公司印鑒資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印鑒及資料的管理，規(guī)范印鑒使用流程，確保公司印鑒及資料的安全與正確使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益和良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各子公司、分公司的各類(lèi)印鑒及相關(guān)資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：印鑒及資料的管理與使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印鑒及資料的存放安全，防止丟失、被盜用或篡改。3.審批性原則：嚴(yán)格執(zhí)行印鑒使用審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.規(guī)范性原則：各類(lèi)印鑒及資料的使用應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范的流程和要求。二、印鑒管理（一）印鑒種類(lèi)1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的主要印鑒。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)，代表法定代表人的個(gè)人意志。3.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同。4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等。5.部門(mén)印章：各部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部相關(guān)文件。（二）印鑒的刻制1.需要刻制新印鑒時(shí)，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制印鑒的名稱(chēng)、原因、使用范圍等內(nèi)容。2.《印鑒刻制申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制，并負(fù)責(zé)驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，在《印鑒刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。4.新印鑒啟用前，行政部門(mén)應(yīng)將印模留底存檔，并通知各相關(guān)部門(mén)。（三）印鑒的保管1.公章：由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管。保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，妥善保管公章，不得隨意放置。2.法定代表人章：一般由法定代表人或其授權(quán)的人員保管。3.合同專(zhuān)用章：由合同管理部門(mén)指定專(zhuān)人保管，保管人員應(yīng)熟悉合同管理流程和相關(guān)規(guī)定。4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度使用。5.部門(mén)印章：由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管，部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章的保管和使用情況。6.印鑒保管人員應(yīng)建立印鑒使用登記簿，詳細(xì)記錄印鑒的使用時(shí)間、用途、使用人等信息。（四）印鑒的使用1.使用申請(qǐng)如需使用印鑒，使用人應(yīng)填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，注明用印事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)、份數(shù)等詳細(xì)信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。2.審批流程一般事項(xiàng)的用印，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交印鑒保管人用印。重要事項(xiàng)、涉及金額較大的合同等用印，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、甚至總經(jīng)理審批。涉及公司重大決策、對(duì)外擔(dān)保等關(guān)鍵事項(xiàng)的用印，必須經(jīng)公司董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)。3.用印要求印鑒保管人在用印前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表上的審批簽字、用印內(nèi)容等，確保無(wú)誤。用印時(shí)應(yīng)在文件規(guī)定的位置清晰加蓋印鑒，不得模糊、重影或遺漏。蓋印后，印鑒保管人應(yīng)在《印鑒使用登記簿》上及時(shí)登記，并要求用印人簽字確認(rèn)。（五）印鑒的停用與銷(xiāo)毀1.停用：因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因，印鑒不再使用時(shí)，由行政部門(mén)統(tǒng)一收回，填寫(xiě)《印鑒停用申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后辦理停用手續(xù)。2.銷(xiāo)毀：對(duì)于停用的印鑒，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等，并保留相關(guān)影像資料。三、資料管理（一）資料分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司各類(lèi)通知、決定、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.合同協(xié)議類(lèi)：各類(lèi)采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)資料類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、發(fā)票、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案類(lèi)：?jiǎn)T工個(gè)人資料、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄等。5.業(yè)務(wù)資料類(lèi)：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)等。（二）資料的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.收集到的資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)或重復(fù)的資料。3.對(duì)重要資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期等，以便于查找和管理。（三）資料的歸檔1.整理好的資料應(yīng)定期歸檔，歸檔時(shí)填寫(xiě)《資料歸檔清單》，注明資料名稱(chēng)、類(lèi)別、歸檔時(shí)間等信息。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的資料檔案庫(kù)，按照類(lèi)別和時(shí)間順序?qū)Y料進(jìn)行存放。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子資料索引目錄，方便查詢。（四）資料的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、所需資料名稱(chēng)等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將資料帶出檔案庫(kù)。3.查閱重要資料時(shí)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。4.外部人員查閱公司資料，必須持有合法的介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定。（五）資料的借閱1.如需借閱資料，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、圈劃、批注等。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。（六）資料的保管期限與銷(xiāo)毀1.各類(lèi)資料應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保管期限。2.保管期限屆滿后，由檔案管理人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。3.《資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織相關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保資料徹底銷(xiāo)毀，防止信息泄露。四、保密規(guī)定（一）保密范圍1.印鑒的使用流程、審批記錄等信息。2.各類(lèi)公司資料的內(nèi)容、存放位置、查閱記錄等。3.涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感信息。（二）保密措施1.印鑒保管人員、資料管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案庫(kù)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保資料存放安全。3.電子資料應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行備份。4.嚴(yán)禁在非工作時(shí)間或私人場(chǎng)所談?wù)摴居¤b及資料管理的相關(guān)事宜。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反保密規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、解除勞動(dòng)合同等處理。2.如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)印鑒及資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印鑒使用是否合規(guī)、資料管理是否規(guī)范等。（二）日常檢查行政部門(mén)定期對(duì)印鑒保管、資