保險公司單證管理制度總則目的為加強(qiáng)公司單證管理，規(guī)范單證的印制、領(lǐng)取、使用、保管、核銷等流程，確保單證的安全與有效使用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及各類保險單證管理的所有部門和人員?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：單證管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及保險監(jiān)管部門的相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保單證在各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的安全，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：單證內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因單證錯誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險和客戶糾紛。4.效率性原則：在保證單證管理質(zhì)量的前提下，優(yōu)化流程，提高單證流轉(zhuǎn)效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要。單證的印制管理印制計劃1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前向單證管理部門提交下一季度的單證印制計劃。印制計劃應(yīng)詳細(xì)說明單證種類、規(guī)格、數(shù)量、使用時間等信息。2.單證管理部門對各業(yè)務(wù)部門提交的印制計劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況和業(yè)務(wù)預(yù)測，制定公司整體的單證印制計劃。印制審批1.公司整體的單證印制計劃報經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于涉及重大金額或特殊規(guī)格的單證印制，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.審批通過后的印制計劃應(yīng)及時下達(dá)給指定的印制供應(yīng)商。印制供應(yīng)商選擇與管理1.公司建立合格的單證印制供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、價格、服務(wù)等因素。2.與選定的供應(yīng)商簽訂印制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、保密條款、違約責(zé)任等。3.單證管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的印制質(zhì)量進(jìn)行抽檢，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時要求供應(yīng)商整改；對于多次出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，應(yīng)終止合作。印制過程監(jiān)控1.單證管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對單證印制過程進(jìn)行監(jiān)控，確保印制工作按照合同要求和公司標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.監(jiān)控內(nèi)容包括但不限于：印制進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)、安全保密措施執(zhí)行情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其解決。單證入庫1.單證印制完成后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間和數(shù)量將單證送達(dá)公司指定地點(diǎn)。2.單證管理部門負(fù)責(zé)組織對入庫單證進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括單證的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、印刷清晰度等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。3.驗(yàn)收合格的單證辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明單證名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。入庫單證應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式妥善保管。單證的領(lǐng)取管理領(lǐng)取申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)取單證時，應(yīng)填寫單證領(lǐng)取申請表，詳細(xì)說明領(lǐng)取單證的種類、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至單證管理部門。領(lǐng)取審批1.單證管理部門對領(lǐng)取申請表進(jìn)行審核，核實(shí)申請部門的庫存情況和業(yè)務(wù)需求的合理性。2.對于常規(guī)業(yè)務(wù)的單證領(lǐng)取申請，由單證管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于特殊情況或大額單證領(lǐng)取申請，需報經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單證發(fā)放1.經(jīng)審批通過的領(lǐng)取申請，單證管理部門按照申請表上的信息發(fā)放單證，并在單證領(lǐng)取登記表上記錄領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期、單證種類、數(shù)量等信息，由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.發(fā)放單證時，應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保庫存單證的時效性。領(lǐng)取限制1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求合理領(lǐng)取單證，避免過度領(lǐng)取造成積壓浪費(fèi)。單證管理部門有權(quán)對不合理的領(lǐng)取申請進(jìn)行調(diào)整。2.對于重要單證或風(fēng)險較高的業(yè)務(wù)所需單證，領(lǐng)取數(shù)量應(yīng)嚴(yán)格控制，并實(shí)行雙人領(lǐng)取制度。單證的使用管理使用規(guī)范1.公司員工在使用單證時，應(yīng)嚴(yán)格按照單證的使用說明和業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行填寫和使用，確保單證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.單證填寫應(yīng)使用黑色或藍(lán)色墨水筆，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。如有填寫錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的作廢處理方式進(jìn)行操作。3.涉及客戶簽字確認(rèn)的單證，應(yīng)確?？蛻舯救撕炞?，并注明簽字日期。授權(quán)管理1.對于需要特定授權(quán)才能使用的單證，如高保額保單、特殊險種單證等，應(yīng)明確授權(quán)范圍和審批流程。2.員工在使用此類單證時，需獲得相應(yīng)的授權(quán)審批，并在單證上注明授權(quán)人、授權(quán)日期等信息。作廢處理1.因填寫錯誤、業(yè)務(wù)變更等原因?qū)е聠巫C作廢的，應(yīng)在單證上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因和日期。2.作廢單證應(yīng)及時交回單證管理部門，由單證管理部門集中進(jìn)行銷毀處理。嚴(yán)禁隨意丟棄或私自留存作廢單證。監(jiān)督檢查1.單證管理部門應(yīng)定期對各部門的單證使用情況進(jìn)行檢查，包括單證填寫的規(guī)范性、使用的合規(guī)性、作廢處理的及時性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，并記錄在案。對于違規(guī)使用單證的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。單證的保管管理保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門單證的保管工作，確保單證安全存放。2.單證保管人員應(yīng)具備責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守單證保管制度，不得擅自將單證轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或帶出公司。保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的單證保管倉庫，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保單證存儲環(huán)境安全可靠。2.單證保管倉庫應(yīng)實(shí)行雙人管理，倉庫鑰匙分別由兩人保管，開啟倉庫時需兩人同時在場。保管方式1.單證應(yīng)按照種類、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的庫存臺賬，記錄單證的出入庫情況。2.對于重要單證和有價單證，應(yīng)實(shí)行單獨(dú)保管，并采取加密存儲、監(jiān)控等特殊保管措施。庫存盤點(diǎn)1.單證管理部門應(yīng)定期對庫存單證進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)由兩人以上共同進(jìn)行，盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫庫存盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整處理。庫存預(yù)警1.單證管理部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，設(shè)定各類單證的庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，及時發(fā)出預(yù)警通知。2.各部門接到預(yù)警通知后，應(yīng)及時評估業(yè)務(wù)需求，如有必要，提前提交單證印制或領(lǐng)取申請。單證的核銷管理核銷申請1.業(yè)務(wù)部門在完成相關(guān)保險業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時將已使用的單證提交至單證管理部門進(jìn)行核銷。核銷申請應(yīng)注明業(yè)務(wù)單號、單證種類、數(shù)量、使用情況等信息。2.核銷申請需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。核銷審核1.單證管理部門對核銷申請進(jìn)行審核，核實(shí)單證的使用情況與業(yè)務(wù)記錄是否一致。2.審核內(nèi)容包括單證的填寫完整性、簽字蓋章情況、業(yè)務(wù)處理的合規(guī)性等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)。核銷處理1.經(jīng)審核無誤的核銷申請，單證管理部門進(jìn)行核銷處理，在庫存臺賬和相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中記錄單證的核銷情況，并將已核銷單證進(jìn)行妥善保管。2.對于存在問題的核銷申請，如單證填寫不規(guī)范、業(yè)務(wù)處理不合規(guī)等，應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改后重新提交核銷申請。核銷監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對單證核銷情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保核銷工作的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.對于發(fā)現(xiàn)的核銷違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。電子單證管理電子單證系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的電子單證管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子單證的設(shè)計、生成、存儲、傳輸、使用、核銷等全流程信息化管理。2.電子單證系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等功能，確保電子單證信息的安全。電子單證生成與使用1.業(yè)務(wù)人員可通過電子單證系統(tǒng)按照規(guī)定的格式和模板生成電子單證，并進(jìn)行在線填寫、簽字確認(rèn)等操作。2.電子單證生成后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審核、審批，審核通過后可直接發(fā)送給客戶或相關(guān)部門。電子單證存儲與備份1.電子單證系統(tǒng)應(yīng)定期對生成的電子單證進(jìn)行存儲，存儲期限應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。2.同時，應(yīng)建立電子單證備份機(jī)制，定期將電子單證數(shù)據(jù)備份至其他存儲介質(zhì)，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子單證安全管理1.嚴(yán)格控制電子單證系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能登錄系統(tǒng)進(jìn)行操作。