環(huán)衛(wèi)公司文員管理制度一、總則（一）目的為加強公司文員隊伍建設(shè)，規(guī)范文員日常工作行為，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有文員崗位人員。（三）基本原則1.遵循國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度。2.以服務為宗旨，高效、準確地完成各項工作任務。3.注重工作的規(guī)范化、標準化和流程化。二、崗位職責（一）文件管理1.負責公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。2.按照文件類別和時間順序進行分類整理，確保文件存放有序，便于查找和使用。3.對重要文件進行備份，防止文件丟失或損壞。（二）會議組織1.協(xié)助組織公司各類會議，包括會議通知的起草、發(fā)放、會議記錄的整理和會議紀要的撰寫。2.安排會議場地，準備會議所需的設(shè)備和資料，確保會議順利進行。3.跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導匯報。（三）辦公用品管理1.制定辦公用品需求計劃，定期進行盤點和補充。2.負責辦公用品的采購、發(fā)放和使用登記工作，嚴格控制辦公用品的消耗。3.對辦公用品的庫存進行管理，做到賬物相符，避免積壓和浪費。（四）檔案管理1.建立和完善公司檔案管理制度，對各類檔案進行分類、編號和整理。2.負責檔案資料的收集、歸檔和保管，確保檔案的完整性和安全性。3.按照規(guī)定的查閱流程，為公司內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務。（五）信息傳達1.及時傳達公司領(lǐng)導的指示和各項通知，確保信息傳遞的準確性和及時性。2.收集和反饋員工的意見和建議，為公司決策提供參考依據(jù)。3.負責公司內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)工作，促進各部門之間的信息流通。（六）日常行政事務處理1.負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作，確保辦公環(huán)境整潔、安全。2.協(xié)助辦理公司員工的入職、離職、請假等手續(xù)，維護員工信息檔案的準確性。3.完成領(lǐng)導交辦的其他臨時性行政事務工作。三、工作流程（一）文件處理流程1.收文接收外部來文或內(nèi)部文件，進行詳細登記，記錄文件名稱、文號、來源、日期等信息。對急件進行特殊標記，并及時呈送給相關(guān)領(lǐng)導或部門。2.傳閱根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導批示，確定傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員。跟蹤文件傳閱情況，及時收回文件，確保文件傳閱的完整性。3.辦理對需要辦理的文件，按照領(lǐng)導批示和相關(guān)規(guī)定進行處理，督促承辦部門及時完成辦理工作。將辦理結(jié)果反饋給領(lǐng)導，并做好記錄。4.歸檔文件辦理完畢后，按照檔案管理規(guī)定進行分類整理，及時歸檔保存。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議主題和要求，確定會議時間、地點、參會人員等信息，并起草會議通知。準備會議所需的資料、設(shè)備和茶水等，布置會議場地。2.會議通知將會議通知及時發(fā)送給參會人員，確保通知內(nèi)容清晰、準確。對重要會議進行電話或短信提醒，確保參會人員按時出席。3.會議記錄在會議過程中，認真記錄會議內(nèi)容、討論要點、決議事項等信息。記錄要準確、完整、清晰，盡量采用原話記錄。4.會議紀要會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，撰寫會議紀要。會議紀要應明確會議主題、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項和責任分工等內(nèi)容。將會議紀要發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，督促決議事項的執(zhí)行。（三）辦公用品采購流程1.需求申報各部門文員根據(jù)工作需要，定期申報辦公用品需求計劃，填寫辦公用品申購表。申購表應注明辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.審核審批文員將申購表提交給上級主管審核，主管根據(jù)實際情況進行審批。對于超出預算或不合理的申購需求，主管有權(quán)進行調(diào)整或駁回。3.采購執(zhí)行經(jīng)審核審批通過的申購表，由行政部門統(tǒng)一負責采購。采購人員根據(jù)申購表的要求，選擇合適的供應商進行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。4.驗收發(fā)放辦公用品采購回來后，由行政部門組織相關(guān)人員進行驗收，核對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與申購表一致。驗收合格后，將辦公用品發(fā)放給各部門文員，由文員負責登記和發(fā)放給部門員工。（四）檔案管理流程1.檔案收集各部門文員負責收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，按照檔案分類標準進行初步整理。定期將整理好的檔案資料移交至行政部門檔案管理人員。2.檔案整理檔案管理人員對接收的檔案資料進行進一步整理，按照類別、時間順序進行編號、裝訂。編制檔案目錄，便于查找和使用。3.檔案歸檔將整理好的檔案資料存入檔案柜，按照檔案管理制度進行分類存放。建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，確保檔案的安全。四、工作標準（一）文件管理標準1.文件收發(fā)及時、準確，無遺漏、無延誤。2.文件傳閱過程中，跟蹤及時，確保文件傳閱的完整性和時效性。3.文件歸檔規(guī)范，分類清晰，便于查找和使用。（二）會議組織標準1.會議通知發(fā)放及時、準確，參會人員知曉率達到100%。2.會議記錄完整、準確，能夠真實反映會議內(nèi)容和決議事項。3.會議紀要撰寫規(guī)范、簡潔，決議事項明確，責任分工清晰。（三）辦公用品管理標準1.辦公用品需求計劃制定合理，能滿足工作需要，無浪費現(xiàn)象。2.辦公用品采購及時，質(zhì)量合格，價格合理。3.辦公用品發(fā)放登記準確，賬物相符。（四）檔案管理標準1.檔案收集齊全、完整，無缺失、無遺漏。2.檔案整理規(guī)范，分類準確，編號清晰。3.檔案查閱手續(xù)齊全，查閱記錄完整，檔案安全無事故。（五）信息傳達標準1.公司領(lǐng)導指示和通知傳達及時、準確，無偏差。2.員工意見和建議反饋及時，能為公司決策提供有效參考。（六）日常行政事務處理標準1.辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生整潔，安全保衛(wèi)措施到位。2.員工入職、離職、請假等手續(xù)辦理規(guī)范，信息檔案準確無誤。3.臨時性行政事務工作完成及時、高效，滿足公司工作需要。五、考核標準（一）考核周期月度考核與年度考核相結(jié)合。（二）考核內(nèi)容及評分標準1.工作任務完成情況（40分）按時、高質(zhì)量完成各項工作任務，得3040分。能完成大部分工作任務，但有少量延誤或質(zhì)量問題，得2029分。工作任務完成情況較差，經(jīng)常延誤或質(zhì)量不達標，得019分。2.工作質(zhì)量（30分）文件管理規(guī)范，會議組織有序，辦公用品管理合理，檔案管理完善，信息傳達準確，得2030分。工作質(zhì)量基本合格，但存在一些小問題，得1019分。工作質(zhì)量較差，出現(xiàn)較多錯誤或嚴重失誤，得09分。3.工作態(tài)度（20分）工作積極主動，責任心強，服從工作安排，得1520分。工作態(tài)度較好，但主動性和責任心一般，得1014分。工作態(tài)度不端正，消極怠工，不服從工作安排，得09分。4.溝通協(xié)作能力（10分）與同事、部門之間溝通順暢，協(xié)作良好，得810分。溝通協(xié)作能力一般，偶爾出現(xiàn)溝通不暢或協(xié)作問題，得47分。溝通協(xié)作能力較差，經(jīng)常出現(xiàn)溝通障礙或協(xié)作困難，得03分。（三）考核結(jié)果應用1.月度考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，根據(jù)考核得分確定績效獎金發(fā)放比例。2.年度考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪、獎勵和懲罰的重要依據(jù)。3.連續(xù)三個月考核不合格的文員，公司將視情況進行警告、調(diào)崗或辭退處理。六、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.根據(jù)文員崗位特點和工作需求，制定年度培訓計劃。2.培訓內(nèi)容包括辦公軟件操作、文件管理、會議組織、檔案管理等方面的知識和技能。（二）培訓方式1.內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的人員擔任培訓講師，進行集中授課或現(xiàn)場指導。2.外部培訓：根據(jù)工作需要，選派文員參加外部專業(yè)機構(gòu)組織的培訓課程。3.在線學習：鼓勵文員利用網(wǎng)絡(luò)學習平臺，自主學習相關(guān)知識和技能。（三