幼兒園文件封存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園文件管理，確保重要文件的安全性、完整性和可追溯性，特制定本文件封存管理制度。本制度旨在規(guī)范文件封存流程，明確各部門及人員職責(zé)，保障幼兒園運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各類文件得到妥善保管，為幼兒園的決策、教學(xué)、管理等工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件，包括但不限于行政文件、教學(xué)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件、安全文件等紙質(zhì)文件和電子文件。（三）基本原則1.安全性原則：確保文件在封存期間不受損壞、丟失、篡改，保障文件信息的安全。2.完整性原則：完整保存文件的原始內(nèi)容和形式，不得遺漏重要信息。3.可追溯性原則：能夠方便快捷地查找和獲取所需文件，滿足工作中的查閱需求。4.分類管理原則：按照文件的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類封存，便于管理和檢索。二、文件封存范圍（一）行政文件1.幼兒園發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)。2.園務(wù)會(huì)議紀(jì)要、決議及重要工作記錄。3.行政管理規(guī)定、規(guī)章制度及相關(guān)文件。4.對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，如公函、合作協(xié)議等。（二）教學(xué)文件1.教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教案。2.幼兒教材、教具資料。3.教學(xué)評(píng)估報(bào)告、教學(xué)成果記錄。4.教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄及相關(guān)資料。（三）財(cái)務(wù)文件1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表。3.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)文件。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告及相關(guān)資料。（四）人事文件1.教職工招聘、錄用、解聘文件。2.員工檔案資料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、考核記錄等。3.薪酬福利文件，如工資表、獎(jiǎng)金分配方案等。4.人事培訓(xùn)、晉升、獎(jiǎng)懲文件。（五）安全文件1.安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案。2.安全檢查記錄、隱患排查報(bào)告。3.食品安全文件，如食品采購(gòu)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.消防安全文件，如消防設(shè)施檢查記錄、演練報(bào)告等。三、文件收集與整理（一）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件收集的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)定期收集本部門產(chǎn)生的文件，確保文件無(wú)遺漏。2.文件形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件交至本部門負(fù)責(zé)人指定的收集人員處。（二）收集時(shí)間1.日常文件應(yīng)在每月末集中收集一次，確保當(dāng)月文件及時(shí)歸檔。2.對(duì)于臨時(shí)性重要文件，應(yīng)在文件辦理完畢后三個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。（三）文件整理1.收集人員應(yīng)對(duì)收集到的文件進(jìn)行初步整理，按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)規(guī)則如下：行政文件：XZ年份序號(hào)，如XZ2023001。教學(xué)文件：JX年份序號(hào)，如JX2023002。財(cái)務(wù)文件：CW年份序號(hào)，如CW2023003。人事文件：RS年份序號(hào)，如RS2023004。安全文件：AQ年份序號(hào)，如AQ2023005。3.去除文件中的金屬物品、訂書(shū)釘?shù)龋_保文件平整、清潔。4.對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證文件內(nèi)容清晰可讀。四、文件封存流程（一）確定封存文件1.各部門整理后的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至檔案室。2.檔案室對(duì)提交的文件進(jìn)行再次審核，確定需要封存的文件清單。（二）選擇封存方式1.紙質(zhì)文件：對(duì)于重要且不常查閱的紙質(zhì)文件，采用紙質(zhì)檔案盒封存。檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量較好、具有一定強(qiáng)度的材料，確保能夠長(zhǎng)期保存文件。在檔案盒上標(biāo)明文件類別、年份、起止編號(hào)等信息，便于識(shí)別和查找。每個(gè)檔案盒內(nèi)放置文件目錄清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出盒內(nèi)文件的名稱、編號(hào)、日期等信息。2.電子文件：電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可選用移動(dòng)硬盤、光盤等。對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)文件分類相對(duì)應(yīng)。在備份介質(zhì)上標(biāo)注備份日期、文件類別、備份人等信息。（三）封存操作1.紙質(zhì)文件封存：將整理好的紙質(zhì)文件按照順序放入檔案盒，確保文件排列整齊。使用封條對(duì)檔案盒進(jìn)行密封，封條上應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明封存日期。2.電子文件封存：將備份好的電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)裝入專用的存儲(chǔ)盒中。對(duì)存儲(chǔ)盒進(jìn)行密封，密封方式與紙質(zhì)檔案盒相同，注明封存日期。（四）填寫(xiě)封存記錄1.檔案室應(yīng)建立文件封存記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件封存的相關(guān)信息。2.記錄內(nèi)容包括文件類別、名稱、編號(hào)、數(shù)量、封存日期、封存方式、保管期限等。3.封存記錄應(yīng)妥善保存，便于查詢和追溯。五、文件保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案室用于存放封存文件，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。（二）保管要求1.按照文件類別和保管期限對(duì)封存文件進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，查看文件是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施處理。3.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，確因工作需要查閱文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）保管期限1.幼兒園文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的文件：幼兒園發(fā)展規(guī)劃、重要決議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的文件。長(zhǎng)期保管的文件：教學(xué)大綱、教師檔案、財(cái)務(wù)預(yù)算等在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍有參考價(jià)值的文件，保管期限一般為10年至30年。短期保管的文件：一般性的行政文件、臨時(shí)性的教學(xué)資料等，保管期限一般為1年至5年。2.保管期限屆滿后，由檔案室提出鑒定意見(jiàn)，報(bào)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。六、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.部門負(fù)責(zé)人及以上人員可查閱本部門及其他部門的一般性文件；普通員工查閱本部門文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱涉及其他部門的重要文件需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，簽字并加蓋部門印章，將申請(qǐng)表交至檔案室。3.檔案室根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)文件，查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱，不得將文件帶出檔案室。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案室，檔案室工作人員核對(duì)無(wú)誤后在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。2.借閱重要文件需經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱一般性文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后交至檔案室。2.檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《文件借閱登記臺(tái)賬》，記錄借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱人、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人憑有效證件領(lǐng)取文件，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。5.借閱人歸還文件時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在《文件借閱登記臺(tái)賬》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。七、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿，且經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的。2.文件因不可抗力因素導(dǎo)致?lián)p壞無(wú)法修復(fù)，且已無(wú)利用價(jià)值的。3.文件涉及的事項(xiàng)已處理完畢，且不再需要留存的。（二）銷毀審批1.由檔案室提出文件銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀文件的類別、名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保文件徹底銷毀，防止信息泄露。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行徹底擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。刪除后的存儲(chǔ)介質(zhì)可進(jìn)行物理銷毀，如粉碎、焚燒等。（四）銷毀記錄1.檔案室應(yīng)建立文件銷毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件銷毀的時(shí)間、類別、名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與相應(yīng)文件的保管期限一致。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門幼兒園設(shè)立文件管理監(jiān)督小組，由辦公室、檔案室等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)文件封存管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件收集是否及時(shí)、完整，整理是否規(guī)范。2.文件封存流程是否符合規(guī)定，封存方式是否恰當(dāng)。3.文件保管是否安全，保管場(chǎng)所是否符合要求。4.文件查閱與借閱手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定進(jìn)行操作。5.文件銷毀是否經(jīng)過(guò)審批，銷毀過(guò)程是否合規(guī)。（三）檢查頻率1.定期檢查：每季度對(duì)文件管理情況進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門或特定文件進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題整改1.監(jiān)督小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并下達(dá)《文件管理整改通知書(shū)》，