銷售貿(mào)易公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銷售貿(mào)易公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銷售貿(mào)易公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、銷售記錄、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、行政文件等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的經(jīng)營管理活動(dòng)。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索和利用機(jī)制，便于公司內(nèi)部各部門及員工查詢和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期將整理好的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，妥善保管本部門在工作中形成的各類檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定向綜合管理部門申請(qǐng)查閱、借閱檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、銷售訂單、采購合同、租賃合同等。3.公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)資料，包括客戶信息、市場調(diào)研報(bào)告、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。6.公司行政文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。7.公司對(duì)外宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、廣告文案等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，確保每份文件材料都有明確的歸屬。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、銷售業(yè)務(wù)類、合同協(xié)議類等類別。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的文件材料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交綜合管理部門歸檔。2.對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[具體年限]年。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確認(rèn)無誤后在檔案查閱登記簿上注明歸還日期。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向綜合管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。5.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。（三）保密要求1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，不得泄露檔案中涉及的公司商業(yè)秘密和敏感信息。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行操作，必要時(shí)應(yīng)簽訂保密協(xié)議。七、檔案信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)綜合管理部門應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，將公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目的要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再具有保存價(jià)值的檔案信息。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全法律法規(guī)，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛檔案管理工作，保守公司秘密。2.具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作能力，能夠認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。2.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正