游戲公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范游戲公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于游戲開發(fā)所需的硬件設(shè)備、軟件工具、辦公用品、服務(wù)器租賃等物資及服務(wù)的采購。3.采購原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金使用效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。誠實守信原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.采購執(zhí)行部門采購部為公司采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：制定采購計劃和預(yù)算，報采購決策委員會審批。收集采購需求，進(jìn)行供應(yīng)商篩選、評估和管理。組織采購談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作。建立采購檔案，整理和保管采購相關(guān)文件和資料。3.需求部門各業(yè)務(wù)部門為采購需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購部進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同評審等工作，并對采購物資的質(zhì)量、性能等進(jìn)行驗收和評價。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購部經(jīng)理審批；對于金額較大或重要的采購項目，采購部應(yīng)提交采購決策委員會進(jìn)行審批。采購審批通過后，采購部方可開展后續(xù)采購工作。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，建立供應(yīng)商庫。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商庫，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂采購部選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，與供應(yīng)商就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，提交采購決策委員會審批。采購合同審批通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂合同，并加蓋公司公章。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購部按照采購合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付采購物資或服務(wù)。在采購執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更采購需求、交貨延遲等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或采取其他補(bǔ)救措施。6.驗收與入庫采購物資到貨后，采購部通知需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇?yīng)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.付款采購部根據(jù)采購合同和《入庫單》，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對《付款申請單》進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。對于預(yù)付款項，采購部應(yīng)在采購合同中明確約定預(yù)付款的比例和支付條件，并跟蹤預(yù)付款的使用情況，確保預(yù)付款的安全。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。采購預(yù)算編制過程中，采購部應(yīng)與各需求部門充分溝通，了解采購需求的變化情況，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。年度采購預(yù)算經(jīng)采購決策委員會審批后，作為公司年度預(yù)算的一部分，下達(dá)至各部門執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制各部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)采購決策委員會審批后執(zhí)行。采購部應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風(fēng)險等。根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同等級的風(fēng)險，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事件，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工；對于中風(fēng)險事件，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理，采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧粚τ诘惋L(fēng)險事件，應(yīng)保持關(guān)注，定期進(jìn)行評估。在采購合同中，應(yīng)明確約定風(fēng)險分擔(dān)條款，如質(zhì)量保證、違約責(zé)任、不可抗力等，以降低采購風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，采購部應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，防止風(fēng)險擴(kuò)大。六、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：衡量采購價格的合理性和采購成本的控制效果。采購質(zhì)量：評估采購物資或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求。采購效率：考察采購周期的長短和采購任務(wù)的完成情況。供應(yīng)商管理：評價供應(yīng)商的選擇、評估、考核等管理工作的成效。合規(guī)性：檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。2.評估方法采購績效評估采用定性與定量相結(jié)合的方法，通過數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、實地考察等方式收集評估信息。定期對采購績效進(jìn)行評估，評估周期為季度或年度。評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，提交至采購決策委員會和公司管理層。3.激勵與改進(jìn)根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員和部門進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的采購人員和部門提出改進(jìn)意見和建議。將采購績效評估結(jié)果與采購人員的績效考核、薪酬調(diào)整、晉升等掛鉤，激勵采購人員不斷提高采購工作水平。七、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等與采購活動相關(guān)的文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對采購檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，并妥善保管。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處