業(yè)務文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務活動中所形成的各類文件，包括但不限于合同、報告、方案、通知、函件等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)務文件實行統(tǒng)一歸口管理，由行政部門負責文件的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.分級負責原則：各部門負責人對本部門業(yè)務文件的管理工作負責，確保文件的及時形成、準確傳遞和妥善保管。3.規(guī)范標準原則：文件的格式、內容、編號等應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.合同類：包括各類業(yè)務合同、協(xié)議等。2.報告類：如工作匯報、項目進展報告、市場調研報告等。3.方案類：業(yè)務方案、工作計劃、營銷方案等。4.通知類：公司內部發(fā)布的各類通知、通報等。5.函件類：對外發(fā)送的公函、便函等。6.其他類：不屬于以上分類的其他業(yè)務文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則合同類文件編號：HT[年份][部門代碼][序號]報告類文件編號：BG[年份][部門代碼][序號]方案類文件編號：FA[年份][部門代碼][序號]通知類文件編號：TZ[年份][部門代碼][序號]函件類文件編號：HJ[年份][部門代碼][序號]其他類文件編號：QT[年份][部門代碼][序號]2.說明“年份”為文件形成年份的后兩位數字。“部門代碼”由行政部門統(tǒng)一制定，每個部門對應一個唯一的代碼?！靶蛱枴睘樵摬块T當年形成的文件順序號，從001開始編排。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草由相關業(yè)務部門負責，起草人員應根據工作實際需求，確保文件內容準確、完整、清晰。2.起草文件應使用公司統(tǒng)一的格式模板，內容應包括標題、編號、主送部門、正文、附件、起草部門、起草人、審核人、批準人、日期等要素。（二）審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核人應重點審核文件內容的準確性、合規(guī)性、完整性以及與公司整體戰(zhàn)略和政策的一致性。2.對于涉及多個部門的文件，應由牽頭部門組織相關部門進行會審，確保文件內容得到各相關部門的認可。3.審核通過的文件，審核人應簽署審核意見并注明日期。四、文件的批準與發(fā)布（一）批準1.經審核通過的文件，由公司分管領導或總經理進行批準。批準人應根據公司實際情況和業(yè)務需求，對文件內容進行最終審定。2.對于重要文件或涉及公司重大利益的文件，應提交公司管理層會議審議批準。（二）發(fā)布1.文件批準后，由行政部門負責按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。2.合同類文件應加蓋公司合同專用章，并按照合同管理規(guī)定進行簽訂和履行。3.通知類文件應通過公司內部辦公系統(tǒng)、郵件、公告欄等方式發(fā)布，確保相關人員及時知曉。4.對外發(fā)送的函件應加蓋公司公章，并按照規(guī)定的程序進行郵寄或送達。五、文件的流轉與傳遞（一）流轉1.文件在公司內部流轉時，應按照規(guī)定的流程和審批權限進行傳遞。涉及多個部門的文件，應明確主辦部門和協(xié)辦部門，確保文件流轉順暢。2.文件流轉過程中，應填寫文件流轉單，詳細記錄文件的流轉環(huán)節(jié)、時間、處理意見等信息。（二）傳遞1.文件傳遞應確保安全、及時、準確。重要文件應通過專人送達或機要渠道傳遞，確保文件不丟失、不泄密。2.對于緊急文件，應采取加急傳遞方式，確保文件能夠及時處理。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應按照分類編號規(guī)則進行整理，編制歸檔目錄，確保文件便于查找和利用。（二）保管1.行政部門應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應建立健全檔案管理制度，對檔案的借閱、查閱、歸還等進行嚴格登記和管理。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。對于破損、變質的檔案，應及時進行修復或復制。4.電子文件應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上。備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和可用性。七、文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱文件時，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人批準后，到行政部門文件檔案室查閱。2.查閱文件時，檔案管理人員應在現場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制文件內容。查閱完畢后，應及時歸還文件。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人和行政部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非工作目的。如文件在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。八、文件的保密與銷毀（一）保密1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等重要文件，應嚴格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止文件泄露。2.接觸保密文件的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由行政部門會同相關業(yè)務部門進行鑒定，編制文件銷毀清單。2.文件銷毀清單應經部門負責人和行政部門負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.文件銷毀應采用適當的方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。九、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.行政部門應定期對公司各部門文件管理工作進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現問題并提出整改意見。2.對于違反文件管理制度的行為，行政部門應及時進行制止，并責令相關部門和人員進行整改。（二）考核1.公司將文件管理工作納入部門績效考核體系，