公司資料數字化管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司資料數字化管理工作，提高資料管理效率，確保公司資料的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在資料數字化管理過程中的相關活動。（三）基本原則1.統一規(guī)劃原則對公司各類資料的數字化管理進行統一規(guī)劃，明確管理流程、標準和要求，確保數字化管理工作的系統性和協調性。2.規(guī)范操作原則制定詳細的數字化操作規(guī)范，要求員工嚴格按照規(guī)范進行資料的掃描、存儲、分類、檢索等操作，保證數字化資料的質量。3.安全保密原則加強數字化資料的安全管理，采取必要的安全防護措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司資料的保密性和安全性。4.高效利用原則通過數字化管理手段，提高資料的檢索和利用效率，為公司的決策、業(yè)務開展等提供有力支持。二、職責分工（一）人事部門1.負責制定和完善公司資料數字化管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展公司資料數字化管理相關培訓工作，提高員工的數字化管理意識和技能。3.對各部門資料數字化管理工作進行指導和檢查，協調解決工作中出現的問題。4.負責公司重要人事資料的數字化管理工作，包括員工檔案、績效考核記錄等。（二）各部門1.負責本部門資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.按照公司數字化管理要求，將本部門資料進行數字化處理，并上傳至公司指定的資料管理系統。3.負責本部門數字化資料的日常維護和更新，保證資料的時效性。4.配合人事部門做好公司資料數字化管理的相關工作，接受人事部門的指導和監(jiān)督。（三）信息技術部門1.負責搭建和維護公司資料數字化管理系統，確保系統的穩(wěn)定運行和數據安全。2.為公司資料數字化管理提供技術支持，解決數字化管理過程中出現的技術問題。3.根據公司業(yè)務發(fā)展和管理需求，對資料數字化管理系統進行優(yōu)化和升級。三、資料數字化流程（一）資料收集1.各部門應定期收集本部門產生的各類資料，包括文件、合同、報表、報告等紙質資料和電子資料。2.資料收集過程中，應確保資料的完整性，對缺失或不清晰的資料及時進行補充和整理。（二）資料整理1.對收集到的資料進行分類整理，按照公司規(guī)定的資料分類標準進行編號和標注。2.對紙質資料進行排序、編頁碼，確保資料順序正確，便于后續(xù)掃描和查閱。3.對電子資料進行命名規(guī)范，統一格式，便于識別和管理。（三）資料掃描1.選擇合適的掃描設備和掃描參數，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.對于紙質資料，應按照一定的順序進行掃描，避免漏掃或重復掃描。3.掃描后的圖像應進行適當的處理，如裁剪、去噪、增強對比度等，提高圖像質量。（四）資料存儲1.將掃描后的資料按照分類和編號存儲至公司指定的資料管理系統中，建立電子檔案庫。2.對于重要資料，應進行備份存儲，可采用磁帶、光盤、云存儲等多種備份方式，確保資料的安全性。3.在存儲過程中，應設置合理的權限管理，確保不同人員對資料的訪問權限符合規(guī)定。（五）資料檢索1.在資料管理系統中建立完善的檢索功能，支持按關鍵詞、分類、日期等多種方式進行檢索。2.定期對檢索功能進行測試和優(yōu)化，確保能夠快速、準確地檢索到所需資料。（六）資料利用1.員工因工作需要查閱數字化資料時，應按照規(guī)定的權限申請查閱，并在授權范圍內使用資料。2.如需對數字化資料進行復制、下載等操作，應經相關部門負責人批準，并確保資料的使用符合公司規(guī)定。四、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告等。2.業(yè)務合同類：涵蓋公司與客戶、供應商簽訂的各類合同、協議等。3.財務報表類：如資產負債表、利潤表、現金流量表等財務相關報表。4.人事檔案類：員工個人檔案、績效考核記錄、培訓記錄等。5.項目文檔類：公司各項目的立項報告、可行性研究報告、項目進度報告等。6.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用“部門代碼+分類代碼+年份+順序號”的格式。2.部門代碼：由兩位數字組成，代表公司各部門，具體代碼如下：01：總經理辦公室02：人力資源部03：財務部04：市場營銷部05：研發(fā)部06：生產部07：質量控制部08：采購部09：物流部10：其他部門3.分類代碼：由兩位數字組成，對應資料分類，具體代碼如下：01：行政文件類02：業(yè)務合同類03：財務報表類04：人事檔案類05：項目文檔類06：其他資料類4.年份：由四位數字組成，代表資料產生的年份。5.順序號：由四位數字組成，按照資料產生的先后順序依次編號。例如，人力資源部2023年第5份人事檔案資料的編號為：020420230005。五、安全管理（一）系統安全1.信息技術部門應采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸等安全技術措施，保障資料數字化管理系統的網絡安全。2.定期對系統進行安全漏洞掃描和修復，及時更新系統軟件和安全補丁，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。3.設置系統訪問權限，嚴格控制不同人員對系統的操作權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關資料。（二）數據安全1.對數字化資料進行加密存儲，確保數據在存儲過程中的安全性。2.定期對數字化資料進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。3.建立數據恢復機制，定期進行數據恢復演練，確保在數據出現問題時能夠及時恢復。（三）人員安全1.加強對員工的安全意識培訓，提高員工對資料安全重要性的認識，防止因員工疏忽導致資料泄露。2.與員工簽訂保密協議，明確員工在資料數字化管理過程中的保密義務和責任。3.對涉及公司機密資料的人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。六、培訓與考核（一）培訓1.人事部門定期組織公司資料數字化管理相關培訓，培訓內容包括數字化管理流程、操作規(guī)范、系統使用等。2.培訓方式可采用內部培訓、在線學習、實地操作演示等多種形式，確保員工能夠熟練掌握數字化管理技能。3.鼓勵員工自主學習數字化管理知識，不斷提高自身業(yè)務水平。（二）考核1.建立員工資料數字化管理工作考核機制，對員工在資料收集、整理、掃描、存儲等環(huán)節(jié)的工作質量和效率進行考核。2.考核結果與員工績效掛鉤，對在資料數字化管理工作中表現優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對工作不力的員工進行督促和整改。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.人事部門負責對公司資料數字化管理工作進行日常監(jiān)督，定期檢查各部門資料數字化管理工作的進展情況和質量。2.設立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負責監(jiān)督工作，確保監(jiān)督工作的有效性和持續(xù)性。（二）檢查內容1.資料收集的完整性和及時性。2.資料整理的規(guī)范性和準確性。3.資料掃描的質量和效率。4.資料存儲的安全性和完整性。5.資料檢索的便捷性和準確性。6.資料利用的合規(guī)性和合理性。