公司印章使用與管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。印章管理原則印章管理遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、安全保管、責(zé)任追究”的原則。確保印章使用合法合規(guī)，防止印章被盜用、冒用等風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.行政部門持總經(jīng)理批準(zhǔn)的《印章刻制申請(qǐng)表》到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制?？陶聠挝槐仨毦邆浜戏ㄙY質(zhì)，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章領(lǐng)取回來，并進(jìn)行登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人等信息。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章啟用日期、使用范圍、保管人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)將印章啟用信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布公告。公告內(nèi)容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，確保公司員工知曉。3.印章啟用后，原印章如有需要廢止的，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)，并將廢止印章妥善保管，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。印章的保管保管原則1.公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人必須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印章安全。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得將印章隨意放置或交予他人代管。如因特殊情況需要委托他人代管的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并辦理書面委托手續(xù)。3.印章保管人應(yīng)確保印章存放地點(diǎn)安全，防止印章被盜、被搶、丟失等情況發(fā)生。存放印章的保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼和鑰匙應(yīng)分別由不同人員保管。保管職責(zé)1.公章保管人負(fù)責(zé)公章的日常保管和使用審批工作。對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，有權(quán)拒絕蓋章，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.合同專用章保管人負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管和合同用印審批工作。在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，并按規(guī)定程序辦理用印手續(xù)。3.財(cái)務(wù)專用章保管人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的日常保管和財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)用印審批工作。嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和審批流程辦理用印手續(xù)，確保財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和安全性。4.法定代表人章保管人負(fù)責(zé)法定代表人章的日常保管和涉及法定代表人簽字事項(xiàng)的用印審批工作。在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)確保法定代表人簽字真實(shí)有效，并按規(guī)定程序辦理用印手續(xù)。5.部門章保管人負(fù)責(zé)本部門章的日常保管和本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的用印審批工作。對(duì)本部門用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保用印事項(xiàng)符合部門職責(zé)和工作要求，并按規(guī)定程序辦理用印手續(xù)。印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章的，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期、交接人等信息，并簽字確認(rèn)。2.交接過程中，應(yīng)由行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交，確保交接手續(xù)完整、準(zhǔn)確。交接完成后，交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。3.新的印章保管人應(yīng)在交接完成后及時(shí)熟悉印章管理規(guī)定和使用流程，確保印章管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。印章的使用使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等；代表公司簽署的各類法律文件；公司內(nèi)部重要文件的發(fā)布等。2.合同專用章：用于公司簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的各類文件、合同、協(xié)議等簽字事項(xiàng)。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告等業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章前，必須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期、申請(qǐng)人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批流程：一般事項(xiàng)用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審批后，即可辦理用印手續(xù)。重要事項(xiàng)用?。荷婕肮局卮鬀Q策、合同簽訂、對(duì)外投資、融資等重要事項(xiàng)的用印，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理用印手續(xù)。3.用印審核：印章保管人應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保用印事項(xiàng)符合公司規(guī)定和審批流程。對(duì)不符合要求的用印申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)退回申請(qǐng)人，并說明原因。4.用印登記：用印審核通過后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印申請(qǐng)人、審批人等信息。5.用印蓋章：印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用印申請(qǐng)進(jìn)行蓋章，確保印章清晰、端正、完整。蓋章位置應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得隨意更改。6.用印文件存檔：用印完成后，印章保管人應(yīng)將用印文件原件或復(fù)印件存檔，以備查閱。存檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。特殊情況用印1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按正常審批流程辦理用印手續(xù)的，申請(qǐng)人應(yīng)電話請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《緊急用印情況說明表》，詳細(xì)說明緊急情況的原因、用印事項(xiàng)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。2.異地用印：因工作需要在異地使用印章的，申請(qǐng)人應(yīng)提前與印章保管人溝通協(xié)調(diào)，并按照公司規(guī)定的審批流程辦理用印手續(xù)。印章保管人可通過郵寄、傳真等方式將印章或蓋章后的文件送達(dá)異地使用地點(diǎn)，但必須確保印章傳遞過程的安全可靠。印章的廢止與銷毀廢止條件1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失等原因無法正常使用的。3.因工作需要，原印章使用范圍調(diào)整或不再使用的。廢止程序1.印章廢止前，行政部門應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章廢止原因、廢止日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)將印章廢止信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布公告。公告內(nèi)容包括印章名稱、廢止日期、廢止原因等信息，確保公司員工知曉。3.印章廢止后，原印章保管人應(yīng)及時(shí)將廢止印章交回行政部門。行政部門應(yīng)對(duì)廢止印章進(jìn)行登記備案，并妥善保管。銷毀程序1.對(duì)于廢止的印章，行政部門應(yīng)定期組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.印章銷毀完成后，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀記錄》，詳細(xì)記錄印章銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人簽字確認(rèn)?！队≌落N毀記錄》應(yīng)一式兩份，行政部門和檔案室各執(zhí)一份，存檔備查。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司印章管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)印章保管情況、使用情況進(jìn)行檢查，確保印章管理工作規(guī)范有序。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司印章管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，定期對(duì)印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況等進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。3.公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對(duì)印章管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放地點(diǎn)是否安全，保險(xiǎn)柜密碼和鑰匙是否分別由不同人員保管，印章保管人是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)等。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批流程，用印申請(qǐng)是否填寫完整、準(zhǔn)確，用印登記是否詳細(xì)、規(guī)范等。3.印章廢止與銷毀情況：檢查印章廢止手續(xù)是否齊全，廢止印章是否及時(shí)交回并妥善保管，銷毀印章是否按規(guī)定程序進(jìn)行等。問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時(shí)填寫《印章管理問題檢查表》，詳細(xì)記錄問題情況、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、責(zé)任人等信息，并提出整改建議。2.相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)整改建議及時(shí)進(jìn)行整改，整改完成后應(yīng)將整改情況書面報(bào)告行政部門。行政部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。