zé)人定期或不定期到工作現(xiàn)場進(jìn)行檢查，了解工作實(shí)際進(jìn)展情況，查看工作質(zhì)量和執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.數(shù)據(jù)分析：通過收集、整理和分析相關(guān)工作數(shù)據(jù)，如工作進(jìn)度數(shù)據(jù)、質(zhì)量指標(biāo)數(shù)據(jù)、成本數(shù)據(jù)等，評估工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)潛在問題，為決策提供依據(jù)。頻率1.定期匯報頻率：對于一般工作任務(wù)，每周匯報一次工作進(jìn)展情況；對于重要、緊急或復(fù)雜的工作任務(wù)，每兩天或每天匯報一次。2.會議溝通頻率：根據(jù)工作需要靈活安排，一般每周或每兩周召開一次工作協(xié)調(diào)會或進(jìn)度推進(jìn)會。對于關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或出現(xiàn)重大問題時，應(yīng)及時組織召開會議。3.現(xiàn)場檢查頻率：根據(jù)工作任務(wù)的實(shí)際情況確定，一般每周至少進(jìn)行一次現(xiàn)場檢查；對于重點(diǎn)項(xiàng)目或關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)增加現(xiàn)場檢查次數(shù)。4.數(shù)據(jù)分析頻率：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，一般每周或每兩周對工作數(shù)據(jù)進(jìn)行一次匯總分析；在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或出現(xiàn)異常情況時，及時進(jìn)行專項(xiàng)數(shù)據(jù)分析?？己伺c激勵考核指標(biāo)1.工作進(jìn)度：考核追蹤負(fù)責(zé)人是否按照追蹤計劃及時掌握工作進(jìn)度，工作任務(wù)是否按時完成。根據(jù)工作任務(wù)的時間要求和實(shí)際完成情況，設(shè)定具體的進(jìn)度考核指標(biāo)，如按時完成率、延誤天數(shù)等。2.工作質(zhì)量：考核工作成果是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。通過對工作成果的檢查、評估，設(shè)定質(zhì)量考核指標(biāo)，如產(chǎn)品合格率、服務(wù)滿意度等。3.問題解決能力：考核追蹤負(fù)責(zé)人在工作過程中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力。根據(jù)問題的復(fù)雜程度和解決效果，設(shè)定問題解決考核指標(biāo)，如問題解決及時率、問題解決成功率等。4.溝通協(xié)作：考核追蹤負(fù)責(zé)人與相關(guān)部門和人員的溝通協(xié)作情況。通過收集相關(guān)人員的反饋意見，設(shè)定溝通協(xié)作考核指標(biāo)，如溝通效率、協(xié)作滿意度等?？己朔绞?.定期考核：公司人力資源部門每季度對追蹤負(fù)責(zé)人進(jìn)行一次定期考核?？己藭r，追蹤負(fù)責(zé)人需提交個人工作述職報告，并提供相關(guān)工作成果、報告、記錄等資料作為考核依據(jù)。人力資源部門根據(jù)考核指標(biāo)，結(jié)合直屬上級評價、相關(guān)部門反饋意見等進(jìn)行綜合評價，確定考核結(jié)果。2.不定期考核：在工作過程中，公司管理層可根據(jù)工作需要，對追蹤負(fù)責(zé)人進(jìn)行不定期考核。不定期考核主要針對工作中的重點(diǎn)任務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)或出現(xiàn)的重大問題，及時發(fā)現(xiàn)和評價追蹤負(fù)責(zé)人的工作表現(xiàn)。激勵措施1.績效獎勵：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的追蹤負(fù)責(zé)人給予績效獎勵?？冃И剟羁砂í劷?、榮譽(yù)證書等，以激勵追蹤負(fù)責(zé)人積極履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量和效率。2.晉升機(jī)會：將追蹤工作表現(xiàn)作為員工晉升的重要參考依據(jù)之一。對于在追蹤工作中表現(xiàn)突出、能力優(yōu)秀的員工，在公司內(nèi)部晉升時給予優(yōu)先考慮，為員工提供更廣闊的發(fā)展空間。3.培訓(xùn)與發(fā)展：為表現(xiàn)優(yōu)秀的追蹤負(fù)責(zé)人提供更多的培訓(xùn)與發(fā)展機(jī)會，如參加外部專業(yè)培訓(xùn)課程、內(nèi)部培訓(xùn)講座、項(xiàng)目實(shí)踐鍛煉等，幫助其提升專業(yè)技能和綜合