物管公司行政管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司全體員工?；驹瓌t1.合法性原則：行政管理工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政工作流程應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)性原則：行政部門(mén)要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門(mén)及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。行政辦公管理辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域劃分根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門(mén)的辦公地點(diǎn)。設(shè)立公共辦公區(qū)域，如會(huì)議室、接待區(qū)、茶水間等，供員工共同使用。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。根據(jù)工作需要，及時(shí)更新和補(bǔ)充辦公設(shè)施，滿(mǎn)足業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。3.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人和清潔頻次。定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒，保持環(huán)境整潔、舒適。鼓勵(lì)員工保持個(gè)人辦公區(qū)域的整潔，共同維護(hù)良好的辦公環(huán)境。辦公用品管理1.采購(gòu)與預(yù)算行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。根據(jù)辦公用品的使用情況和庫(kù)存數(shù)量，定期進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)，確保辦公用品的及時(shí)供應(yīng)。采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，嚴(yán)格按照采購(gòu)流程進(jìn)行操作。2.領(lǐng)用與發(fā)放員工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到行政部門(mén)領(lǐng)取。行政部門(mén)設(shè)立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的領(lǐng)用日期、名稱(chēng)、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，實(shí)行領(lǐng)用登記制度，明確使用責(zé)任人，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.庫(kù)存管理行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立辦公用品庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。根據(jù)辦公用品的庫(kù)存情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。文件與檔案管理1.文件管理公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)章制度等，外部文件包括政府文件、行業(yè)資料、客戶(hù)來(lái)函等。文件的起草、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行操作。行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔，建立文件目錄索引，便于查詢(xún)和使用。文件的借閱應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失文件。2.檔案管理公司檔案包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等，行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)和流程。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和權(quán)限，查閱檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保檔案的安全。會(huì)議管理會(huì)議分類(lèi)1.公司例會(huì)：包括周例會(huì)、月例會(huì)、季度例會(huì)等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加，主要匯報(bào)工作進(jìn)展、討論解決問(wèn)題、部署下一階段工作任務(wù)。2.專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：根據(jù)工作需要召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員主持，相關(guān)人員參加，針對(duì)特定問(wèn)題進(jìn)行討論和決策。3.臨時(shí)會(huì)議：因工作緊急或突發(fā)事件需要召開(kāi)的臨時(shí)性會(huì)議，由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)決定召開(kāi)，相關(guān)人員參加，及時(shí)解決問(wèn)題或傳達(dá)重要信息。會(huì)議組織1.會(huì)議通知行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的通知工作，提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會(huì)人員等信息通知相關(guān)人員。會(huì)議通知應(yīng)采用書(shū)面、郵件或即時(shí)通訊工具等多種方式進(jìn)行發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備匯報(bào)材料、發(fā)言提綱等。2.會(huì)議準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和規(guī)模，提前安排會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地整潔、設(shè)備齊全、音響燈光正常。準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件資料、文具、茶水等物品，并擺放整齊。如需使用投影儀、電子白板等設(shè)備，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.會(huì)議記錄安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任人等信息，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話(huà)或離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假并盡快返回會(huì)場(chǎng)。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、大聲喧嘩或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議要求及時(shí)落實(shí)決議事項(xiàng)，并將執(zhí)行情況反饋給相關(guān)部門(mén)或人員。車(chē)輛管理車(chē)輛調(diào)度1.車(chē)輛使用申請(qǐng)公司員工因工作需要使用車(chē)輛，應(yīng)提前填寫(xiě)車(chē)輛使用申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交行政部門(mén)調(diào)度。行政部門(mén)根據(jù)車(chē)輛使用情況和駕駛員安排，合理調(diào)度車(chē)輛，確保車(chē)輛使用的合理性和高效性。2.車(chē)輛安排原則優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車(chē)需求。根據(jù)工作任務(wù)的緊急程度和重要性，合理安排車(chē)輛使用順序。同一部門(mén)多人申請(qǐng)用車(chē)時(shí)，盡量安排拼車(chē)，提高車(chē)輛使用效率，降低費(fèi)用成本。3.特殊情況用車(chē)如遇突發(fā)事件或緊急任務(wù)需要用車(chē)，可先電話(huà)向行政部門(mén)申請(qǐng)，事后補(bǔ)辦用車(chē)手續(xù)。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)協(xié)調(diào)車(chē)輛，確保應(yīng)急工作的順利開(kāi)展。車(chē)輛維護(hù)與保養(yǎng)1.定期保養(yǎng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定車(chē)輛定期保養(yǎng)計(jì)劃，按照車(chē)輛使用說(shuō)明書(shū)的要求，定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)，確保車(chē)輛性能良好。車(chē)輛保養(yǎng)包括更換機(jī)油、機(jī)濾、空濾、輪胎換位、剎車(chē)系統(tǒng)檢查等項(xiàng)目，保養(yǎng)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確。2.日常檢查駕駛員每天出車(chē)前應(yīng)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行例行檢查，包括車(chē)輛外觀、輪胎氣壓、剎車(chē)系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、油液水位等，確保車(chē)輛安全狀況良好。如發(fā)現(xiàn)車(chē)輛存在問(wèn)題或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并進(jìn)行維修處理。3.維修管理車(chē)輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，確保維修質(zhì)量。維修前，駕駛員應(yīng)填寫(xiě)車(chē)輛維修申請(qǐng)表，說(shuō)明維修項(xiàng)目和預(yù)算，經(jīng)行政部門(mén)審核后送修。維修過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)維修情況進(jìn)行監(jiān)督，確保維修費(fèi)用合理、維修質(zhì)量符合要求。維修完成后，駕駛員應(yīng)驗(yàn)收車(chē)輛，確認(rèn)維修質(zhì)量和費(fèi)用無(wú)誤后簽字確認(rèn)，并將維修發(fā)票和維修清單交行政部門(mén)審核報(bào)銷(xiāo)。駕駛員管理1.駕駛員職責(zé)遵守交通法規(guī)，安全駕駛車(chē)輛，確保行車(chē)安全。按照公司規(guī)定的時(shí)間和路線接送員工，不得擅自改變行車(chē)路線或延長(zhǎng)用車(chē)時(shí)間。定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維護(hù)，保持車(chē)輛整潔、性能良好。協(xié)助乘車(chē)人員搬運(yùn)物品，提供必要的服務(wù)。如實(shí)填寫(xiě)車(chē)輛使用記錄和維修記錄，及時(shí)向行政部門(mén)匯報(bào)車(chē)輛使用情況和異常問(wèn)題。2.駕駛員培訓(xùn)行政部門(mén)定期組織駕駛員進(jìn)行交通安全培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括交通法規(guī)、安全駕駛知識(shí)、車(chē)輛保養(yǎng)維修知識(shí)等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式。3.駕駛員考核行政部門(mén)建立駕駛員考核制度，定期對(duì)駕駛員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括安全駕駛、服務(wù)質(zhì)量、車(chē)輛維護(hù)、工作紀(jì)律等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的駕駛員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的駕駛員進(jìn)行批評(píng)教育和整改，情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。印章管理印章種類(lèi)公司印章包括公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等。印章使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外發(fā)文、簽訂合同、出具證明等重要事項(xiàng)。2.合同專(zhuān)用章：用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)事項(xiàng)。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)。印章保管1.公章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管，合同專(zhuān)用章由法務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或損壞印章。如因工作需要臨時(shí)外出，應(yīng)將印章交接給其他指定人員，并做好交接記錄。3.印章保管人員應(yīng)設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門(mén)、使用事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息。印章使用審批1.使用公司印章，應(yīng)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用部門(mén)、使用事由、使用時(shí)間等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.一般事項(xiàng)的印章使用，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)的印章使用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章使用申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，印章保管人員方可蓋章，并在印章使用登記簿上登記。印章停用與銷(xiāo)毀1.因公司機(jī)構(gòu)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章停用通知，并將停用印章收回。2.對(duì)于停用的印章，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，并做好銷(xiāo)毀記錄。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理報(bào)銷(xiāo)范圍1.辦公用品費(fèi)用：包括辦公文具、紙張、墨盒、硒鼓等辦公用品的采購(gòu)費(fèi)用。2.差旅費(fèi)：包括員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：用于公司業(yè)務(wù)往來(lái)中的招待支出，如宴請(qǐng)客戶(hù)、贈(zèng)送禮品等。4.車(chē)輛費(fèi)用：包括車(chē)輛加油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。5.通訊費(fèi)：?jiǎn)T工因工作需要發(fā)生的手機(jī)話(huà)費(fèi)、固定電話(huà)費(fèi)等。6.培訓(xùn)費(fèi)：?jiǎn)T工參加公司組織的培訓(xùn)課程所發(fā)生的培訓(xùn)費(fèi)用。7.其他費(fèi)用：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的其他合理費(fèi)用支出。報(bào)銷(xiāo)流程1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額等信息，并粘貼相關(guān)發(fā)票和憑證。2.報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核人員應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)憑證予以退回。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)銷(xiāo)單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用方可支付。4.報(bào)銷(xiāo)人持審批通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)銷(xiāo)金額和支付方式進(jìn)行付款。報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品費(fèi)用：按照公司制定的辦公用品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)。2.差旅費(fèi)：根據(jù)公司規(guī)定的出差地區(qū)和級(jí)別，制定相應(yīng)的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)，包括交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等標(biāo)準(zhǔn)。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出，招待費(fèi)用應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和審批程序，不得用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的支出。4.車(chē)輛費(fèi)用：車(chē)輛加油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等按照實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷(xiāo)，車(chē)輛