大學(xué)辦公設(shè)備檔案管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)辦公設(shè)備檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用辦公設(shè)備檔案資源，充分發(fā)揮辦公設(shè)備檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.辦公設(shè)備檔案是指學(xué)校在購置、使用、維修、報(bào)廢等辦公設(shè)備管理活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.辦公設(shè)備檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、確保完整安全、便于開發(fā)利用的原則。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善辦公設(shè)備檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校辦公設(shè)備檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等規(guī)范化管理。-負(fù)責(zé)辦公設(shè)備檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。-負(fù)責(zé)為全校各部門提供辦公設(shè)備檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)，并做好利用登記工作。-定期對辦公設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。2.設(shè)備采購部門-在辦公設(shè)備采購過程中，負(fù)責(zé)收集、整理設(shè)備的相關(guān)資料，包括設(shè)備的采購合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品說明書、操作手冊、合格證書等，在設(shè)備驗(yàn)收合格后及時(shí)移交檔案管理部門。-負(fù)責(zé)記錄辦公設(shè)備采購的過程信息，如采購申請、招標(biāo)文書、評標(biāo)記錄等，并在采購工作結(jié)束后將相關(guān)資料移交檔案管理部門。3.設(shè)備使用部門-負(fù)責(zé)建立本部門辦公設(shè)備的使用登記臺賬，記錄設(shè)備的使用情況、維修保養(yǎng)情況、故障記錄等信息，并定期向檔案管理部門報(bào)送。-在辦公設(shè)備發(fā)生轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等情況時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門提供相關(guān)信息和手續(xù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。-配合檔案管理部門做好辦公設(shè)備檔案的整理、核對等工作，協(xié)助提供檔案所需的補(bǔ)充材料。4.設(shè)備維修部門-負(fù)責(zé)記錄辦公設(shè)備的維修情況，包括維修申請、維修記錄、維修費(fèi)用結(jié)算等資料，在維修工作完成后及時(shí)移交檔案管理部門。-對維修過程中涉及的設(shè)備技術(shù)改造、零部件更換等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并向檔案管理部門提供相關(guān)資料。三、檔案收集1.收集范圍-辦公設(shè)備采購過程中形成的文件材料，如采購申請、招標(biāo)文書、采購合同、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等。-辦公設(shè)備的產(chǎn)品說明書、操作手冊、合格證書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等隨機(jī)資料。-辦公設(shè)備的使用登記臺賬、維修保養(yǎng)記錄、故障記錄、技術(shù)改造記錄等使用過程中形成的文件材料。-辦公設(shè)備的報(bào)廢申請、審批文件、報(bào)廢處理記錄等報(bào)廢過程中形成的文件材料。-與辦公設(shè)備相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料，如設(shè)備的照片、視頻等。2.收集時(shí)間-設(shè)備采購部門應(yīng)在辦公設(shè)備驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)，將設(shè)備采購過程中形成的文件材料和隨機(jī)資料整理齊全，移交檔案管理部門。-設(shè)備使用部門應(yīng)于每年12月底前，將本部門辦公設(shè)備的使用登記臺賬、維修保養(yǎng)記錄等年度資料整理報(bào)送檔案管理部門。-設(shè)備維修部門應(yīng)在每次辦公設(shè)備維修工作完成后5個(gè)工作日內(nèi)，將維修相關(guān)資料移交檔案管理部門。-辦公設(shè)備發(fā)生報(bào)廢等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)在手續(xù)辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)，將報(bào)廢過程中形成的文件材料移交檔案管理部門。四、檔案整理1.分類編號-檔案管理部門按照辦公設(shè)備的類別、購置時(shí)間等因素對收集到的辦公設(shè)備檔案進(jìn)行分類，一般可分為計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公家具、通訊設(shè)備等大類，大類下再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分小類。-為每一份辦公設(shè)備檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識別和管理。2.編目裝訂-對分類編號后的辦公設(shè)備檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、設(shè)備名稱、設(shè)備型號、購置時(shí)間、保管期限、存放位置等內(nèi)容。-對于紙張規(guī)格不一致、破損等不符合要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行整理、修復(fù)后再進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。3.數(shù)字化處理-對重要的辦公設(shè)備檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，掃描圖像應(yīng)清晰、完整。-對數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化檢索和利用。五、檔案保管1.保管條件-設(shè)立專門的辦公設(shè)備檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%。-檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。-對辦公設(shè)備檔案采用密集架、檔案柜等裝具進(jìn)行存放，按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。2.保管期限-辦公設(shè)備檔案的保管期限根據(jù)設(shè)備的重要程度、使用年限等因素確定，一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）。-對于涉及學(xué)校重要決策、重大項(xiàng)目的辦公設(shè)備檔案，以及具有長期保存價(jià)值的技術(shù)資料等，應(yīng)長期保存。-檔案管理部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備檔案的保管期限進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保檔案的保管期限符合規(guī)定。3.檔案盤點(diǎn)-檔案管理部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。-在盤點(diǎn)過程中，要核對檔案的數(shù)量、編號、存放位置等信息，確保檔案的賬物相符。-對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案丟失、損壞等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案利用1.查閱服務(wù)-校內(nèi)各部門因工作需要查閱辦公設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。-檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。-查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.借閱服務(wù)-校內(nèi)各部門因特殊工作需要借閱辦公設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱檔案清單等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。-檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，與借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備檔案借閱登記表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。-借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案復(fù)制-校內(nèi)各部門因工作需要復(fù)制辦公設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備檔案復(fù)制申請表》，說明復(fù)制原因、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。-檔案管理部門對復(fù)制申請進(jìn)行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序和方法為申請部門提供檔案復(fù)制服務(wù)，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制部門、復(fù)制人員等信息。-未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自將辦公設(shè)備檔案復(fù)制件提供給校外單位或個(gè)人。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定-檔案管理部門定期組織相關(guān)人員對辦公設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，一般每3年進(jìn)行一次全面鑒定。-鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同設(shè)備采購部門、使用部門、維修部門等相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。-鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、設(shè)備的使用情況、檔案的利用價(jià)值等因素，確定檔案是否仍具有保存意義。2.銷毀處理-對經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的辦公設(shè)備檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。-檔案管理部門編制《辦公設(shè)備檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。-檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤?銷毀后的檔案裝具應(yīng)進(jìn)行清理和回收，妥善處理。八、監(jiān)督與考核1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門辦公設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對各部門檔案收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行抽查