檔案公章使用管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案公章的管理，規(guī)范檔案公章的使用流程，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在處理各類檔案事務(wù)時(shí)對(duì)檔案公章的使用管理。3.定義本制度所稱檔案公章，是指公司專門用于加蓋在各類檔案文件上，以確認(rèn)檔案內(nèi)容真實(shí)性、完整性及有效性的印章。4.基本原則嚴(yán)格審批原則：檔案公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保用印目的合法合規(guī)。登記備案原則：每次使用檔案公章都要進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查詢和追溯。專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)檔案公章的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。安全保密原則：確保檔案公章的存放安全，防止印章被盜用、濫用或遺失，對(duì)涉及的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。二、檔案公章的保管1.保管部門檔案公章由公司[具體保管部門]負(fù)責(zé)保管。2.保管人員設(shè)立專門的檔案公章保管人員，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)定。保管人員需與公司簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案公章的保管和使用嚴(yán)格保密。3.保管要求檔案公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人員專人保管，密碼應(yīng)定期更換。保管人員不得隨意將檔案公章帶出辦公室，如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)[具體審批領(lǐng)導(dǎo)]批準(zhǔn)，并做好登記備案。保管人員應(yīng)定期檢查檔案公章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)立即報(bào)告[具體審批領(lǐng)導(dǎo)]，并采取相應(yīng)措施。三、檔案公章的使用流程1.用印申請(qǐng)各部門需要使用檔案公章時(shí)，應(yīng)填寫《檔案公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、用印數(shù)量、用印目的等信息。用印申請(qǐng)應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字審核，并報(bào)相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的用印申請(qǐng)，還需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批流程一般用印申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要用印申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請(qǐng)，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)，對(duì)不符合要求的申請(qǐng)予以退回，并說明理由。3.用印登記保管人員在收到經(jīng)審批的《檔案公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、用印文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、用印數(shù)量、用印目的、審批領(lǐng)導(dǎo)、用印時(shí)間等。登記完畢后，保管人員應(yīng)將《檔案公章使用申請(qǐng)表》存檔，以備日后查詢。4.用印操作保管人員應(yīng)按照審批后的用印申請(qǐng)，在指定的檔案文件上加蓋檔案公章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置恰當(dāng)，不得模糊、歪斜或重疊。用印過程中，保管人員不得擅自更改用印內(nèi)容或擴(kuò)大用印范圍，如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)內(nèi)容有誤或需要調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，并重新履行審批手續(xù)。5.用印完畢用印完畢后，保管人員應(yīng)將檔案公章及時(shí)收回保險(xiǎn)柜妥善保管，并在《檔案公章使用登記表》上記錄實(shí)際用印時(shí)間。用印后的檔案文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善整理和歸檔，確保檔案的完整性和可追溯性。四、特殊情況的處理1.緊急用印在緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常流程進(jìn)行審批，但又必須使用檔案公章時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)通過電話或其他快捷方式向相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后可先行用印。緊急用印后，申請(qǐng)人應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)，并將相關(guān)情況告知保管人員。保管人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記備案。2.異地用印因工作需要在異地使用檔案公章時(shí)，應(yīng)由申請(qǐng)部門提前與保管部門溝通協(xié)調(diào)，并按照以下流程辦理：申請(qǐng)部門填寫《檔案公章異地使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明異地用印的原因、地點(diǎn)、時(shí)間等信息，并附上相關(guān)證明材料。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)和公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請(qǐng)部門應(yīng)將審批后的申請(qǐng)表傳真或掃描發(fā)送給保管部門，保管人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，通過快遞等安全方式將檔案公章及使用說明寄送給指定的異地用印人員。異地用印人員在收到檔案公章后，應(yīng)按照申請(qǐng)要求進(jìn)行用印操作，并在使用完畢后及時(shí)將檔案公章及相關(guān)文件寄回保管部門。保管人員收到后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)和登記，確保檔案公章安全收回。3.印章?lián)p壞或遺失如發(fā)現(xiàn)檔案公章?lián)p壞，保管人員應(yīng)立即停止使用，并報(bào)告[具體審批領(lǐng)導(dǎo)]。經(jīng)批準(zhǔn)后，及時(shí)聯(lián)系有資質(zhì)的印章制作單位重新刻制印章，并按照規(guī)定進(jìn)行備案和啟用。如檔案公章遺失，保管人員應(yīng)立即向[具體審批領(lǐng)導(dǎo)]報(bào)告，并采取以下措施：及時(shí)在公司內(nèi)部發(fā)布公告，聲明印章作廢，防止他人冒用。向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，尋求協(xié)助找回印章或防范風(fēng)險(xiǎn)。配合公司相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明印章遺失原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。按照規(guī)定重新刻制印章，并進(jìn)行備案和啟用。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案公章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查用印審批流程是否合規(guī)、用印登記是否完整、檔案公章的保管是否安全等。2.日常檢查保管部門應(yīng)定期對(duì)檔案公章的使用情況進(jìn)行自查，確保用印操作符合規(guī)定。同時(shí)，公司其他部門也應(yīng)配合保管部門，對(duì)檔案公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度使用檔案公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)擅自使用檔案公章、超越審批范圍用印、未按規(guī)定進(jìn)行登記備案等行為，責(zé)令改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。對(duì)因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，除責(zé)令賠償損失外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予責(zé)任人相