物證管理室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物證管理室的規(guī)范化管理，確保物證的妥善保管、有效利用和安全流轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司物證管理室的所有物證管理工作，包括物證的收集、登記、保管、借閱、歸還、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：物證應(yīng)真實(shí)、客觀地反映案件事實(shí)，不得偽造、篡改。2.合法性原則：物證的收集、保管、使用等應(yīng)符合法律法規(guī)的要求。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)物證涉及的隱私和機(jī)密信息，防止泄露。4.責(zé)任追究原則：對物證管理過程中的違規(guī)行為，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、物證管理室職責(zé)（一）負(fù)責(zé)物證的統(tǒng)一管理制定物證管理制度和工作流程，明確各崗位人員職責(zé)，確保物證管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（二）物證的收集與登記1.接收各部門移交的物證，核對物證的名稱、數(shù)量、來源、取得時間等信息，并進(jìn)行詳細(xì)登記。2.對物證進(jìn)行分類編號，建立物證檔案，記錄物證的基本情況、保管狀態(tài)、流轉(zhuǎn)過程等。（三）物證的保管1.根據(jù)物證的性質(zhì)、特點(diǎn)，選擇合適的保管場所和保管方式，確保物證的安全、完整。2.定期對物證進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理物證的損壞、變質(zhì)、丟失等問題。3.做好物證保管場所的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。（四）物證的借閱與歸還1.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理物證借閱手續(xù)，明確借閱人、借閱時間、借閱用途等信息。2.對借閱的物證進(jìn)行跟蹤管理，督促借閱人按時歸還。借閱人歸還物證時，管理人員應(yīng)認(rèn)真核對物證的數(shù)量、質(zhì)量等情況，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）物證的鑒定與處理1.根據(jù)工作需要，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)或人員對物證進(jìn)行鑒定，確保物證的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和合法性。2.對已失去保存價值或無需繼續(xù)保存的物證，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。（六）與其他部門的協(xié)作1.積極配合公司內(nèi)部各部門的工作，及時提供物證支持和相關(guān)信息。2.協(xié)助司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等開展調(diào)查取證工作，按照要求提供物證和相關(guān)資料。三、物證的收集與登記（一）收集范圍1.與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各類物證，包括但不限于合同協(xié)議、文件資料、票據(jù)憑證、印章印鑒、樣品樣本、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等。2.在公司內(nèi)部管理、糾紛處理、案件調(diào)查等過程中產(chǎn)生或涉及的物證。（二）收集要求1.各部門在工作中發(fā)現(xiàn)或獲取與物證相關(guān)的信息時，應(yīng)及時收集，并妥善保管。2.收集物證時，應(yīng)確保物證的完整性和原始性，不得對物證進(jìn)行擅自修改、刪除或損毀。3.對于重要物證，應(yīng)同時收集相關(guān)的背景資料、說明文件等，以便更好地理解物證的意義和價值。（三）登記內(nèi)容1.物證的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、取得時間、取得方式等基本信息。2.物證的保管狀態(tài)，包括保管地點(diǎn)、保管人等。3.物證的流轉(zhuǎn)情況，如借閱記錄、歸還記錄、鑒定記錄、銷毀記錄等。（四）登記流程1.物證收集后，由收集人填寫《物證登記表》，詳細(xì)記錄物證的相關(guān)信息。2.將填寫好的《物證登記表》連同物證一并提交給物證管理室管理人員。3.物證管理室管理人員對提交的物證和登記表進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在登記表上簽字確認(rèn)，并將物證納入物證管理室進(jìn)行統(tǒng)一管理。四、物證的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的物證保管室，確保保管室具備良好的安全防范條件，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.根據(jù)物證的性質(zhì)和保管要求，合理劃分保管區(qū)域，設(shè)置不同類型物證的存放專柜或貨架。3.保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，防止物證因環(huán)境因素受損。（二）保管方式1.對不同類型的物證，采取相應(yīng)的保管方式。例如，紙質(zhì)物證應(yīng)分類存放，避免受潮、發(fā)霉；電子數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；貴重物品、危險物品等應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的防護(hù)措施。2.對物證進(jìn)行標(biāo)識管理，在物證上或其包裝上標(biāo)明物證的名稱、編號、保管期限等信息，便于識別和管理。3.建立物證保管臺賬，詳細(xì)記錄物證的出入庫情況、保管狀態(tài)變化等信息，做到賬物相符。（三）定期檢查與盤點(diǎn)1.物證管理室管理人員應(yīng)定期對物證進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物證的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀態(tài)等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.每月末對物證進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《物證盤點(diǎn)表》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的物證損壞、變質(zhì)、丟失等問題，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（四）安全防范措施1.加強(qiáng)保管室的安全保衛(wèi)工作，安排專人負(fù)責(zé)保管室的日常安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入保管室。2.安裝必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。3.做好防盜工作，保管室門窗應(yīng)堅固可靠，安裝防盜報警裝置，并與公司安全監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。4.對物證的存儲環(huán)境進(jìn)行定期監(jiān)測，如溫濕度監(jiān)測、防蟲防鼠等，確保物證的安全保存。五、物證的借閱與歸還（一）借閱申請1.因工作需要借閱物證的部門或個人，應(yīng)填寫《物證借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱物證的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息。2.將填寫好的《物證借閱申請表》提交給本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，簽字蓋章，并提交給物證管理室。（二）審批流程1.物證管理室管理人員收到《物證借閱申請表》后，對借閱申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱用途是否合理、借閱時間是否符合規(guī)定、借閱人是否具備借閱資格等。2.對于重要物證或涉及機(jī)密信息的物證借閱申請，需經(jīng)物證管理室負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理借閱手續(xù)。3.審批通過后，物證管理室管理人員在《物證借閱申請表》上簽字，并注明批準(zhǔn)借閱的時間和期限。（三）借閱手續(xù)辦理1.借閱人憑批準(zhǔn)后的《物證借閱申請表》到物證管理室辦理借閱手續(xù)。管理人員根據(jù)申請表上的信息，核對物證的名稱、數(shù)量等，確認(rèn)無誤后，將物證交予借閱人，并在《物證借閱登記冊》上登記借閱信息。2.借閱人應(yīng)在借閱物證時仔細(xì)檢查物證的完好情況，如有損壞或疑問，應(yīng)及時向管理人員提出。3.借閱人領(lǐng)取物證后，應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或改變物證的用途。（四）歸還手續(xù)辦理1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還物證。如需延期歸還，應(yīng)提前向物證管理室提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人歸還物證時，應(yīng)將物證完好無損地交還給物證管理室管理人員。管理人員對歸還的物證進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對物證的名稱、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確認(rèn)無誤后，在《物證借閱登記冊》上登記歸還時間，并辦理歸還手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)歸還的物證有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)物證的價值和損壞程度確定。六、物證的鑒定與處理（一）鑒定申請1.根據(jù)工作需要，如需對物證進(jìn)行鑒定，由相關(guān)部門或人員填寫《物證鑒定申請表》，詳細(xì)說明鑒定的物證名稱、鑒定目的、鑒定要求等信息。2.將填寫好的《物證鑒定申請表》提交給物證管理室，物證管理室審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）鑒定機(jī)構(gòu)選擇1.經(jīng)批準(zhǔn)后，物證管理室負(fù)責(zé)選擇具有資質(zhì)的專業(yè)鑒定機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行物證鑒定。選擇鑒定機(jī)構(gòu)時，應(yīng)綜合考慮其資質(zhì)、信譽(yù)、專業(yè)能力等因素。2.與選定的鑒定機(jī)構(gòu)簽訂鑒定委托合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括鑒定費(fèi)用、鑒定時間、鑒定報告格式等內(nèi)容。（三）鑒定過程跟蹤1.在鑒定過程中，物證管理室應(yīng)與鑒定機(jī)構(gòu)保持密切溝通，及時了解鑒定進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決鑒定過程中出現(xiàn)的問題。2.鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)按照合同約定的時間和要求完成鑒定工作，并出具鑒定報告。物證管理室收到鑒定報告后，應(yīng)認(rèn)真審核報告內(nèi)容，確保鑒定結(jié)論的準(zhǔn)確性和可靠性。（四）處理決定1.根據(jù)鑒定報告的結(jié)論，由相關(guān)部門或人員提出物證的處理建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.處理建議包括對物證的繼續(xù)保管、銷毀、存檔等處理方式。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批意見作出最終的處理決定。（五）處理執(zhí)行1.物證管理室按照公司領(lǐng)導(dǎo)的處理決定，組織實(shí)施物證的處理工作。對于需要銷毀的物證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好記錄。2.銷毀物證時，應(yīng)選擇安全、環(huán)保的銷毀方式，確保物證信息無法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀物證的名稱和數(shù)量等內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對物證管理室的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物證管理制度的執(zhí)行情況、物證的保管情況、借閱歸還情況、鑒定處理情況等。2.物證管理室應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告自查情況。（二）考核評價1.建立物證管理工作考核評價機(jī)制，對物證管理室及相關(guān)工作