公司財(cái)務(wù)室檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)室檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財(cái)務(wù)檔案的查閱、使用和保管，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司財(cái)務(wù)室在日常財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：財(cái)務(wù)室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保財(cái)務(wù)檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在保證檔案安全的前提下，為檔案的查閱、使用提供便利。檔案管理職責(zé)財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)室檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。財(cái)務(wù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)將財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料及時(shí)移交檔案管理人員。2.在檔案查閱過程中，配合檔案管理人員提供相關(guān)資料。檔案的收集與整理收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、發(fā)票存根等。5.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。6.合同協(xié)議：涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合同、協(xié)議等。7.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。收集要求1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)在財(cái)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料整理齊全，移交檔案管理人員。2.移交的資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.裝訂：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，加具封面、封底，注明年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等。檔案的歸檔與保管歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，符合歸檔要求后進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、編號(hào)等信息。保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.稅務(wù)資料：保管期限按照相關(guān)稅收法規(guī)規(guī)定執(zhí)行。5.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告保管期限為10年；外部審計(jì)報(bào)告永久保管。6.合同協(xié)議：保管期限根據(jù)合同協(xié)議的有效期確定，有效期滿后再保管一定期限，一般為5年。7.財(cái)務(wù)文件：保管期限根據(jù)文件的重要性和時(shí)效性確定，一般為5年至永久。保管措施1.檔案保管應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員辦理借閱手續(xù)，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已無保存價(jià)值的檔案。2.保管期限已滿且確無繼續(xù)保存必要的檔案。銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。檔案的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱等功能，提高檔案管理工作效率和水平。信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換為電子檔案，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注等處理，建立索引目錄，便于檢索和查閱。4.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。