物資集中采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資集中采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司的物資集中采購活動。（三）基本原則1.集中采購原則：對公司所需的各類物資實行集中采購，以整合采購資源，形成規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，作為物資集中采購的決策機構(gòu)。采購管理委員會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人組成。其主要職責(zé)包括：1.審議公司物資集中采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計劃和預(yù)算。3.審議重大采購項目的采購方案和供應(yīng)商選擇。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購中心，作為物資集中采購的執(zhí)行部門。采購中心負責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責(zé)采購物資的催交、驗收、付款等工作。4.建立和維護供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商績效。5.收集、分析采購信息，為采購決策提供支持。（三）需求部門職責(zé)1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資采購需求。2.參與采購項目的技術(shù)要求制定和供應(yīng)商選擇。3.配合采購中心進行物資驗收工作。4.對采購物資的使用情況進行反饋和評價。（四）監(jiān)督部門職責(zé)公司審計、監(jiān)察等部門負責(zé)對物資集中采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購過程合規(guī)、公正、透明。其主要職責(zé)包括：1.審查采購制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督采購流程的合規(guī)性。3.調(diào)查處理采購活動中的違規(guī)行為。三、采購計劃管理（一）年度采購計劃1.各需求部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司下一年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和預(yù)算，編制本部門的年度物資采購計劃，報采購中心匯總。2.采購中心對各部門的年度采購計劃進行審核、平衡后，編制公司年度物資采購計劃，報采購管理委員會審批。3.年度采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。（二）月度采購計劃1.各需求部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營進度和物資庫存情況，編制月度物資采購計劃，報采購中心。2.采購中心對各部門的月度采購計劃進行審核、匯總后，結(jié)合庫存情況和采購資金安排，編制公司月度物資采購計劃，下達給采購執(zhí)行人員。3.月度采購計劃應(yīng)在年度采購計劃的框架內(nèi)，對當(dāng)月急需采購的物資進行詳細安排，確保生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行。（三）計劃調(diào)整1.因生產(chǎn)經(jīng)營計劃變更、市場需求變化等原因，需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和時間，報采購中心審核。2.采購中心審核后，報采購管理委員會審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，采購中心對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購中心應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.對于新采購項目，采購中心應(yīng)根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察或資質(zhì)審核。3.采購中心組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。4.對于重大采購項目，采購管理委員會應(yīng)參與供應(yīng)商的選擇過程，對供應(yīng)商的選擇結(jié)果進行最終審定。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.新供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，應(yīng)向采購中心提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。2.采購中心對新供應(yīng)商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察。審核通過后，將新供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫，并建立供應(yīng)商檔案。3.采購中心與新供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的要求。（三）供應(yīng)商考核1.采購中心應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期為[具體周期]?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。2.采購中心根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行評分，并將評分結(jié)果反饋給供應(yīng)商。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購中心應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購中心有權(quán)暫?；蚪K止與其合作。3.采購中心應(yīng)建立供應(yīng)商績效檔案，記錄供應(yīng)商的考核結(jié)果和合作情況。根據(jù)供應(yīng)商績效檔案，對供應(yīng)商進行分類管理，優(yōu)先選擇績效優(yōu)秀的供應(yīng)商進行合作。（四）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，采購中心應(yīng)予以淘汰：連續(xù)兩次考核不合格的。提供虛假資質(zhì)證明文件或產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格的。發(fā)生重大質(zhì)量事故或安全事故，給公司造成重大損失的。嚴(yán)重違反合同約定，拒不履行合同義務(wù)的。其他不符合公司要求的情況。2.采購中心將淘汰供應(yīng)商的名單報采購管理委員會審批后，在公司內(nèi)部發(fā)布通知，并停止與其合作。同時，采購中心應(yīng)及時清理供應(yīng)商信息庫中的相關(guān)信息。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《物資采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、技術(shù)要求、交貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交給采購中心。2.《物資采購申請表》應(yīng)附相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙等資料，以便采購中心準(zhǔn)確理解采購需求。（二）采購審批1.采購中心收到《物資采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性、采購時間的緊迫性等方面。2.對于金額較小的采購申請，采購中心審核通過后，直接安排采購。對于金額較大或重要的采購申請，采購中心應(yīng)報采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)采購申請的內(nèi)容和公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并簽署審批意見。3.采購申請未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的，采購中心不得安排采購。（三）采購實施1.采購中心根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購渠道、采購時間等內(nèi)容。2.采購中心按照采購方案，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。采購談判應(yīng)明確采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款，并形成采購談判記錄。3.采購中心與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。4.采購中心負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）物資驗收1.物資到貨前，采購中心應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗收小組，制定驗收方案。2.物資到貨后，驗收小組按照驗收方案對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格的，填寫《物資驗收單》，并由驗收人員簽字確認。驗收不合格的，采購中心應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理不合格物資。3.對于重要物資或金額較大的采購項目，采購中心可邀請專業(yè)機構(gòu)或第三方檢測單位進行驗收。（五）付款結(jié)算1.物資驗收合格后，采購中心應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。采購中心根據(jù)采購合同和《物資驗收單》，填寫《付款申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請表》進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、物資驗收情況、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.采購中心應(yīng)建立付款臺賬，記錄每筆采購業(yè)務(wù)的付款情況，確保付款信息的準(zhǔn)確、完整。六、采購方式（一）招標(biāo)采購1.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。2.采購中心應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.采購中心發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。投標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。4.采購中心組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。評標(biāo)過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。5.采購中心與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）競爭性談判采購1.對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計算出價格總額的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.采購中心應(yīng)確定不少于三家符合條件的供應(yīng)商作為談判對象，并向其發(fā)出談判邀請書。3.采購中心組織談判活動，與談判對象就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行談判。談判過程中，采購中心應(yīng)記錄談判情況，并形成談判記錄。4.采購中心根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）詢價采購1.對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.采購中心向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)報價。3.采購中心對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇報價合理、交貨期短、售后服務(wù)好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購中心應(yīng)與單一來源供應(yīng)商進行談判，確定采購價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款，并簽訂采購合同。3.采用單一來源采購方式的，采購中心應(yīng)在采購活動開始前，將采購項目信息和單一來源采購理由報采購管理委員會審批。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價款或者報酬。履行期限、地點和方式。違約責(zé)任。解決爭議的方法。2.采購合同簽訂前，采購中心應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，并提出修改意見。采購中心根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同草案進行修改完善后，報采購管理委員會審批。3.采購合同經(jīng)采購管理委員會審批通過后，由采購中心與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司合同專用章，并由雙方授權(quán)代表簽字確認。（二）合同履行1.采購中心和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購中心應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量、數(shù)量等要求供應(yīng)物資。如因特殊原因需要變更合同條款的，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購中心，并經(jīng)采購中心書面同意。3.采購中心應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況，確保合同執(zhí)行信息的準(zhǔn)確、完整。（三）合同變更與終止1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的，采購中心應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補充文件，與原采購合同具有同等法律效力。2.如因一方違約或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，采購中心應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定進行結(jié)算和清理。（四）合同糾紛處理1.采購合同履行過程中如發(fā)生糾紛，采購中心應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理。2.如合同約定通過仲裁方式解決爭議的，采購中心應(yīng)按照仲裁程序向仲裁機構(gòu)申請仲裁。如合同約定通過訴訟方式解決爭議的，采購中心應(yīng)按照法律程序向人民法院提起訴訟。3.在合同糾紛處理過程中，采購中心應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)，維護公司的合法權(quán)益。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購中心應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采購中心應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別與評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）市場風(fēng)險應(yīng)對1.關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握物資價格、供求關(guān)系等信息，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂長期合同、框架協(xié)議等方式，鎖定采購價格和供應(yīng)數(shù)量，減少市場風(fēng)險。（三）質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對1.加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，確保所采購物資的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立完善的物資驗收制度，加強對物資質(zhì)量的檢驗和檢測，及時發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題。3.要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對1.建立供應(yīng)商評估和考核機制，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險。2.與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款，以約束供應(yīng)商的行為。3.加強對供應(yīng)商的日常管理，保持與供應(yīng)商的密