物資進出庫管理制度一、總則（一）目的為了加強公司物資進出庫管理，規(guī)范物資出入庫流程，確保物資的安全、完整，提高物資使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有物資的進出庫管理，包括原材料、輔助材料、半成品、成品、辦公用品、設備及配件等。（三）職責分工1.采購部門負責根據生產計劃和庫存情況，及時采購所需物資，并確保采購物資的質量和交貨期。在物資到貨前，應及時通知倉庫做好收貨準備。2.倉庫管理部門負責物資的驗收、存儲、保管、發(fā)放等工作，確保物資的數量準確、質量完好、存儲安全。建立物資臺賬，定期進行盤點，及時反映物資的出入庫情況和庫存動態(tài)。3.生產部門根據生產計劃，提前向倉庫提交物資需求計劃，合理安排物資的使用，提高物資利用率。在物資使用過程中，應及時反饋物資的使用情況和質量問題。4.質量檢驗部門負責對采購物資和生產過程中的物資進行質量檢驗，確保物資符合質量標準。對不合格物資，有權拒絕入庫，并督促采購部門進行處理。5.財務部門負責審核物資出入庫憑證，進行賬務處理，確保物資出入庫數據的準確性和財務核算的規(guī)范性。定期與倉庫核對賬目，監(jiān)督物資庫存情況。二、物資入庫管理（一）入庫申請1.采購部門根據生產計劃和庫存情況，填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、需求日期等信息，經部門負責人審核后提交給相關領導審批。2.生產部門根據生產進度，提前向倉庫提交《物資需求計劃表》，明確所需物資的種類、數量、使用時間等，以便倉庫做好準備。（二）到貨通知1.采購部門在物資到貨前，應及時通知倉庫管理部門，告知物資的名稱、規(guī)格型號、數量、預計到貨時間等信息。2.倉庫管理部門接到到貨通知后，應安排好收貨人員和場地，準備好驗收工具和相關文件。（三）物資驗收1.物資到貨后，倉庫收貨人員應與送貨人員共同核對物資的名稱、規(guī)格型號、數量、質量等，確保與送貨單和采購合同一致。2.質量檢驗部門按照相關標準和規(guī)定，對物資進行質量檢驗。檢驗合格的物資，在送貨單上簽字確認；檢驗不合格的物資，應填寫《不合格物資報告》，注明不合格原因，及時通知采購部門處理。3.倉庫收貨人員根據驗收結果，對合格物資辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務部門。入庫單應詳細記錄物資的名稱、規(guī)格型號、數量、入庫日期、供應商等信息。（四）入庫存儲1.倉庫管理人員根據物資的性質、特點和類別，合理安排存儲位置，確保物資存儲安全、有序。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫應建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數量、入庫日期、出庫日期、領用部門、領用人員等信息。定期對物資臺賬進行核對和盤點，確保賬物相符。三、物資出庫管理（一）出庫申請1.生產部門根據生產計劃，填寫《物資領料單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息，經部門負責人審核后提交給倉庫管理部門。2.其他部門因工作需要領用物資時，應填寫《物資領用申請表》，經部門負責人審批后，到倉庫辦理領用手續(xù)。（二）出庫審批1.倉庫管理部門接到出庫申請后，應對申請內容進行審核，確保物資領用的合理性和必要性。2.對于重要物資或大批量物資的出庫，應經相關領導審批后，方可辦理出庫手續(xù)。（三）物資發(fā)放1.倉庫管理人員根據審批后的出庫申請，按照先進先出的原則，及時發(fā)放物資。發(fā)放物資時，應認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數量等信息，確保與出庫申請一致。2.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應在《物資出庫單》上簽字確認，并更新物資臺賬。《物資出庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領用部門，一聯(lián)交財務部門。3.對于貴重物資或限量發(fā)放的物資，應實行專人專管，嚴格控制發(fā)放數量和使用范圍。領用人員應在領用登記表上簽字確認，倉庫管理人員應定期進行核對和盤點。（四）出庫跟蹤1.倉庫管理部門應定期對物資的出庫情況進行跟蹤，了解物資的使用情況和剩余數量。對于長期未使用或剩余較多的物資，應及時與領用部門溝通，督促其合理使用或辦理退庫手續(xù)。2.領用部門在物資使用過程中，如發(fā)現物資質量問題或數量短缺等情況，應及時與倉庫管理部門和采購部門聯(lián)系，查明原因并進行處理。四、物資盤點管理（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應定期制定物資盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。盤點計劃應報財務部門和相關領導審批后執(zhí)行。2.盤點時間一般為每月末或每季度末，也可根據實際情況進行不定期盤點。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對倉庫內的物資進行逐一清點，確保賬物相符。盤點過程中，應認真記錄物資的實際數量、規(guī)格型號、存放位置等信息。2.對于盤點中發(fā)現的賬實不符情況，應及時查明原因，并填寫《物資盤點差異表》，注明差異物資的名稱、規(guī)格型號、數量、差異原因等信息。3.倉庫管理人員應對盤點差異進行分析，屬于人為原因造成的差異，應追究相關人員的責任；屬于自然損耗或其他不可抗力因素造成的差異，應報相關領導審批后進行處理。（三）盤點報告1.盤點結束后，盤點人員應根據盤點結果，編制《物資盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實差異情況及處理結果等信息。2.《物資盤點報告》經倉庫管理部門負責人審核后，報財務部門和相關領導審批。財務部門應根據盤點報告，及時調整賬務，確保賬實相符。五、物資報廢管理（一）報廢申請1.物資因損壞、過期、變質等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，經部門負責人審核后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到報廢申請后，應對申請內容進行核實，并組織相關人員對報廢物資進行鑒定。（二）報廢審批1.對于價值較低的物資報廢申請，由倉庫管理部門負責人審批后即可辦理報廢手續(xù)。2.對于價值較高的物資報廢申請，應經財務部門、質量檢驗部門和相關領導審批后，方可辦理報廢手續(xù)。（三）報廢處理1.經審批同意報廢的物資，倉庫管理部門應及時組織清理，并按照相關規(guī)定進行處理。對于有回收價值的報廢物資，應進行回收處理；對于無回收價值的報廢物資，應進行報廢銷毀處理。2.報廢物資處理過程中，應做好記錄，包括報廢物資的名稱、規(guī)格型號、數量、處理方式、處理時間、處理人員等信息。處理記錄應妥善保存，以備查閱。六、物資退貨管理（一）退貨原因1.采購的物資因質量問題、規(guī)格型號不符、數量短缺等原因，需要退貨的，由采購部門負責與供應商協(xié)商解決。2.生產過程中產生的不合格半成品或成品，需要退貨給供應商的，由生產部門負責提出退貨申請。（二）退貨申請1.采購部門或生產部門填寫《物資退貨申請表》，詳細注明退貨物資的名稱、規(guī)格型號、數量、退貨原因等信息，經部門負責人審核后提交給相關領導審批。2.審批通過后，采購部門應及時通知供應商辦理退貨手續(xù)，并提供退貨的相關信息。（三）退貨處理1.供應商接到退貨通知后，應及時安排人員到公司辦理退貨接收手續(xù)。倉庫管理部門應與供應商共同核對退貨物資的名稱、規(guī)格型號、數量等信息，確保與退貨申請一致。2.退貨物資經檢驗合格后，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并更新物資臺賬。對于退貨物資存在質量問題或其他爭議的，應及時與供應商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。七、物資信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)公司應建立物資管理信息系統(tǒng)，實現物資采購、入庫、存儲、發(fā)放、盤點、報廢、退貨等業(yè)務的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便各部門及時掌握物資動態(tài)。（二）數據錄入與維護1.倉庫管理部門應指定專人負責物資管理信息系統(tǒng)的數據錄入和維護工作，確保數據的準確性和及時性。2.物資出入庫、盤點、報廢等業(yè)務發(fā)生后，相關人員應及時在物資管理信息系統(tǒng)中錄入相關數據，更新物資臺賬和庫存信息。3.定期對物資管理信息系統(tǒng)的數據進行備份，防止數據丟失。（三）信息共享與查詢1.物資管理信息系統(tǒng)應實現各部門之間的信息共享，采購部門、生產部門、財務部門等可根據權限查詢物資相關信息，以便及時掌握物資動態(tài)，合理安排工作。2.倉庫管理人員應定期對物資管理信息系統(tǒng)的數據進行分析，為物資管理決策提供依據。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對物資進出庫管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查物資出入庫流程的執(zhí)行情況、物資臺賬的記錄情況、物資庫存的管理情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立物資進出庫管理考核評價機制，對采購部門、倉庫管理部門、生產部門等相關部門和人員的物資管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括物資采購及時性、物資驗收合格率、物資庫存準確率、物資發(fā)放準確率、物資盤點差異率等?？己私Y果與部門和個人的績效掛鉤。