監(jiān)控室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)控室檔案的規(guī)范化管理，確保監(jiān)控檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司監(jiān)控室產(chǎn)生的各類檔案資料的管理，包括監(jiān)控視頻記錄、設(shè)備維護記錄、人員出入登記等相關(guān)檔案。（三）管理原則監(jiān)控室檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類規(guī)范、安全保密、方便利用的原則。二、檔案分類與編號（一）監(jiān)控視頻檔案1.根據(jù)監(jiān)控區(qū)域劃分，如辦公樓、生產(chǎn)車間、倉庫等，對監(jiān)控視頻進行分類。2.以年、月、日為順序編號，例如：20230105，表示2023年1月5日的監(jiān)控視頻檔案。（二）設(shè)備維護檔案1.按照監(jiān)控設(shè)備的類型，如攝像頭、錄像機、存儲設(shè)備等進行分類。2.編號采用設(shè)備編號加上維護記錄序號的方式，如設(shè)備編號為JS001的攝像頭，其第3次維護記錄編號為JS00103。（三）人員出入登記檔案1.按照人員類別，如員工、訪客等進行分類。2.以登記日期為基礎(chǔ)編號，如20230210001，表示2023年2月10日的第1條人員出入登記記錄。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.監(jiān)控視頻由監(jiān)控室工作人員每天定時進行備份收集，確保數(shù)據(jù)的完整性。2.設(shè)備維護記錄由維護人員在每次維護工作完成后及時填寫并提交。3.人員出入登記記錄由門崗值班人員實時登記，每日下班前統(tǒng)一整理交至監(jiān)控室。（二）整理規(guī)范1.監(jiān)控視頻檔案應(yīng)按照編號順序排列，存儲在專用的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。2.設(shè)備維護檔案應(yīng)將每次維護記錄的資料，包括維護時間、內(nèi)容、更換部件等信息整理齊全，裝訂成冊。3.人員出入登記檔案應(yīng)按照日期順序排列，確保登記信息清晰、準確。四、檔案存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.監(jiān)控視頻采用大容量的硬盤陣列進行存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份存儲設(shè)備異地存放。2.設(shè)備維護檔案和人員出入登記檔案紙質(zhì)版應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類順序排列；同時掃描成電子文檔，存儲在服務(wù)器指定文件夾中。（二）保管環(huán)境1.監(jiān)控室應(yīng)保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止檔案因環(huán)境因素受損。2.檔案柜應(yīng)放置在安全的位置，避免陽光直射和潮濕侵蝕。（三）安全防護1.對監(jiān)控室檔案存儲區(qū)域設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案存儲區(qū)域進行實時監(jiān)控，確保檔案安全。3.定期對存儲設(shè)備進行檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；對紙質(zhì)檔案進行清點，確保數(shù)量準確。五、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)控室檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至監(jiān)控室。3.監(jiān)控室管理人員根據(jù)申請表進行檔案查閱，并做好查閱記錄，包括查閱人、時間、查閱內(nèi)容等。（二）借閱流程1.因特殊原因需借閱監(jiān)控室檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.監(jiān)控室檔案涉及公司重要信息，所有接觸檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱和借閱過程中，嚴禁私自復制、傳播檔案信息。（二）安全管理1.加強對監(jiān)控室的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進入檔案存儲區(qū)域。2.定期對檔案存儲設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行，數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)立即采取措施，并及時向上級報告。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.監(jiān)控視頻檔案超過保存期限且無留存價值的。2.設(shè)備維護檔案和人員出入登記檔案中已過保密期限或不再具備參考價值的。（二）銷毀流程1.由監(jiān)控室提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間段等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導批準后，安排專人進行銷毀。3.檔案銷毀過程需進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄資料保存?zhèn)洳椤０?、檔案管理人員職責（一）監(jiān)控室負責人職責1.全面負責監(jiān)控室檔案管理工作，制定檔案管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。2.定期對檔案管理工作進行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3.協(xié)調(diào)與公司其他部門的檔案管理工作關(guān)系，確保檔案管理工作順利進行。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、存儲、保管工作，確保檔案的完整和安全。2.按照規(guī)定的流程辦理檔案查閱和借閱手續(xù)，做好相關(guān)記錄。3.定期對檔案進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助做好檔案銷毀工作，確保銷毀過程符合規(guī)定。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門定期對監(jiān)控室檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、存儲環(huán)境、查閱借閱記錄等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達整改通知，要求監(jiān)控室限期整改。（二）考核辦法1.將檔案管理工作納入監(jiān)控室工作人員的績效考核體系，考核指標包括檔案的完整性、準確性、安全性等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予獎勵，對未達標的工作人員進行相應(yīng)的處罰。十、附則（一）制度解釋本制