正規(guī)企業(yè)文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司各類文檔的規(guī)范、完整、安全和有效利用，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類文檔的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司文檔管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的文檔管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保文檔的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范有序。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則文檔內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，不得弄虛作假、歪曲事實(shí)。3.及時(shí)歸檔原則各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文檔整理歸檔，不得積壓或拖延，確保文檔的時(shí)效性和完整性。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，加強(qiáng)文檔的安全保密措施，防止文檔泄露、丟失或損壞，確保公司機(jī)密信息的安全。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.行政公文類包括公司發(fā)布的各類通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、命令等正式公文。2.業(yè)務(wù)文檔類涵蓋公司各業(yè)務(wù)部門在日常工作中產(chǎn)生的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、技術(shù)資料等。3.人事檔案類包含員工個(gè)人基本信息、入職離職資料、考勤記錄、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、薪酬福利檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案類涉及公司財(cái)務(wù)收支憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件等。5.其他文檔類如公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、宣傳資料、客戶資料、證照文件等不屬于上述分類的其他文檔。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政公文類按照公司公文管理規(guī)定的編號(hào)方式進(jìn)行編號(hào)，一般采用年份+發(fā)文順序號(hào)的形式，如“[20XX]XX號(hào)”。2.業(yè)務(wù)文檔類根據(jù)業(yè)務(wù)類型和文檔性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，例如合同協(xié)議類可按照合同簽訂年份+合同類別+合同順序號(hào)編號(hào)，如“[20XX]HTXX號(hào)”；項(xiàng)目文檔類可按照項(xiàng)目編號(hào)+文檔序號(hào)編號(hào)，如“[項(xiàng)目編號(hào)]XX”。3.人事檔案類員工檔案編號(hào)采用員工工號(hào)+檔案類別代碼的方式，如“[工號(hào)]RD（入職檔案）、[工號(hào)]XK（培訓(xùn)檔案）”等。4.財(cái)務(wù)檔案類按照財(cái)務(wù)檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證可按照年份+月份+憑證序號(hào)編號(hào)，如“[20XX]XXXX號(hào)”。5.其他文檔類根據(jù)文檔內(nèi)容和管理需要自行設(shè)定編號(hào)規(guī)則，但應(yīng)保證編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。三、文檔管理職責(zé)（一）文檔管理部門職責(zé)1.制定和完善公司文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公司各類文檔的集中收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和定期清查等工作。3.建立文檔管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化管理和快速檢索，提高文檔利用效率。4.對(duì)各部門文檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督檢查，確保文檔管理工作規(guī)范有序。5.按照規(guī)定做好文檔的借閱、歸還、銷毀等工作，嚴(yán)格執(zhí)行文檔保密制度。6.定期對(duì)公司文檔管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高文檔管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類文檔的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至公司文檔管理部門。2.明確本部門文檔管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)將文檔歸檔，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。3.根據(jù)工作需要，向文檔管理部門提出文檔借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用和歸還文檔。4.配合文檔管理部門做好本部門文檔的清查、盤點(diǎn)等工作，接受文檔管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司文檔管理制度，在工作中及時(shí)形成和整理各類文檔，并按照要求提交給本部門文檔管理責(zé)任人。2.妥善保管好自己在工作中使用的文檔，不得隨意丟棄、損毀或泄露公司文檔信息。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理文檔借閱手續(xù)，確保文檔的安全和正常使用。4.離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的公司文檔全部移交至所在部門文檔管理責(zé)任人，不得私自留存。四、文檔收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在日常工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等，包括紙質(zhì)文檔和電子文檔。2.公司對(duì)外簽訂的合同協(xié)議、合作意向書、招投標(biāo)文件等。3.公司員工參加各類培訓(xùn)、會(huì)議、活動(dòng)等形成的學(xué)習(xí)資料、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)總結(jié)等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等各類證照文件。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的文檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文檔收集的責(zé)任人，定期對(duì)本部門工作中產(chǎn)生的文檔進(jìn)行收集和整理，確保文檔的齊全、完整。2.文檔收集應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。對(duì)于重要文檔，應(yīng)在形成后立即收集歸檔，避免延誤或丟失。3.收集的文檔應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或偽造。如有需要對(duì)文檔進(jìn)行補(bǔ)充或修正，應(yīng)在備注中說(shuō)明情況，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.對(duì)收集到的文檔進(jìn)行分類整理，按照本制度規(guī)定的文檔分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，確保文檔分類準(zhǔn)確、清晰。2.對(duì)每份文檔進(jìn)行編號(hào)，按照編號(hào)規(guī)則賦予唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和查詢。3.去除文檔中的無(wú)關(guān)附件、重復(fù)頁(yè)等，對(duì)文檔進(jìn)行裝訂、編頁(yè)碼，使其整齊規(guī)范。4.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾或存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，方便檢索。五、文檔存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)設(shè)立專門的文檔檔案室，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照文檔類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保紙質(zhì)文檔存放有序、便于查找。2.電子文檔存儲(chǔ)建立公司文檔管理信息系統(tǒng)，將各類電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.文檔檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)要求，防止文檔受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對(duì)紙質(zhì)文檔應(yīng)定期進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)文檔數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對(duì)電子文檔的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)、修改或刪除電子文檔。定期對(duì)電子文檔進(jìn)行病毒查殺和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行單獨(dú)存放和保管，采取加密存儲(chǔ)、專人負(fù)責(zé)等措施，嚴(yán)格限制知悉范圍，防止機(jī)密信息泄露。六、文檔檢索與利用（一）檢索方式1.在文檔檔案室設(shè)置紙質(zhì)文檔檢索目錄，包括文檔編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于快速查找紙質(zhì)文檔。2.利用公司文檔管理信息系統(tǒng)進(jìn)行電子文檔的檢索，通過(guò)輸入文檔編號(hào)、關(guān)鍵詞、類別等信息，快速定位所需文檔。3.對(duì)于重要文檔或常用文檔，可建立專門的索引卡片或電子索引清單，進(jìn)一步提高檢索效率。（二）利用流程1.內(nèi)部利用公司員工因工作需要查閱文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。文檔管理部門根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的文檔，并做好借閱登記。2.外部利用公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司文檔時(shí)，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由文檔管理部門指定專人陪同查閱，不得將文檔帶離公司。查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播文檔內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制等，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）歸還規(guī)定1.借閱人員應(yīng)按照《文檔借閱申請(qǐng)表》中注明的預(yù)計(jì)歸還日期及時(shí)歸還所借文檔。如需延期歸還，應(yīng)提前向文檔管理部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明延期原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.文檔歸還時(shí)，文檔管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文檔的完整性和準(zhǔn)確性，檢查文檔是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人員核實(shí)，并要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還文檔后，文檔管理部門應(yīng)在《文檔借閱登記表》上注明歸還日期，并將文檔歸還原位。七、文檔保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)和管理，采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保機(jī)密信息不被泄露。3.限制文檔的知悉范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和處理機(jī)密文檔。在文檔的傳遞、使用過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封、專人送達(dá)等。4.定期對(duì)文檔保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）安全管理1.建立健全文檔安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)文檔存儲(chǔ)場(chǎng)所、設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全管理，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保文檔的安全。2.對(duì)文檔管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。3.制定文檔備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期對(duì)重要文檔進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠迅速采取措施，減少損失。八、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文檔。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的文檔。3.涉及公司機(jī)密但已不再具有保密價(jià)值的文檔（需按照公司保密制度規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀）。（二）銷毀程序1.由文檔管理部門定期對(duì)公司文檔進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確定需要銷毀的文檔清單，并填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明文檔名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由文檔管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施文檔銷毀工作。3.對(duì)于紙質(zhì)文檔，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文檔內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，