集團檔案組管理制度一、總則（一）目的為加強集團檔案組管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團檔案組對集團各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映集團各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理集團在各項活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及集團機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）集團檔案組職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團的檔案管理制度。2.制定和完善集團檔案管理工作的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。3.負責集團各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。4.建立和維護集團檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為集團各項工作提供檔案信息支持。6.對各下屬子公司、分公司的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交集團檔案組。2.明確本部門兼職檔案員，負責配合集團檔案組開展檔案管理相關(guān)工作，包括文件材料的收集、初步整理等。3.嚴格遵守集團檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向集團檔案組提出檔案查閱、借閱等申請。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與集團工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.集團對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。4.集團內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.集團各類會議形成的會議文件、記錄、紀要等。6.集團在工程建設(shè)、科研項目、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、資料等。7.集團員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交集團檔案組，移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案類等一級類目，再根據(jù)實際情況進一步細分二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)科學合理、便于記憶和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于檔案的檢索和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。對于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒、卷夾等方式進行保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.集團檔案組應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標識。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應(yīng)進行異地備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的鑒定與銷毀1.集團檔案組應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.成立檔案鑒定小組，由集團檔案組負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對擬銷毀的檔案進行審核鑒定。3.對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認。五、檔案的利用（一）利用范圍1.集團內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.集團外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱集團檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情形。（二）利用流程1.查閱、借閱申請：集團內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門負責人簽字同意后提交集團檔案組。集團外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式公函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)集團檔案組負責人審核，集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準后辦理相關(guān)手續(xù)。2.審批：集團檔案組對查閱、借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況決定是否批準。對于涉及機密、絕密的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱、借閱范圍，并經(jīng)集團主要領(lǐng)導(dǎo)批準。3.查閱、借閱：經(jīng)批準后，查閱、借閱人員憑有效證件到集團檔案組辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案組指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還：查閱、借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案組應(yīng)進行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責任。（三）利用限制1.查閱、借閱檔案應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)集團檔案組同意，查閱、借閱人員不得對檔案進行拍照、復(fù)印、摘錄等操作，特殊情況需經(jīng)集團檔案組負責人批準。3.涉及集團商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機密檔案，僅限在集團內(nèi)部特定范圍內(nèi)查閱、借閱，嚴禁外傳。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的集團檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子目錄。4.掛接存儲：將處理后的電子檔案與電子目錄進行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等進行快速檢索，方便用戶查找檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強系統(tǒng)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能的不斷完善。七、檔案管理人員職責（一）檔案組負責人職責1.全面負責集團檔案組的管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團的檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。3.組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學習，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。4.負責檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.協(xié)調(diào)與集團內(nèi)部各部門及外部單位的檔案管理工作關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，審核重要檔案的查閱、借閱申請。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等日常管理工作。2.維護檔案管理信息系統(tǒng)，及時錄入、更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確、完整。