物管公司行政管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司全體員工。基本原則1.合法性原則：行政管理工作必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：各項行政工作流程應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)性原則：行政部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。行政辦公管理辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域劃分根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公地點。設(shè)立公共辦公區(qū)域，如會議室、接待區(qū)、茶水間等，供員工共同使用。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運行。根據(jù)工作需要，及時更新和補充辦公設(shè)施，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。3.環(huán)境衛(wèi)生維護制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人和清潔頻次。定期對辦公區(qū)域進行清掃、消毒，保持環(huán)境整潔、舒適。鼓勵員工保持個人辦公區(qū)域的整潔，共同維護良好的辦公環(huán)境。辦公用品管理1.采購與預(yù)算行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。根據(jù)辦公用品的使用情況和庫存數(shù)量，定期進行采購申請，確保辦公用品的及時供應(yīng)。采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，嚴(yán)格按照采購流程進行操作。2.領(lǐng)用與發(fā)放員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門設(shè)立辦公用品領(lǐng)用臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的領(lǐng)用日期、名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，實行領(lǐng)用登記制度，明確使用責(zé)任人，定期進行檢查和維護。3.庫存管理行政部門負(fù)責(zé)建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存進行盤點，確保賬物相符。根據(jù)辦公用品的庫存情況，及時調(diào)整采購計劃，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。對庫存辦公用品進行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。文件與檔案管理1.文件管理公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件包括通知、報告、請示、規(guī)章制度等，外部文件包括政府文件、行業(yè)資料、客戶來函等。文件的起草、審核、簽發(fā)、編號、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進行操作。行政部門負(fù)責(zé)對文件進行分類、整理、歸檔，建立文件目錄索引，便于查詢和使用。文件的借閱應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失文件。2.檔案管理公司檔案包括人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等，行政部門負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)和流程。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和權(quán)限，查閱檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進行查閱。對重要檔案應(yīng)進行備份，采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保檔案的安全。會議管理會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會、季度例會等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報工作進展、討論解決問題、部署下一階段工作任務(wù)。2.專項會議：根據(jù)工作需要召開的專題會議，如項目協(xié)調(diào)會、業(yè)務(wù)研討會、培訓(xùn)會議等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員主持，相關(guān)人員參加，針對特定問題進行討論和決策。3.臨時會議：因工作緊急或突發(fā)事件需要召開的臨時性會議，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)決定召開，相關(guān)人員參加，及時解決問題或傳達重要信息。會議組織1.會議通知行政部門負(fù)責(zé)會議的通知工作，提前將會議時間、地點、主題、參會人員等信息通知相關(guān)人員。會議通知應(yīng)采用書面、郵件或即時通訊工具等多種方式進行發(fā)送，確保參會人員及時收到通知。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員做好準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備匯報材料、發(fā)言提綱等。2.會議準(zhǔn)備根據(jù)會議類型和規(guī)模，提前安排會議場地，確保場地整潔、設(shè)備齊全、音響燈光正常。準(zhǔn)備會議所需的文件資料、文具、茶水等物品，并擺放整齊。如需使用投影儀、電子白板等設(shè)備，應(yīng)提前進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。3.會議記錄安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會后及時整理成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項及責(zé)任人等信息，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議主持人請假。2.會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會議主持人請假并盡快返回會場。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、大聲喧嘩或做與會議無關(guān)的事情。4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議要求及時落實決議事項，并將執(zhí)行情況反饋給相關(guān)部門或人員。車輛管理車輛調(diào)度1.車輛使用申請公司員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部門調(diào)度。行政部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員安排，合理調(diào)度車輛，確保車輛使用的合理性和高效性。2.車輛安排原則優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車需求。根據(jù)工作任務(wù)的緊急程度和重要性，合理安排車輛使用順序。同一部門多人申請用車時，盡量安排拼車，提高車輛使用效率，降低費用成本。3.特殊情況用車如遇突發(fā)事件或緊急任務(wù)需要用車，可先電話向行政部門申請，事后補辦用車手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況，及時協(xié)調(diào)車輛，確保應(yīng)急工作的順利開展。車輛維護與保養(yǎng)1.定期保養(yǎng)行政部門負(fù)責(zé)制定車輛定期保養(yǎng)計劃，按照車輛使用說明書的要求，定期對車輛進行保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛保養(yǎng)包括更換機油、機濾、空濾、輪胎換位、剎車系統(tǒng)檢查等項目，保養(yǎng)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確。2.日常檢查駕駛員每天出車前應(yīng)對車輛進行例行檢查，包括車輛外觀、輪胎氣壓、剎車系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、油液水位等，確保車輛安全狀況良好。如發(fā)現(xiàn)車輛存在問題或故障，應(yīng)及時報告行政部門，并進行維修處理。3.維修管理車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，確保維修質(zhì)量。維修前，駕駛員應(yīng)填寫車輛維修申請表，說明維修項目和預(yù)算，經(jīng)行政部門審核后送修。維修過程中，行政部門應(yīng)安排專人對維修情況進行監(jiān)督，確保維修費用合理、維修質(zhì)量符合要求。維修完成后，駕駛員應(yīng)驗收車輛，確認(rèn)維修質(zhì)量和費用無誤后簽字確認(rèn)，并將維修發(fā)票和維修清單交行政部門審核報銷。駕駛員管理1.駕駛員職責(zé)遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛，確保行車安全。按照公司規(guī)定的時間和路線接送員工，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。定期對車輛進行清潔、保養(yǎng)和維護，保持車輛整潔、性能良好。協(xié)助乘車人員搬運物品，提供必要的服務(wù)。如實填寫車輛使用記錄和維修記錄，及時向行政部門匯報車輛使用情況和異常問題。2.駕駛員培訓(xùn)行政部門定期組織駕駛員進行交通安全培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括交通法規(guī)、安全駕駛知識、車輛保養(yǎng)維修知識等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式。3.駕駛員考核行政部門建立駕駛員考核制度，定期對駕駛員的工作表現(xiàn)進行考核，考核內(nèi)容包括安全駕駛、服務(wù)質(zhì)量、車輛維護、工作紀(jì)律等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的駕駛員進行表彰和獎勵，對存在問題的駕駛員進行批評教育和整改，情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。印章管理印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。印章使用范圍1.公章：用于公司對外發(fā)文、簽訂合同、出具證明等重要事項。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)事項。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項。印章保管1.公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或損壞印章。如因工作需要臨時外出，應(yīng)將印章交接給其他指定人員，并做好交接記錄。3.印章保管人員應(yīng)設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息。印章使用審批1.使用公司印章，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用部門、使用事由、使用時間等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.一般事項的印章使用，由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項的印章使用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章使用申請表經(jīng)審批通過后，印章保管人員方可蓋章，并在印章使用登記簿上登記。印章停用與銷毀1.因公司機構(gòu)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，行政部門應(yīng)及時發(fā)布印章停用通知，并將停用印章收回。2.對于停用的印章，行政部門應(yīng)進行登記造冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。費用報銷管理報銷范圍1.辦公用品費用：包括辦公文具、紙張、墨盒、硒鼓等辦公用品的采購費用。2.差旅費：包括員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。3.業(yè)務(wù)招待費：用于公司業(yè)務(wù)往來中的招待支出，如宴請客戶、贈送禮品等。4.車輛費用：包括車輛加油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。5.通訊費：員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等。6.培訓(xùn)費：員工參加公司組織的培訓(xùn)課程所發(fā)生的培訓(xùn)費用。7.其他費用：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的其他合理費用支出。報銷流程1.費用報銷人填寫費用報銷單，詳細(xì)注明費用發(fā)生的日期、事由、金額等信息，并粘貼相關(guān)發(fā)票和憑證。2.報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核人員應(yīng)認(rèn)真審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回。3.財務(wù)部門審核通過后，報銷單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對報銷事項進行審批，審批通過后報銷費用方可支付。4.報銷人持審批通過的報銷單到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，財務(wù)人員根據(jù)報銷金額和支付方式進行付款。報銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品費用：按照公司制定的辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)采購。2.差旅費：根據(jù)公司規(guī)定的出差地區(qū)和級別，制定相應(yīng)的差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等標(biāo)準(zhǔn)。3.業(yè)務(wù)招待費：嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費支出，招待費用應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和審批程序，不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出。4.車輛費用：車輛加油費、過路費、停車費等按照實際發(fā)生金額報銷，車輛