鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院行政會(huì)議組織與記錄管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院行政會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策的科學(xué)性和執(zhí)行的有效性，特制定本制度。2.本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院召開的各類行政會(huì)議，包括但不限于院務(wù)會(huì)、科主任會(huì)、護(hù)士長(zhǎng)會(huì)、行政辦公會(huì)等。二、會(huì)議組織1.會(huì)議計(jì)劃制定-每年年初，衛(wèi)生院辦公室應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生院年度工作目標(biāo)和任務(wù)，結(jié)合工作實(shí)際，制定年度行政會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、召開時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。-會(huì)議計(jì)劃應(yīng)報(bào)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如有特殊情況需要調(diào)整會(huì)議計(jì)劃，應(yīng)提前向衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并獲得批準(zhǔn)。2.會(huì)議通知-會(huì)議組織者應(yīng)提前[X]個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程、參會(huì)要求等。-緊急會(huì)議應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)通知參會(huì)人員，可采用電話、短信、微信等多種方式進(jìn)行通知，但應(yīng)確保參會(huì)人員收到通知并知曉會(huì)議相關(guān)信息。3.會(huì)議準(zhǔn)備-會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的安排和布置，確保會(huì)議場(chǎng)所整潔、舒適、安全，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，并提前調(diào)試好設(shè)備，保證正常使用。-根據(jù)會(huì)議議題，收集相關(guān)資料，準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)等資料，并提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。-安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員的出勤情況進(jìn)行記錄。三、會(huì)議召開1.會(huì)議主持-各類行政會(huì)議由指定的負(fù)責(zé)人主持，一般情況下，院務(wù)會(huì)由院長(zhǎng)主持，科主任會(huì)由業(yè)務(wù)副院長(zhǎng)主持，護(hù)士長(zhǎng)會(huì)由護(hù)理部主任主持，行政辦公會(huì)由辦公室主任主持。-會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，掌握會(huì)議進(jìn)度和時(shí)間，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議議題進(jìn)行討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。2.參會(huì)要求-參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并安排本部門其他人員代會(huì)。-參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意接聽電話、交頭接耳、隨意走動(dòng)，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性。-參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，圍繞會(huì)議議題發(fā)表意見和建議，認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，不得做與會(huì)議無關(guān)的事情。3.會(huì)議討論-會(huì)議討論應(yīng)圍繞議題展開，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表自己的觀點(diǎn)和看法，做到觀點(diǎn)明確、論據(jù)充分。-主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，營(yíng)造良好的討論氛圍，但也要注意控制討論時(shí)間和節(jié)奏，避免討論偏離主題或時(shí)間過長(zhǎng)。-對(duì)于爭(zhēng)議較大的問題，主持人可引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，尋求共識(shí)。如無法達(dá)成一致意見，可根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和決策程序，由主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出決定。四、會(huì)議記錄1.記錄人員安排-每次會(huì)議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力和速記能力，熟悉會(huì)議內(nèi)容和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。-會(huì)議記錄人員一般由衛(wèi)生院辦公室人員或相關(guān)職能科室人員擔(dān)任，記錄人員應(yīng)提前了解會(huì)議議程和議題，做好記錄準(zhǔn)備工作。2.記錄內(nèi)容要求-會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議基本信息，如會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、記錄人等。-詳細(xì)記錄會(huì)議議題、討論內(nèi)容、參會(huì)人員發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議決議等內(nèi)容。對(duì)于重要的觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、決策等信息，應(yīng)準(zhǔn)確記錄，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。-會(huì)議記錄應(yīng)采用專用的會(huì)議記錄簿或電子文檔進(jìn)行記錄，記錄字跡要清晰，語言要簡(jiǎn)潔明了，避免使用模糊、歧義的詞匯。3.記錄整理與審核-會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，核對(duì)記錄內(nèi)容，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。-整理后的會(huì)議記錄應(yīng)報(bào)會(huì)議主持人審核，主持人應(yīng)認(rèn)真審核記錄內(nèi)容，如有遺漏或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)通知記錄人員進(jìn)行修改和補(bǔ)充。審核通過后，主持人應(yīng)在會(huì)議記錄上簽字確認(rèn)。五、會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫-對(duì)于重要的行政會(huì)議，應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要由記錄人員負(fù)責(zé)撰寫，撰寫時(shí)應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，準(zhǔn)確反映會(huì)議的主要內(nèi)容和決議。-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括標(biāo)題、文號(hào)、會(huì)議基本信息、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議決議等部分，語言要精煉、規(guī)范，條理要清晰。2.紀(jì)要審核與發(fā)布-會(huì)議紀(jì)要撰寫完成后，應(yīng)報(bào)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審核。領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注會(huì)議紀(jì)要是否準(zhǔn)確反映會(huì)議精神和決議，如有問題應(yīng)及時(shí)提出修改意見。-審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議要求和工作需要，及時(shí)發(fā)送給相關(guān)部門和人員。會(huì)議紀(jì)要可采用紙質(zhì)文件或電子文件的形式進(jìn)行發(fā)布，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和決議。六、會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤1.決議分解與傳達(dá)-會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議決議，將任務(wù)分解到相關(guān)部門和責(zé)任人，并明確完成時(shí)間和要求。-相關(guān)部門和責(zé)任人應(yīng)及時(shí)了解會(huì)議決議內(nèi)容，如有疑問應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織者溝通。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)將會(huì)議決議傳達(dá)給本部門員工，確保全體員工知曉并執(zhí)行會(huì)議決議。2.執(zhí)行與反饋-各部門和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求，認(rèn)真組織實(shí)施相關(guān)工作，確保決議得到有效執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)向衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出解決方案。-辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況。各部門和責(zé)任人應(yīng)按照要求定期向辦公室反饋決議執(zhí)行情況，辦公室應(yīng)將反饋情況匯總后向衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.考核與問責(zé)-將會(huì)議決議執(zhí)行情況納入衛(wèi)生院績(jī)效考核體系，對(duì)執(zhí)行不力、未能按時(shí)完成任務(wù)的部門和責(zé)任人進(jìn)行考核扣分，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的問責(zé)處理。-對(duì)在執(zhí)行會(huì)議決議過程中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)全體員工積極執(zhí)行會(huì)議決議，推動(dòng)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作順利開展。七、會(huì)議資料歸檔1.每次會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保存。2.會(huì)議資料應(yīng)分類存放，便于查閱和使用。歸檔的會(huì)