白酒廠采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司白酒生產(chǎn)所需的各類原材料、包裝材料、設(shè)備及備品備件等物資的采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃和實際需求，合理安排采購，確保物資供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。3.價格合理原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、詢價、招標(biāo)等方式，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程中應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時采購各類物資。開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估。組織采購詢價、比價、議價、招標(biāo)等采購活動，確保采購物資的價格合理、質(zhì)量可靠。負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗收、入庫、付款等工作，確保采購流程的規(guī)范和順暢。定期統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，分析采購成本和物資庫存情況，為公司決策提供依據(jù)。2.采購人員職責(zé)采購專員負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行，按照采購計劃和要求，尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等工作，確保采購任務(wù)按時完成。采購主管負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，包括采購人員的工作安排、績效考核，采購計劃的審核，供應(yīng)商的管理等，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行。采購經(jīng)理負(fù)責(zé)制定采購策略和政策，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，參與重大采購項目的決策，對采購部門的整體工作負(fù)責(zé)。（二）其他相關(guān)部門1.生產(chǎn)部門根據(jù)公司生產(chǎn)計劃，及時向采購部門提供物資需求清單，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的考察和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。參與采購物資的到貨驗收工作，確保所采購物資符合生產(chǎn)要求。2.質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，參與供應(yīng)商的考察和評估，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。在采購物資到貨時，負(fù)責(zé)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范進(jìn)行檢驗和驗收，確保所采購物資質(zhì)量合格。對采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤處理，及時反饋質(zhì)量信息，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通解決質(zhì)量糾紛。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款方式和金額符合公司財務(wù)規(guī)定。按照采購合同和付款審批流程，及時辦理采購物資的付款手續(xù)。對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門控制采購成本。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、設(shè)備維護(hù)計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實物資需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況設(shè)定），由采購主管審批；對于金額較大的采購申請，采購主管審核后，報采購經(jīng)理審批；對于重大采購項目，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購物資的類別和特點，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部門組織相關(guān)人員（如生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門）對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，重點考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并與合格供應(yīng)商簽訂《供貨協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。5.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（四）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)采購審批結(jié)果和《采購申請表》，向已選定的合格供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息。2.《采購訂單》經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后生效，采購人員負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.在采購過程中，如遇供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購主管匯報。對于重大問題，采購主管應(yīng)及時向采購經(jīng)理匯報，并共同研究解決方案。（五）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購人員應(yīng)通知質(zhì)量部門和相關(guān)使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范進(jìn)行檢驗，檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等。對于需要進(jìn)行理化性能檢測的物資，質(zhì)量部門應(yīng)及時安排檢測，并出具檢測報告。3.使用部門負(fù)責(zé)對物資的適用性進(jìn)行驗收，檢查物資是否符合生產(chǎn)或使用要求。4.質(zhì)量部門和使用部門在驗收過程中如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與采購訂單不符，應(yīng)及時填寫《驗收不合格報告》，詳細(xì)注明問題情況，并通知采購部門。5.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通處理驗收不合格事宜，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至物資符合要求為止。對于因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（六）入庫與付款1.驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物資妥善存放。2.采購部門根據(jù)《采購訂單》、《驗收報告》、《入庫單》等相關(guān)憑證，編制《采購付款申請單》，提交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，對《采購付款申請單》進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。4.對于采用預(yù)付款方式的采購業(yè)務(wù)，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定提交《預(yù)付款申請單》，經(jīng)審批后由財務(wù)部門辦理預(yù)付款支付手續(xù)。在物資到貨驗收合格后，采購部門應(yīng)及時提交《采購付款申請單》，沖抵預(yù)付款項，并支付剩余款項。四、采購預(yù)算與成本控制（一）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和目標(biāo)，結(jié)合市場行情和歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購數(shù)量、采購金額、采購時間等信息，并按照季度或月度進(jìn)行分解，形成季度采購預(yù)算和月度采購預(yù)算。3.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮物資價格波動、市場供需變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）采購成本控制1.采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時掌握物資價格動態(tài)和市場供求信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.在采購過程中，通過詢價、比價、議價、招標(biāo)等方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，爭取最有利的采購價格和條款。3.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過批量采購、戰(zhàn)略合作等方式，爭取供應(yīng)商給予價格優(yōu)惠和其他支持，降低采購成本。4.加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，確保合同的順利履行，避免因合同糾紛導(dǎo)致的成本增加。5.定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，對比預(yù)算執(zhí)行情況，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施加以改進(jìn)。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員根據(jù)采購審批結(jié)果和與供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成的一致意見，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同起草完成后，經(jīng)采購主管審核，采購經(jīng)理審批。對于重大采購合同，需經(jīng)公司法律顧問審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)將合同原件存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、財務(wù)部門、倉庫等），以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。（二）合同執(zhí)行1.采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇合同變更、解除等情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司合同管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更或解除應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。3.采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題，確保合同的順利履行。（三）合同結(jié)算與歸檔1.采購合同結(jié)算應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期進(jìn)行。采購部門應(yīng)在物資到貨驗收合格后，及時提交《采購付款申請單》，經(jīng)財務(wù)部門審核后辦理付款手續(xù)。2.采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同執(zhí)行過程中的相關(guān)文件（如采購訂單、驗收報告、入庫單、付款憑證等）整理歸檔，妥善保存，以備查閱。六、采購信息管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購信息管理系統(tǒng)，及時記錄和更新采購相關(guān)信息，包括采購申請、采購審批、供應(yīng)商管理、采購訂單、到貨驗收、入庫與付款等環(huán)節(jié)的信息。2.采購信息應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整、及時，采購人員應(yīng)定期對采購信息進(jìn)行核對和清理，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.采購部門應(yīng)定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況，包括采購計劃執(zhí)行情況、采購成本控制情況、供應(yīng)商管理情況等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，成員包括審計部門、財務(wù)部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員。采購監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保采購工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.采購監(jiān)督小組有權(quán)查閱采購相關(guān)文件、資料，詢問采購人員和供應(yīng)商，對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）考核制度1.建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行考核評價。績效考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制情況、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商管理水平、合同執(zhí)行情況等。2.采購人員績效考核結(jié)果與薪酬待遇、晉升發(fā)展等掛鉤，激勵采購