油田企業(yè)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范油田企業(yè)采購管理工作，加強采購過程控制，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于油田企業(yè)內(nèi)部各部門及所屬單位的物資采購活動，包括生產(chǎn)設備、原材料、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，確保公平競爭，維護企業(yè)利益。3.成本效益原則：在保證物資質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求。二、采購管理組織與職責（一）采購管理委員會1.組成：由企業(yè)高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責審議采購管理制度、采購戰(zhàn)略和年度采購計劃。審定重大采購項目的采購方式、采購預算和評標標準。協(xié)調解決采購過程中的重大問題。（二）采購部門1.職責負責編制和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。收集、整理供應商信息，建立供應商檔案。負責采購合同的起草、簽訂、履行和管理。參與采購物資的驗收工作，處理采購過程中的相關問題。（三）需求部門1.職責提出物資采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等要求。參與采購項目的技術評審和商務談判。負責采購物資的驗收工作，對驗收結果負責。（四）財務部門1.職責負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付手續(xù)。定期對采購成本進行分析和核算。（五）審計部門1.職責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性等。對采購項目的經(jīng)濟效益進行評價，提出審計意見和建議。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設備維護計劃、項目建設進度等，提前提出物資采購需求，并填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購部門收到《物資采購申請表》后，進行匯總、分析和審核，結合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。3.采購計劃編制完成后，應報采購管理委員會審批。經(jīng)審批后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃變更、市場需求變化、物資質量問題等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因和調整內(nèi)容。2.采購部門收到《采購計劃調整申請表》后，進行審核，并報采購管理委員會審批。經(jīng)審批后的采購計劃調整申請作為采購計劃調整的依據(jù)。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索等，并對供應商進行調查和評估。2.供應商評估內(nèi)容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面。采購部門應制定供應商評估標準和評估方法，定期對供應商進行評估。3.根據(jù)供應商評估結果，建立供應商名錄。對于合格供應商，采購部門應與其簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。（二）供應商的考核1.采購部門應定期對供應商進行考核，考核周期一般為一年?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門應根據(jù)供應商考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先采購、增加訂單量等獎勵；對于考核不合格的供應商，應及時采取整改措施，如限期整改、暫停合作、取消合作資格等。（三）供應商的淘汰1.對于出現(xiàn)下列情況之一的供應商，采購部門應及時予以淘汰：提供的產(chǎn)品質量嚴重不符合要求，給企業(yè)造成重大損失的。交貨期經(jīng)常延誤，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的。價格水平過高，嚴重超出市場同類產(chǎn)品價格的。售后服務不到位，客戶投訴較多的。2.供應商淘汰后，采購部門應及時更新供應商名錄，并通知相關部門停止與淘汰供應商的合作。五、采購方式管理（一）招標采購1.對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家法律法規(guī)及相關政策要求，遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則進行。2.采購部門應制定招標采購文件，明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內(nèi)容。招標采購文件應在規(guī)定的媒體上發(fā)布，邀請符合條件的供應商參加投標。3.采購部門應組織開標、評標和定標工作。開標應公開進行，接受所有投標人的監(jiān)督。評標應按照評標標準進行，評選出中標候選人。定標應根據(jù)評標結果，確定中標人，并向中標人發(fā)出中標通知書。（二）競爭性談判采購1.對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立的采購項目，以及技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，應采用競爭性談判采購方式。2.采購部門應成立談判小組，由采購部門、需求部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。談判小組應制定談判文件，明確談判項目的技術要求、商務條款、談判程序等內(nèi)容。3.采購部門應邀請不少于三家符合條件的供應商參加談判。談判小組應與供應商進行談判，在談判過程中，應要求供應商對其報價、技術方案等進行澄清和說明。談判結束后，談判小組應要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。（三）詢價采購1.對于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，應采用詢價采購方式。2.采購部門應向不少于三家符合條件的供應商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應明確詢價項目的技術要求、商務條款、報價要求等內(nèi)容。3.供應商應在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。采購部門應根據(jù)供應商的報價文件，選擇報價最低且符合采購要求的供應商作為成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。（四）單一來源采購1.對于只能從唯一供應商處采購的物資或服務，以及發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資或服務，應采用單一來源采購方式。2.采購部門應填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因和擬采購的物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等內(nèi)容?！秵我粊碓床少徤暾埍怼窇獔蟛少徆芾砦瘑T會審批。3.經(jīng)審批同意后，采購部門應與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應根據(jù)采購項目的成交結果，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交財務部門、審計部門等相關部門進行審核。審核通過后，采購部門應按照企業(yè)合同管理規(guī)定辦理合同簽訂手續(xù)。（二）合同的履行1.采購部門應按照采購合同約定，及時向供應商支付貨款。財務部門應按照合同約定和企業(yè)財務管理制度，辦理貨款支付手續(xù)。2.供應商應按照采購合同約定，按時、按質、按量交付物資。采購部門應及時跟蹤物資交付情況，督促供應商履行合同義務。3.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關協(xié)議。合同變更、解除協(xié)議應報采購管理委員會審批。（三）合同的驗收1.需求部門應按照采購合同約定和相關標準，對采購物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質量、規(guī)格型號等方面。2.驗收合格后，需求部門應填寫《物資驗收單》，并簽字確認?！段镔Y驗收單》應作為采購付款的依據(jù)。3.如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（四）合同的歸檔1.采購部門應將采購合同及相關文件資料進行整理、歸檔，建立采購合同檔案。采購合同檔案應包括合同文本、合同審批表、中標通知書、詢價通知書、報價文件、驗收單等內(nèi)容。2.采購合同檔案應妥善保管，保存期限按照企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。2.采購部門應根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。（二）風險應對措施1.供應商違約風險應對措施加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商。在采購合同中明確違約責任，加大對供應商違約行為的處罰力度。建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應商違約跡象，并采取相應措施。2.質量風險應對措施加強采購物資的質量檢驗，嚴格按照合同約定和相關標準進行驗收。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、合格證等。定期對供應商的質量管理體系進行評估，確保供應商的質量管理水平符合要求。3.價格風險應對措施加強市場調研，及時了解市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。與供應商簽訂價格調整協(xié)議，約定價格調整的條件和方式。采用招標采購、競爭性談判采購等方式，引入競爭機制，降低采購價格。4.法律風險應對措施加強采購人員的法律意識培訓，提高法律風險防范能力。在采購合同簽訂前，對合同條款進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。及時關注國家法律法規(guī)及相關政策的變化，調整采購活動，避免法律風險。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.采購管理