琴行不退費管理制度總則1.目的為規(guī)范琴行退費管理流程，保障琴行和學員雙方的合法權益，維護琴行正常的教學秩序和財務運營，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本琴行所有涉及學員退費的相關業(yè)務。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及相關教育行業(yè)規(guī)定處理退費事宜。公平公正原則：對待每一位學員的退費申請，做到公平、公正、透明。溝通協(xié)商原則：積極與學員及家長進行溝通協(xié)商，妥善解決退費問題，盡量減少糾紛。退費政策1.正常課程退費在課程開始前，學員因個人原因申請退費，琴行扣除已發(fā)生的教材費、資料費等實際成本費用后，剩余學費全額退還。課程開始后，學員在開課后[X]課時內(nèi)（含[X]課時）申請退費，琴行按照已上課時占總課時的比例扣除相應學費后，退還剩余學費。計算公式為：應退學費=總學費×(1已上課時數(shù)/總課時數(shù))。同時，扣除已發(fā)生的教材費、資料費等實際成本費用。課程開始超過[X]課時后，原則上不再辦理退費。但因特殊情況（如學員突發(fā)重大疾病、家庭搬遷至外地等），經(jīng)琴行審核屬實后，可根據(jù)實際情況酌情處理。2.特殊情況退費因琴行自身原因（如教學場地變更、教師重大變動影響教學質(zhì)量等）導致學員無法正常上課，琴行應主動與學員及家長溝通，提供解決方案。如學員要求退費，琴行應全額退還已收取的學費，并按照銀行同期活期存款利率支付利息。若因不可抗力因素（如自然災害、政府政策調(diào)整等）致使琴行無法繼續(xù)開展教學活動，琴行應及時通知學員及家長，并根據(jù)實際情況進行退費處理。具體退費方式按照國家相關規(guī)定及與學員簽訂的協(xié)議執(zhí)行。退費申請流程1.學員提出申請學員或其家長應向琴行提出書面退費申請，說明退費原因，并填寫《琴行退費申請表》。申請表應包含學員姓名、聯(lián)系方式、就讀課程名稱、繳費金額、已上課時數(shù)、申請退費金額等信息。2.教學部門審核教學部門收到退費申請后，對學員的學習情況進行評估。確認學員的出勤記錄、學習進度等是否符合退費條件。如學員存在欠費或未完成的課程作業(yè)，教學部門應通知學員及家長補齊或完成相關事項后，再進行退費審核。3.財務部門核算財務部門根據(jù)教學部門提供的審核意見，核算應退學費金額?？鄢寻l(fā)生的實際成本費用（如教材費、資料費、教師課時費等）后，確定最終退費金額。財務部門應在收到教學部門審核通過的申請后的[X]個工作日內(nèi)完成核算工作。4.管理層審批核算后的退費申請?zhí)峤恢燎傩泄芾韺舆M行審批。管理層根據(jù)琴行的退費政策及實際情況，對退費申請進行最終審定。審批通過后，在《琴行退費申請表》上簽署意見并簽字確認。5.通知學員及家長經(jīng)管理層審批通過后，琴行應及時通知學員及家長退費申請已獲批，并告知退費金額及預計到賬時間。通知方式可采用電話、短信或書面通知等方式，確保學員及家長能夠及時收到信息。6.辦理退費手續(xù)學員及家長在收到退費通知后，應按照琴行要求辦理退費手續(xù)。需提供有效身份證件（學員本人或家長）及繳費憑證原件。琴行財務部門在收到齊全的退費手續(xù)資料后的[X]個工作日內(nèi)完成退費操作，將退費金額支付至學員或家長指定的銀行賬戶。退費爭議處理1.溝通協(xié)商如學員及家長對退費金額或退費方式存在異議，首先由琴行相關工作人員與學員及家長進行溝通協(xié)商。了解其訴求，解釋琴行的退費政策和依據(jù)，爭取達成一致意見。2.調(diào)解處理若溝通協(xié)商無法解決爭議，可由琴行內(nèi)部設立的調(diào)解小組進行調(diào)解。調(diào)解小組由教學部門、財務部門及管理層代表組成。調(diào)解小組應在收到爭議申請后的[X]個工作日內(nèi)組織調(diào)解會議，聽取雙方意見，依據(jù)事實和相關規(guī)定進行調(diào)解，并出具調(diào)解意見。3.第三方介入如調(diào)解仍無法達成滿意結(jié)果，學員及家長可向當?shù)亟逃鞴懿块T或消費者協(xié)會等相關機構(gòu)投訴，尋求第三方介入調(diào)解。琴行應積極配合相關機構(gòu)的調(diào)查和調(diào)解工作，提供必要的資料和信息。4.法律途徑若通過以上方式仍無法解決爭議，雙方均可依法通過法律途徑維護自身權益。在法律訴訟過程中，琴行應積極應對，按照法律要求提供證據(jù)和資料，配合司法機關的工作。檔案管理1.建立退費檔案琴行應建立完善的退費檔案管理制度，為每一筆退費申請建立獨立的檔案。檔案內(nèi)容應包括《琴行退費申請表》、學員學習記錄、教學部門審核意見、財務核算明細、管理層審批文件、溝通協(xié)商記錄、調(diào)解處理結(jié)果（如有）、法律訴訟相關資料（如有）等。2.檔案保存期限退費檔案應妥善保存，保存期限為自退費辦理完成之日起[X]年。保存期限屆滿后，經(jīng)琴行管理層批準，可按照相關規(guī)定進行銷毀處理。3.檔案查閱與使用因工作需要查閱退費檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關部門負責人批準后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自復制、涂改、抽取、撤換檔案資料。涉及退費爭議處理或法律訴訟的檔案，需按照相關法律程序和要求進行查閱和使用。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督琴行應設立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負責對退費管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督。定期對退費申請流程、核算結(jié)果、檔案管理等進行檢查，確保退費管理工作符合本制度及相關規(guī)定要求。2.違規(guī)處理對于在退費管理工作中違反本制度規(guī)定的工作人員，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。如因違規(guī)行為給琴行或?qū)W員造成損失的，應依法承擔賠償責任。3.外部監(jiān)督積極接受教育主管部門、消費者協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查。對于外部機構(gòu)提出的意見和建議，應認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關機構(gòu)。附則1.本制度解釋權本制度由本琴行負責解釋。2.制