死亡人口登記管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工死亡人口登記管理工作，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，維護(hù)公司正常管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職員工及離退休人員死亡后的人口登記管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定進(jìn)行登記管理。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保登記信息真實(shí)、準(zhǔn)確，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成登記工作。3.保密原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定、修訂和完善死亡人口登記管理制度。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門做好員工死亡人口登記工作。3.負(fù)責(zé)審核、匯總登記信息，并建立員工死亡人口登記檔案。4.按照規(guī)定向相關(guān)部門報(bào)送死亡人口登記信息。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工死亡信息的收集、核實(shí)，并及時(shí)通知人力資源部門。2.協(xié)助人力資源部門做好死亡人口登記的相關(guān)工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)辦理員工死亡后的工資、福利等費(fèi)用的結(jié)算及停發(fā)手續(xù)。2.配合人力資源部門做好相關(guān)財(cái)務(wù)信息的核對(duì)工作。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)工作需要，配合做好與死亡人口登記管理相關(guān)的其他工作。三、死亡信息報(bào)告與收集（一）報(bào)告渠道1.員工所在部門負(fù)責(zé)人或同事發(fā)現(xiàn)員工死亡后，應(yīng)立即向人力資源部門報(bào)告。2.離退休人員死亡后，其家屬應(yīng)及時(shí)通知離退休管理部門，由離退休管理部門向人力資源部門報(bào)告。（二）報(bào)告內(nèi)容報(bào)告時(shí)應(yīng)提供以下信息：1.死者姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、所在部門、崗位。2.死亡時(shí)間、地點(diǎn)、死亡原因。3.家屬聯(lián)系方式。（三）信息收集1.人力資源部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)安排專人與報(bào)告人或家屬取得聯(lián)系，進(jìn)一步核實(shí)死亡信息，并收集相關(guān)證明材料，如醫(yī)院出具的死亡證明、公安部門出具的戶籍注銷證明等。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門做好信息收集工作，提供必要的協(xié)助。四、登記流程（一）信息錄入1.人力資源部門負(fù)責(zé)將收集到的死亡信息準(zhǔn)確錄入公司員工信息管理系統(tǒng)，建立死亡人口登記記錄。2.錄入內(nèi)容應(yīng)包括死者基本信息、死亡信息、證明材料信息等，確保信息完整、準(zhǔn)確。（二）審核確認(rèn)1.人力資源部門對(duì)錄入的死亡信息進(jìn)行初步審核，確保信息無誤后提交相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核確認(rèn)。2.審核確認(rèn)通過后，在員工信息管理系統(tǒng)中標(biāo)記為已死亡狀態(tài)，并鎖定相關(guān)信息，防止誤操作或信息篡改。（三）檔案建立1.人力資源部門根據(jù)審核確認(rèn)后的死亡信息，建立員工死亡人口登記檔案，將相關(guān)證明材料及審核記錄等一并歸檔保存。2.檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，便于查詢和管理。五、工資福利處理（一）工資結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門在接到人力資源部門提供的員工死亡信息后，于次月工資發(fā)放日前完成死者當(dāng)月工資的結(jié)算工作。2.工資結(jié)算截止日期為死亡日期，按照實(shí)際出勤天數(shù)計(jì)算工資。（二）福利停發(fā)1.自員工死亡次月起，停止發(fā)放其各項(xiàng)福利待遇，包括但不限于獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)福利停發(fā)手續(xù)，并及時(shí)通知相關(guān)部門和個(gè)人。（三）費(fèi)用清算1.對(duì)于已發(fā)放但不應(yīng)享受的福利費(fèi)用，如多發(fā)放的工資、誤發(fā)的補(bǔ)貼等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員或家屬進(jìn)行溝通，辦理費(fèi)用清算手續(xù)。2.家屬應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用清算，退還多領(lǐng)取的款項(xiàng)。六、社會(huì)保險(xiǎn)與住房公積金處理（一）社會(huì)保險(xiǎn)1.人力資源部門負(fù)責(zé)在員工死亡后及時(shí)辦理社會(huì)保險(xiǎn)減員手續(xù)，停止繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用。2.按照國(guó)家規(guī)定，協(xié)助家屬辦理社會(huì)保險(xiǎn)待遇申領(lǐng)手續(xù)，如喪葬補(bǔ)助金、撫恤金等。3.社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，將相關(guān)待遇支付給家屬指定的銀行賬戶。（二）住房公積金1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理員工住房公積金賬戶封存手續(xù)，并按照規(guī)定辦理住房公積金提取手續(xù)。2.家屬應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如死亡證明、繼承人身份證明等，向住房公積金管理中心申請(qǐng)?zhí)崛∽》抗e金賬戶余額。3.住房公積金管理中心審核通過后，將住房公積金余額劃轉(zhuǎn)至家屬指定的銀行賬戶。七、其他事項(xiàng)（一）工作交接1.員工死亡后，所在部門應(yīng)及時(shí)安排人員做好工作交接，確保工作的連續(xù)性和正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2.交接內(nèi)容包括工作任務(wù)、文件資料、辦公用品等，并填寫工作交接清單。（二）慰問與關(guān)懷1.公司對(duì)員工死亡表示哀悼，并視情況對(duì)家屬進(jìn)行慰問。2.人力資源部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)慰問活動(dòng)，表達(dá)公司對(duì)員工及其家屬的關(guān)心和關(guān)懷。（三）法律責(zé)任1.對(duì)于在死亡人口登記管理工作中故意隱瞞、虛報(bào)、漏報(bào)信息，或違反規(guī)定操作，造成不良后果的單位和個(gè)人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.涉及違反法律法規(guī)的行為，將移交相關(guān)部門依法處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)各部門死亡人口登記管理工作進(jìn)行檢查，確保登記信息準(zhǔn)確、及時(shí)，各項(xiàng)工作流程規(guī)范執(zhí)行。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督接受公司內(nèi)部審計(jì)部門及上級(jí)主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)提供所需的資料和信息。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.人力資源部門定期組織各部門相關(guān)人員進(jìn)行死亡人口登記管理工作培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、登記流程、信息收集要求、工資福利處理、社會(huì)保險(xiǎn)與住房公積金辦理等。（二）宣傳