社區(qū)收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)各類文件的收發(fā)、傳遞、歸檔等管理工作，確保文件流轉(zhuǎn)順暢、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)各部門、各崗位涉及的所有收文和發(fā)文管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則文件的收發(fā)、傳遞要準(zhǔn)確無誤，確保信息的完整性和時(shí)效性，及時(shí)處理各類文件，不延誤工作。2.規(guī)范有序原則嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行文件管理，做到收發(fā)有記錄、傳遞有跟蹤、歸檔有標(biāo)準(zhǔn)，保證文件管理工作規(guī)范有序。3.安全保密原則妥善保管文件，防止文件丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，確保文件信息安全。二、收文管理（一）收文渠道1.上級部門下發(fā)文件通過專人送達(dá)、機(jī)要通信、公文交換站等渠道接收上級部門下發(fā)的各類文件。2.外部單位來文包括合作單位、業(yè)務(wù)往來單位、政府相關(guān)部門等發(fā)送的文件，通過郵寄、專人送達(dá)等方式接收。3.社區(qū)內(nèi)部文件由各部門自行起草、流轉(zhuǎn)的文件，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)傳遞等方式進(jìn)行收文。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對所有收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、收文日期、送達(dá)人等信息。2.對于緊急文件，要在登記簿上注明“緊急”字樣，并立即通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，由辦公室及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。分發(fā)時(shí)要填寫文件分發(fā)單，注明分發(fā)部門、分發(fā)日期、文件名稱等信息。2.對于涉及多個部門的文件，要確保各相關(guān)部門都能及時(shí)收到，并協(xié)調(diào)好文件的流轉(zhuǎn)和處理。（四）文件傳閱1.需傳閱的文件，由辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要確定傳閱范圍和順序。傳閱文件一般采用直傳方式，即一份文件依次由傳閱人簽字后傳遞給下一個傳閱人。2.傳閱人要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱，并在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，要向辦公室說明原因。3.辦公室要定期對傳閱文件進(jìn)行跟蹤檢查，確保文件傳閱及時(shí)、完整，避免文件積壓或丟失。（五）文件辦理1.承辦部門收到文件后，要按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理。辦理過程中要明確責(zé)任人員，制定具體的辦理措施和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保文件辦理工作落到實(shí)處。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)文程序進(jìn)行審核、簽發(fā)和發(fā)送。3.在文件辦理過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門的事項(xiàng)，承辦部門要及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同推進(jìn)文件辦理工作。（六）文件催辦1.辦公室負(fù)責(zé)對文件辦理情況進(jìn)行催辦。對于重要文件或有時(shí)間要求的文件，要定期向承辦部門了解辦理進(jìn)度，及時(shí)提醒承辦部門按時(shí)完成辦理任務(wù)。2.承辦部門要將文件辦理進(jìn)展情況及時(shí)反饋給辦公室，對于因特殊原因不能按時(shí)完成辦理的，要向辦公室說明原因，并提出下一步工作計(jì)劃。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門要及時(shí)將文件材料整理歸檔。歸檔文件要齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。2.歸檔文件一般按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，并編制歸檔目錄。3.辦公室定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和核對，確保歸檔文件質(zhì)量。同時(shí)，要按照檔案管理規(guī)定，將歸檔文件移交社區(qū)檔案室統(tǒng)一保管。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文范圍1.社區(qū)向上級部門報(bào)送的請示、報(bào)告、匯報(bào)材料等文件。2.社區(qū)向下級部門發(fā)布的通知、通報(bào)、決定、意見等文件。3.社區(qū)內(nèi)部各部門之間溝通協(xié)調(diào)、安排工作、傳達(dá)信息等形成的文件。（二）發(fā)文流程1.擬稿由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿人要確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，符合國家法律法規(guī)和社區(qū)相關(guān)規(guī)定。2.審核文件初稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、可行性以及格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，將文件送辦公室進(jìn)行核稿。3.核稿辦公室對文件進(jìn)行全面核稿，主要審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)和社區(qū)工作要求，文字表述是否通順、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)，格式是否統(tǒng)一規(guī)范，以及是否需要與其他部門溝通協(xié)調(diào)等。核稿過程中如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與擬稿部門溝通修改。4.會簽對于涉及多個部門的文件，要進(jìn)行會簽。會簽部門要認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會簽。會簽完成后，將文件返回?cái)M稿部門。5.簽發(fā)經(jīng)審核、會簽后的文件，按照社區(qū)文件簽發(fā)權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人要對文件內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，簽署明確的意見和姓名、日期。6.編號文件簽發(fā)后，由辦公室按照社區(qū)文件編號規(guī)則進(jìn)行編號。編號要確保唯一性，便于文件的管理和查詢。7.印制辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件定稿，安排專人進(jìn)行印制。印制過程中要嚴(yán)格按照文件格式和排版要求進(jìn)行操作，確保文件印制質(zhì)量。8.蓋章文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋社區(qū)公章。蓋章要清晰、端正，符合規(guī)定要求。9.分發(fā)文件蓋章后，由辦公室按照文件發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)要填寫文件分發(fā)清單，注明分發(fā)部門、文件名稱、文號、份數(shù)等信息，并做好文件發(fā)送記錄。（三）發(fā)文格式1.頁面設(shè)置一般采用A4紙，頁邊距上下左右各為2.5厘米。2.字體字號標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文用三號仿宋體，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體加粗，三級標(biāo)題用三號仿宋體加粗。3.排版格式段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個字符。文件編號、發(fā)文日期等采用阿拉伯?dāng)?shù)字，年份、月份、日期之間用“”連接。（四）電子文件管理1.對于通過電子方式發(fā)送和接收的文件，要按照電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲、備份和管理。2.電子文件要分類存儲在指定的文件夾中，并建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。3.定期對電子文件進(jìn)行備份，備份介質(zhì)要妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文件保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和社區(qū)保密制度，對涉及社區(qū)機(jī)密、敏感信息的文件要嚴(yán)格保密。2.確定文件的密級，按照密級要求進(jìn)行管理。密級文件要專人專柜保管，嚴(yán)格限制知悉范圍。（二）保密措施1.收文、發(fā)文過程中，要對涉及保密的文件進(jìn)行特殊標(biāo)識，提醒相關(guān)人員注意保密。2.傳閱保密文件時(shí)，要在保密環(huán)境中進(jìn)行，不得擅自將保密文件帶出規(guī)定場所。3.復(fù)印、打印保密文件要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，控制份數(shù)，并對復(fù)印件、打印件進(jìn)行妥善保管。4.存儲保密文件的計(jì)算機(jī)要設(shè)置密碼，專人專用，不得接入互聯(lián)網(wǎng)或其他外部網(wǎng)絡(luò)。存儲介質(zhì)要定期進(jìn)行清理和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄密。（三）保密監(jiān)督檢查1.定期對文件保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反文件保密制度的行為，要按照社區(qū)規(guī)定嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、文件信息化管理（一）建立文件管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立社區(qū)文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化收文、發(fā)文、傳閱、辦理、歸檔等功能。2.文件管理系統(tǒng)要具備文件分類檢索、權(quán)限管理、流程跟蹤、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高文件管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際文件情況一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)文件管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對文件管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修