律師事務所公文管理制度一、總則（一）目的為了加強律師事務所公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務所內(nèi)部制發(fā)、收文、流轉(zhuǎn)、歸檔等公文處理工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達等應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和本所規(guī)定，確保準確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應遵循時效要求，及時傳遞、辦理，提高工作效率，確保公文不積壓、不延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文的保密管理，防止公文泄露、丟失或被篡改。4.精簡實用原則：公文應精簡內(nèi)容，突出重點，注重實用性，避免冗長繁瑣，切實提高工作效能。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。2.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。4.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。5.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。6.批復：適用于答復下級機關請示事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。9.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。8.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應當做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應當深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門或者地區(qū)的事項，應當征求相關部門或者地區(qū)的意見，力求達成一致。3.所內(nèi)各部門需要以本所名義制發(fā)公文的，由部門負責人指定專人起草，并對公文內(nèi)容的真實性、準確性負責。重要公文應當由部門負責人審核后報分管領導審閱。（二）格式規(guī)范1.公文文稿簽發(fā)前，應當由綜合管理部門進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本制度規(guī)定等。2.涉及重大事項或者專業(yè)性較強的公文，應當由綜合管理部門組織相關人員進行會商，必要時征求法律專家意見。3.公文擬制過程中，如需要對有關內(nèi)容進行修改，應當由起草人按照審核意見進行修改，并將修改情況及時反饋審核部門。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。（二）審核流程1.綜合管理部門收到公文文稿后，應當指定專人進行審核。審核人員應當認真履行職責，對公文的內(nèi)容、格式等進行全面審核，并提出審核意見。2.審核人員應當在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給起草部門。起草部門應當根據(jù)審核意見對公文進行修改完善。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應當與起草部門進行溝通協(xié)商，共同研究解決辦法。如雙方意見不一致，應當報分管領導協(xié)調(diào)處理。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以本所名義制發(fā)的公文，由所長簽發(fā)。2.涉及重大事項或者重要業(yè)務的公文，應當由所務會集體討論決定后，由所長簽發(fā)。3.以本所內(nèi)設部門名義制發(fā)的公文，由部門負責人簽發(fā)；重要公文應當報分管領導簽發(fā)。（二）簽發(fā)程序1.公文文稿經(jīng)審核無誤后，由起草部門負責人將公文文稿送分管領導審閱，分管領導審閱后報所長簽發(fā)。2.所長簽發(fā)公文時，應當對公文的內(nèi)容、格式等進行認真審查，確認無誤后在發(fā)文稿紙上簽署意見并簽名。3.公文簽發(fā)后，起草部門應當及時將公文文稿送綜合管理部門編號、印制。六、公文編號與印制（一）編號1.綜合管理部門負責對已簽發(fā)的公文進行編號。編號應當按照一定的規(guī)則進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。2.公文編號的格式為：[年份]+發(fā)文機關代字+序號，如[20XX]律字第XX號。（二）印制1.公文印制應當嚴格按照公文格式要求進行，確保公文的質(zhì)量和外觀整潔。2.綜合管理部門應當選擇具有資質(zhì)的印刷單位進行公文印制。印刷單位應當按照本所的要求和標準進行印制，保證公文的印刷質(zhì)量和時效性。3.公文印制完成后，綜合管理部門應當對公文進行認真校對，確保公文內(nèi)容準確無誤。校對無誤后，在公文上加蓋本所印章，并按照規(guī)定的份數(shù)進行分發(fā)。七、公文收發(fā)與傳遞（一）收文1.綜合管理部門負責本所公文的收發(fā)工作。收到外來公文后，應當及時進行登記，并注明公文的來源、標題、文號、份數(shù)、日期等信息。2.對收到的公文，綜合管理部門應當按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和緊急程度進行分類處理。屬于需要辦理的公文，應當及時送相關領導或部門閱批；屬于一般性文件資料的，應當進行整理歸檔。3.對于緊急公文，綜合管理部門應當立即送相關領導或部門閱批，并跟蹤辦理情況，確保公文得到及時處理。（二）傳遞1.本所內(nèi)部公文傳遞應當遵循高效、快捷的原則，確保公文能夠及時、準確地送達收件人手中。2.綜合管理部門應當根據(jù)公文的內(nèi)容和收件人情況，選擇合適的傳遞方式。對于重要公文，應當采用專人送達或機要通信等方式傳遞；對于一般性公文，可以通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式傳遞。3.在公文傳遞過程中，應當注意保密，防止公文泄露或丟失。傳遞人員應當妥善保管公文，不得擅自將公文交予他人或帶出辦公場所。八、公文辦理（一）承辦1.公文承辦部門收到交辦的公文后，應當及時安排專人負責辦理，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成。2.承辦人員應當認真閱讀公文內(nèi)容，領會發(fā)文機關意圖，按照公文要求和領導批示進行辦理。辦理過程中應當注重調(diào)查研究，廣泛聽取意見，確保辦理結(jié)果符合實際情況和工作要求。3.對于涉及多個部門的公文，承辦部門應當主動與相關部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究辦理意見，必要時可以召開協(xié)調(diào)會議進行協(xié)商。（二）催辦1.綜合管理部門應當對公文的辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文按時限要求辦理完畢。2.催辦人員應當定期了解公文承辦部門的辦理進展情況，對辦理進度較慢的部門進行督促提醒，并及時向領導匯報公文辦理情況。3.承辦部門應當及時向綜合管理部門反饋公文辦理情況，對于因特殊原因不能按時辦理完畢的公文，應當說明原因并提出辦理計劃。（三）答復1.公文辦理完畢后，承辦部門應當根據(jù)公文內(nèi)容和辦理結(jié)果，及時向發(fā)文機關或相關部門進行答復。2.答復公文應當內(nèi)容準確、格式規(guī)范，與來文相對應。答復意見應當明確、具體，符合法律法規(guī)和政策要求。3.對于重要公文的答復，承辦部門應當報分管領導審核后再行答復。九、公文歸檔與保管（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應當按照檔案管理的有關規(guī)定，及時將公文整理歸檔。歸檔的公文應當齊全完整、分類準確、排列有序。2.歸檔公文的紙質(zhì)材料應當包括公文的正本、定稿、附件、發(fā)文稿紙、領導批示等。電子公文應當按照相關規(guī)定進行整理存儲，確保電子公文的真實性、完整性和可讀性。3.綜合管理部門應當定期對歸檔公文進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，確保歸檔公文的質(zhì)量。（二）保管1.本所應當設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，對歸檔公文進行妥善保管。2.檔案室應當建立健全檔案管理制度，嚴格檔案借閱、查閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。3.檔案管理人員應當定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應當及時報告并采取相應的措施。十、公文保密與銷毀（一）保密1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強對公文的保密管理。公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、收發(fā)、傳遞、辦理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，都應當采取有效的保密措施，防止公文泄露。2.涉密公文應當按照規(guī)定的密級和范圍進行管理，嚴格限定知悉人員。涉密公文的傳遞應當通過機要通信、專人送達等方式進行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。3.嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡或者未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞國家秘密載體。嚴禁在私人交往和通信中涉及國家秘密。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的公文，應當按照規(guī)定進行銷毀。銷毀公文