分公司物品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司物品采購管理工作，加強內(nèi)部控制，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物品符合分公司業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及下屬分支機構(gòu)的物品采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品、業(yè)務(wù)用品等各類物品的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司制定的采購流程和審批制度執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購過程透明、規(guī)范。3.效益性原則：在保證物品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。4.及時性原則：根據(jù)分公司業(yè)務(wù)需求，及時采購所需物品，確保業(yè)務(wù)活動的正常開展，避免因物品短缺影響工作進度。5.職責(zé)明確原則：明確采購活動中各部門及人員的職責(zé)和權(quán)限，做到分工明確、責(zé)任到人。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)分公司成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由分公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購政策和策略，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門分公司設(shè)立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門。采購部負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，包括采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購款項的支付等工作。（三）需求部門各部門作為物品的需求部門，負(fù)責(zé)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出物品采購申請，明確采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息，并對采購物品的使用情況進行跟蹤和反饋。（四）其他相關(guān)部門職責(zé)1.財務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同及采購款項的支付，對采購活動進行財務(wù)監(jiān)督和核算。2.法務(wù)部：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律支持和風(fēng)險防范建議。3.審計部：負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)于每年末根據(jù)本部門下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和工作任務(wù)，編制本部門物品采購預(yù)算，詳細(xì)列出采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間及采購金額等信息。2.采購部匯總各部門采購預(yù)算，結(jié)合分公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和資源狀況，編制分公司年度采購預(yù)算草案，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。3.采購領(lǐng)導(dǎo)小組對年度采購預(yù)算草案進行審核和調(diào)整，確定分公司年度采購預(yù)算，并報總公司備案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.財務(wù)部負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報預(yù)算執(zhí)行情況，對超預(yù)算采購的項目及時提出預(yù)警和糾正措施。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、業(yè)務(wù)需求變化等因素導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實際需要時，需求部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請，并詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。2.采購部對需求部門提交的預(yù)算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見后報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)實際情況進行審批，批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整申請作為采購預(yù)算的補充依據(jù)。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《物品采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《物品采購申請表》應(yīng)提交至采購部，采購部對申請表進行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理。（二）采購審批1.采購部將審核通過的《物品采購申請表》提交至采購領(lǐng)導(dǎo)小組進行審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)采購物品的性質(zhì)、金額等因素，按照規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。2.對于金額較小的一般性物品采購，由采購領(lǐng)導(dǎo)小組副組長審批；對于金額較大的重要物品采購或重大采購項目，由采購領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批。（三）采購實施1.采購部根據(jù)審批通過的《物品采購申請表》，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購責(zé)任人等內(nèi)容。2.采購部按照采購計劃實施采購活動，選擇合適的供應(yīng)商進行詢價、比價、議價，確定最終供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購紀(jì)律，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，確保采購活動的公正、公平、公開。（四）采購驗收1.采購物品到貨后，采購部應(yīng)及時通知需求部門和相關(guān)驗收人員進行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行檢驗。2.對于驗收合格的物品，驗收人員應(yīng)在《物品驗收單》上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的物品，驗收人員應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。（五）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和《物品驗收單》，填寫《付款申請單》，并附上相關(guān)發(fā)票、合同等憑證，提交至財務(wù)部審核。2.財務(wù)部對《付款申請單》及相關(guān)憑證進行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.在選擇供應(yīng)商時，采購部應(yīng)根據(jù)采購物品的需求特點，從供應(yīng)商信息庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。3.采購部組織相關(guān)部門人員對潛在供應(yīng)商進行綜合評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評審結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組備案。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部定期對供應(yīng)商的供貨情況進行評價和考核，評價指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商的評價和考核結(jié)果，采購部對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部定期組織供應(yīng)商座談會，加強與供應(yīng)商的合作與交流，共同探討如何提高采購效率、降低采購成本、提升產(chǎn)品質(zhì)量等問題。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確風(fēng)險責(zé)任人和風(fēng)險控制目標(biāo)，確保采購風(fēng)險得到有效控制。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險：采購部應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險：采購部在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。3.質(zhì)量風(fēng)險：采購部應(yīng)加強對采購物品質(zhì)量的控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，嚴(yán)格按照驗收程序進行驗收。對于質(zhì)量不合格的物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保采購物品符合業(yè)務(wù)需求。4.法律風(fēng)險：采購部應(yīng)加強對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在簽訂采購合同前，應(yīng)提交法務(wù)部審查，避免因合同條款不明確或違法違規(guī)導(dǎo)致法律風(fēng)險。七、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部應(yīng)建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購發(fā)票、物品驗收單、付款憑證等相關(guān)資料，采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，統(tǒng)計采購物品的種類、數(shù)量、金額、采購頻率等信息，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，采購部可以發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題和不足，如采購成本過高、采購效率低下、供應(yīng)商管理不善等，并及時采取措施加以改進。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購預(yù)算的使用情況、采購合同的簽訂與履行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)部對采購款項的支付進行監(jiān)督，審核付款憑證的真實性、合法性和完整性，確保采購款項支付合規(guī)。（二）外部監(jiān)督1.接受總公司對分公司采購活動的監(jiān)督檢查，及時匯報采購工作進展情況和存在的問題，按照總公司要求進行整改。2.配