督查科資料管理制度一、總則（一）目的為加強督查科資料管理，確保資料的完整性、準確性和保密性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于督查科全體工作人員及涉及督查工作資料的相關部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：督查科資料由專人負責集中管理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.規(guī)范有序原則：資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)應遵循統(tǒng)一規(guī)范，保證工作有序進行。3.安全保密原則：嚴格做好資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失或損壞。二、資料分類（一）督查計劃類1.年度督查工作計劃2.專項督查工作計劃3.階段性督查工作安排（二）督查任務類1.督查通知2.督查方案3.督查任務分配表（三）督查過程記錄類1.督查工作記錄（包括現(xiàn)場檢查記錄、會議紀要、談話記錄等）2.督查問題清單3.整改臺賬（四）督查結果類1.督查報告2.督查通報3.整改情況報告（五）被督查單位資料類1.被督查單位自查報告2.相關文件、資料、報表等（六）其他資料類1.與督查工作相關的領導批示、指示2.工作聯(lián)絡函件、請示報告等3.督查工作經(jīng)驗總結、調研文章等三、資料收集（一）明確責任1.各項督查任務的負責人應負責收集該任務相關的各類資料。2.涉及多個部門協(xié)作的督查工作，主辦部門負責牽頭收集資料，協(xié)辦部門配合提供相關資料。（二）收集渠道1.被督查單位按照督查通知要求主動報送相關資料。2.督查人員通過現(xiàn)場檢查、查閱文件、詢問相關人員等方式獲取資料。3.相關部門和人員根據(jù)工作需要主動向督查科提供有關資料。（三）收集要求1.資料應真實、準確、完整，符合督查工作要求。2.對于重要資料，應要求提供單位或人員簽字確認。3.及時收集資料，確保不遺漏重要信息，對于時效性較強的資料，應在規(guī)定時間內完成收集。四、資料整理（一）分類整理1.按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類。2.同一類資料按照時間順序或重要程度進行排序。（二）編號標識1.為每份資料或每組資料賦予唯一的編號，以便于查找和管理。2.編號應遵循一定的規(guī)則，如按照資料類別、年份、順序號等進行編制。（三）摘要編寫1.對于重要資料，應編寫摘要，概括資料的主要內容、關鍵信息等。2.摘要應簡潔明了，能夠準確反映資料的核心要點，便于快速查閱和了解資料內容。（四）裝訂歸檔1.將整理好的資料進行裝訂，確保資料整齊、牢固。2.按照檔案管理要求將裝訂好的資料歸檔存放，便于長期保存和查閱。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.各類督查計劃、任務、過程記錄、結果等資料均應歸檔。2.對與督查工作相關的其他重要資料，如領導批示、調研成果等，也應及時歸檔。（二）歸檔時間1.一般情況下，督查工作結束后[X]個工作日內完成資料歸檔。2.對于時效性較強的資料，應在資料形成或獲取后及時歸檔。（三）歸檔流程1.資料整理人員將整理好并編號標識的資料移交檔案管理人員。2.檔案管理人員按照歸檔要求進行核對、登記，然后將資料放入相應的檔案柜或存儲設備中。（四）檔案存儲1.檔案應存放在專門的檔案室或檔案存儲設備中，確保存儲環(huán)境安全、整潔、通風良好，溫度和濕度適宜。2.對電子檔案，應進行備份存儲，并定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、資料保管（一）專人負責指定專人負責資料保管工作，明確其職責和權限。（二）安全防護1.加強檔案室的安全防護措施，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設備。2.對重要資料應采取加密存儲、專人專柜保管等措施，防止資料泄露。（三）定期檢查1.檔案管理人員定期對檔案進行檢查，查看資料是否完好無損，存儲環(huán)境是否正常。2.發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并做好記錄。（四）借閱登記嚴格執(zhí)行資料借閱登記制度，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間、借閱資料名稱及編號等信息。七、資料查閱（一）查閱權限1.督查科內部人員因工作需要可查閱相關資料。2.其他部門人員查閱資料應經(jīng)督查科負責人批準。3.外部單位查閱資料需經(jīng)公司分管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應資料，并在查閱過程中進行監(jiān)督。（三）查閱要求1.查閱人應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。2.查閱時應愛護資料，不得對資料進行涂改、損壞、抽取、調換等操作。3.查閱結束后，查閱人應及時將資料歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。八、資料借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱資料的人員，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和督查科負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.一般資料借閱期限不得超過[X]個工作日。2.如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。（三）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定期限內歸還所借資料，如有特殊情況不能按時歸還，應提前向檔案管理人員說明原因并申請延期。2.檔案管理人員在借閱人歸還資料時，應進行認真核對，檢查資料是否完好無損，如有損壞或丟失，應按照相關規(guī)定進行處理。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值。2.資料因保密要求或其他原因需要銷毀。（二）銷毀審批1.由檔案管理人員提出資料銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)督查科負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.對于紙質資料，應采用粉碎、焚燒等安全環(huán)保的方式進行銷毀。2.對于電子資料，應采用徹底刪除、格式化等方式進行銷毀，并確保存儲介質不可恢復。（四）銷毀記錄1.對資料銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應保存[X]年以上，以備查閱。十、資料保密（一）保密責任1.督查科全體工作人員對涉及的資料負有保密責任。2.簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。（二）保密措施1.對資料存儲設備設置密碼保護，限制訪問權限。2.在資料傳輸過程中，采取加密等安全措施。3.對涉及保密資料的會議、討論等，應在保密場所