物業(yè)公司招采管理制度一、總則1.目的為規(guī)范物業(yè)公司的采購與招標(biāo)行為，確保采購與招標(biāo)活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司及下屬各部門、項目在日常運營中涉及的各類物資采購、服務(wù)采購以及工程招標(biāo)等活動。3.基本原則合法性原則：采購與招標(biāo)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公平公正原則：對待所有供應(yīng)商或投標(biāo)人一視同仁，不偏袒、不歧視，確保競爭環(huán)境公平。公開透明原則：采購與招標(biāo)信息、流程等應(yīng)向相關(guān)方公開，接受監(jiān)督。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的降低和效益的最大化。二、招采組織與職責(zé)1.招采決策機(jī)構(gòu)成立招采領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)重大采購與招標(biāo)事項的決策，包括采購預(yù)算審批、招標(biāo)方式確定、中標(biāo)供應(yīng)商選定等。職責(zé)：全面把控招采工作的方向和重大事項，確保招采活動符合公司戰(zhàn)略和利益。2.招采執(zhí)行部門設(shè)立招采部門：作為具體執(zhí)行采購與招標(biāo)工作的部門，負(fù)責(zé)招采計劃制定、采購文件編制、供應(yīng)商選擇與管理、招標(biāo)活動組織實施等工作。職責(zé)：嚴(yán)格按照制度和流程開展招采工作，保證工作的準(zhǔn)確性和及時性，與相關(guān)部門密切配合，完成采購任務(wù)。3.其他相關(guān)部門職責(zé)需求部門：提出物資或服務(wù)的需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求等信息，并參與供應(yīng)商考察和評標(biāo)等工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保資金支付的合規(guī)性。法務(wù)部門：對采購與招標(biāo)活動提供法律支持，審核采購合同，防范法律風(fēng)險。三、招采計劃管理1.年度招采計劃編制每年末：招采部門會同各需求部門，根據(jù)公司下一年度的工作計劃、項目運營需求等，編制年度招采計劃。計劃內(nèi)容：包括物資采購品類、數(shù)量、預(yù)計采購時間、服務(wù)采購項目、預(yù)算金額等，并明確采購方式（招標(biāo)、詢價、談判等）。審批流程：年度招采計劃經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核預(yù)算后，報招采領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.月度招采計劃調(diào)整每月初：各需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)變化，對年度招采計劃提出調(diào)整建議，報招采部門。招采部門匯總：結(jié)合庫存情況、市場變化等因素，對月度招采計劃進(jìn)行調(diào)整和完善。審批流程：調(diào)整后的月度招采計劃經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，報招采部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)執(zhí)行。四、采購方式選擇1.招標(biāo)采購適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的物資采購、服務(wù)采購及工程招標(biāo)項目。招標(biāo)方式：包括公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。公開招標(biāo)通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商投標(biāo)；邀請招標(biāo)則向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。招標(biāo)流程：招采部門編制招標(biāo)文件：明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告或邀請書：公開招標(biāo)公告在指定媒體發(fā)布，邀請招標(biāo)向選定的供應(yīng)商發(fā)出邀請書。供應(yīng)商報名與資格預(yù)審：潛在供應(yīng)商報名并提交資格證明文件，招采部門進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格供應(yīng)商名單。發(fā)售招標(biāo)文件：向合格供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件。開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)：按照規(guī)定時間開標(biāo)，組織評標(biāo)委員會評標(biāo)，根據(jù)評標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.詢價采購適用范圍：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足且價格變化幅度小的物資采購項目。詢價流程：招采部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函：注明物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。供應(yīng)商報價：各供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價單。招采部門比較分析報價：選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商成交。3.談判采購適用范圍：適用于采購項目具有特殊性、只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、重新招標(biāo)未能成立，以及技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求等情況。談判流程：招采部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判：就采購項目的價格、質(zhì)量、服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。達(dá)成一致后簽訂采購合同：明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入建立供應(yīng)商信息庫：招采部門負(fù)責(zé)收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料，建立供應(yīng)商信息庫。準(zhǔn)入條件：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、較強的供應(yīng)能力和質(zhì)量保證能力等。準(zhǔn)入流程：供應(yīng)商向招采部門提交準(zhǔn)入申請，提供相關(guān)資料，招采部門進(jìn)行初審，必要時進(jìn)行實地考察，初審合格后報招采部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)入信息庫。2.供應(yīng)商評價與考核定期評價：每季度或每年對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價，采用評分制進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)：包括產(chǎn)品合格率、按時交貨率、價格合理性、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。評價結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)評價結(jié)果，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少采購份額直至淘汰。3.供應(yīng)商淘汰淘汰情形：供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期嚴(yán)重延誤、違反合同約定、商業(yè)信譽不佳等情況，招采部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商信息庫。淘汰流程：招采部門提出淘汰建議，經(jīng)招采部門負(fù)責(zé)人審核、招采領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，通知供應(yīng)商并停止合作。六、采購文件管理1.采購文件編制根據(jù)采購方式和項目需求：招采部門編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、詢價函、談判文件等。內(nèi)容要求：采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條款、交貨期、付款方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購要求。2.采購文件審核需求部門審核：采購文件初稿完成后，提交需求部門審核，確保技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求等符合實際業(yè)務(wù)需求。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對采購文件中的預(yù)算金額、付款方式等進(jìn)行審核，確保資金安排合理。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對采購文件的法律條款進(jìn)行審核，防范法律風(fēng)險。修改完善：根據(jù)各部門審核意見，招采部門對采購文件進(jìn)行修改完善，確保采購文件的準(zhǔn)確性和合法性。3.采購文件存檔采購活動結(jié)束后：招采部門將采購文件（包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同等）進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、采購合同管理1.合同簽訂確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后：招采部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。審核與簽訂流程：采購合同初稿由招采部門起草，經(jīng)需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核后，報公司授權(quán)代表簽訂。2.合同執(zhí)行與監(jiān)督供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)：招采部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。定期檢查：需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保合同有效履行。變更管理：如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行，經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂書面變更協(xié)議。3.合同結(jié)算采購物資或服務(wù)驗收合格后：需求部門出具驗收報告，財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告辦理付款手續(xù)。付款審核：財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，確保付款金額、付款方式等符合合同約定。八、招采活動監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督設(shè)立監(jiān)督小組：由公司內(nèi)部審計、紀(jì)檢等部門人員組成，對招采活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容：包括招采程序的合規(guī)性、采購文件的編制與審核、供應(yīng)商選擇的公正性、合同簽訂與執(zhí)行情況等。監(jiān)督方式：通過現(xiàn)場監(jiān)督、查閱資料、調(diào)查訪談等方式進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.審計定期審計：公司審計部門定期對招采活動進(jìn)行審計，檢查招采制度的執(zhí)行情況、采購成本的合理性、采購效益等。專項審計：針對重大采購項目或出現(xiàn)問題的采購項目進(jìn)行專項審計，深入分析原因，提出改進(jìn)建議。審計結(jié)果應(yīng)用：將審計結(jié)果作為考核招采部門及相關(guān)人員工作績效的重要依據(jù)，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、違規(guī)處理1.對招采部門及相關(guān)人員違規(guī)行為的處理招采部門及相關(guān)人員在招采活動中：如有違反本制度規(guī)定的行為，如泄露采購機(jī)密、與供應(yīng)商串通謀取私利、擅自更改采購程序等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。造成公司經(jīng)濟(jì)損失的：應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對供應(yīng)