物業(yè)公司印信管理制度總則目的為加強(qiáng)物業(yè)公司印信管理，規(guī)范印信的使用流程，確保印信使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各項(xiàng)目管理處的各類印信，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章、項(xiàng)目章等。印信定義1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章，具有最高法律效力。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章，確保合同的嚴(yán)肅性和有效性。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的印章。4.法人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章，主要用于特定的財(cái)務(wù)和法律文件簽署。5.部門章：各職能部門為處理內(nèi)部業(yè)務(wù)而使用的印章，如行政章、人力資源章等。6.項(xiàng)目章：各項(xiàng)目管理處為處理項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)而使用的印章。印信的刻制與啟用刻制流程1.因工作需要刻制印信的部門或項(xiàng)目管理處，應(yīng)填寫《印信刻制申請表》，詳細(xì)說明印信名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部審核。2.行政部審核通過后，統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)將新刻制的印信與《印信刻制申請表》進(jìn)行核對，確保印信內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。啟用流程1.新刻制的印信在啟用前，行政部應(yīng)填寫《印信啟用申請表》，注明啟用日期、印信名稱、保管人等信息，并附上印模。2.《印信啟用申請表》經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)將印信正式啟用，并將啟用情況通知相關(guān)部門和人員。3.行政部應(yīng)建立印信啟用臺(tái)賬，記錄印信的啟用時(shí)間、名稱、保管人等信息，以便查詢和管理。印信的保管保管原則1.印信應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印信的安全。2.印信保管人員不得擅自將印信轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁在空白紙張或文件上加蓋印信。保管方式1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等重要印信應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜中，并配備密碼鎖或鑰匙鎖，實(shí)行雙人保管制度。2.部門章和項(xiàng)目章可根據(jù)實(shí)際情況，由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人保管，并存放于安全可靠的地方。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印信的日常保管，確保印信存放安全，防止丟失、損壞或被盜用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限使用印信，對每一次印信使用進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期對印信進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印信磨損、變形或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，并申請更換。4.妥善保管印信使用記錄和相關(guān)文件資料，以備查閱和審計(jì)。印信的使用使用范圍1.公司公章：用于以公司名義對外發(fā)布的重要文件、報(bào)告、通知、函件等；簽訂各類合同、協(xié)議；辦理工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開戶等重要事項(xiàng)。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、開具發(fā)票等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于特定的財(cái)務(wù)和法律文件簽署，如支票、匯票背書等。5.部門章：用于處理部門內(nèi)部業(yè)務(wù)，如發(fā)布部門文件、通知，辦理部門內(nèi)部審批等。6.項(xiàng)目章：用于處理項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議，發(fā)布項(xiàng)目文件、通知等。使用流程1.申請：使用印信的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印信使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：一般事項(xiàng)用印，由部門負(fù)責(zé)人審批后，即可使用印信。重要事項(xiàng)用印，如涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔(dān)保等，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)專用章和法人章的使用，除按照上述審批流程外，還需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核。3.用?。河⌒疟９苋藛T在審核《印信使用申請表》及相關(guān)審批手續(xù)無誤后，方可使用印信。用印時(shí)應(yīng)確保印信清晰、端正，位置準(zhǔn)確，并在文件規(guī)定的蓋章處加蓋印信。4.登記：印信保管人員應(yīng)對每一次印信使用進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、審批人等信息。登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。如因工作需要確需開具空白介紹信的，必須在介紹信上注明有效期限和具體用途，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.不得將印信攜帶外出使用，如因特殊情況需要外出用印的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由印信保管人員陪同前往。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用其他部門或項(xiàng)目管理處的印信。印信的停用與銷毀停用原因1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印信不再使用。2.印信損壞、丟失或被盜用，無法繼續(xù)使用。3.因法律法規(guī)、政策調(diào)整等原因，印信已不符合使用要求。停用流程1.印信保管人員發(fā)現(xiàn)印信需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印信停用申請表》，說明停用原因，并附上印信實(shí)物。2.《印信停用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部審核。3.行政部審核通過后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)將印信停用情況通知相關(guān)部門和人員，并收回印信。銷毀流程1.對于停用的印信，行政部應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保存一定期限后，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。2.印信銷毀前，行政部應(yīng)填寫《印信銷毀申請表》，詳細(xì)說明印信名稱、停用時(shí)間、銷毀原因等信息，并附上印信實(shí)物。3.《印信銷毀申請表》經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《印信銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.印信銷毀后，行政部應(yīng)將《印信銷毀申請表》、《印信銷毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。印信的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部負(fù)責(zé)對印信的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印信管理制度的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容1.印信保管情況：檢查印信是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)。2.印信使用情況：檢查印信使用是否符合規(guī)定的使用范圍和流程，審批手續(xù)是否齊全，使用記錄是否完整。3.印信停用與銷毀情況：檢查停用印信是否及時(shí)收回并妥善保管，銷毀印信是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行。檢查頻率行政部應(yīng)定期對印信的使用和管理情況進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次，并形成檢查報(bào)告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。違規(guī)處理違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印信。2.超越審批權(quán)限使用印信。3.在空白紙張或文件上加蓋印信。4.將印信轉(zhuǎn)借他人使用。5.未按規(guī)定保管印信，導(dǎo)致印信丟失、損壞或被盜用。6.未按規(guī)定進(jìn)行印信登記、停用、銷毀等操作。處理措施1.對于違規(guī)使用印信的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因違規(guī)使用印信給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.