職業(yè)技術(shù)學(xué)院安全保衛(wèi)檔案管理工作細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院安全保衛(wèi)檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在安全保衛(wèi)工作中的參考和憑證作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及學(xué)院實(shí)際情況，特制定本工作細(xì)則。2.安全保衛(wèi)檔案管理工作由學(xué)院安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)，接受學(xué)院檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查。二、檔案收集范圍1.文件類-上級(jí)部門下達(dá)的有關(guān)安全保衛(wèi)工作的政策、法規(guī)、通知、指示等文件。-學(xué)院制定的安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)定、制度等文件材料。-安全保衛(wèi)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括部門內(nèi)部會(huì)議、與其他部門協(xié)調(diào)會(huì)議等相關(guān)記錄。2.人員信息類-安保人員個(gè)人檔案，包含入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、培訓(xùn)記錄、考核獎(jiǎng)懲記錄等。-重點(diǎn)人員（如曾有違法犯罪記錄、與學(xué)院發(fā)生糾紛人員等）信息檔案，記錄其基本情況、相關(guān)事件經(jīng)過及處理結(jié)果。3.安全檢查與隱患排查類-日常安全檢查記錄，涵蓋校園設(shè)施設(shè)備、消防器材、水電安全等方面的檢查情況，包括檢查時(shí)間、地點(diǎn)、檢查人員、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。-專項(xiàng)安全檢查報(bào)告，如寒暑假前、重大活動(dòng)前的全面安全檢查報(bào)告，以及針對(duì)特定區(qū)域（如實(shí)驗(yàn)室、食堂）的專項(xiàng)檢查報(bào)告。-安全隱患排查治理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄隱患發(fā)現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、整改措施、整改責(zé)任人、整改期限及整改完成情況等信息。4.案件與事故類-校園內(nèi)發(fā)生的各類治安案件、刑事案件、安全事故的報(bào)案記錄、調(diào)查處理報(bào)告、相關(guān)證據(jù)材料（如現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻監(jiān)控資料、證人證言等）。-事故處理過程中的協(xié)調(diào)會(huì)議記錄、賠償協(xié)議、責(zé)任認(rèn)定等文件。5.應(yīng)急預(yù)案與演練類-學(xué)院制定的各類安全保衛(wèi)應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等。-應(yīng)急演練計(jì)劃、方案、總結(jié)報(bào)告，以及演練過程中的圖片、視頻等資料。6.其他類-安全保衛(wèi)工作相關(guān)的宣傳資料、培訓(xùn)教材、課件等。-與外部單位簽訂的安全保衛(wèi)相關(guān)協(xié)議、合同，如安保服務(wù)外包合同、消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)合同等。三、檔案整理與歸檔1.分類-根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，將安全保衛(wèi)檔案分為上述各類別，并進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，文件類可按年度、發(fā)文單位進(jìn)行細(xì)分；人員信息類按人員類別劃分。-對(duì)每一類檔案建立相應(yīng)的文件夾或檔案盒，并在顯著位置標(biāo)明類別名稱。2.編號(hào)-為便于管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息。例如，文件類檔案編號(hào)格式可為“AB-20XX-00X”，其中“AB”代表安全保衛(wèi)檔案類別，“20XX”為年份，“00X”為順序號(hào)。3.編目-編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。-目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份置于檔案盒內(nèi)，一份作為總目錄單獨(dú)保存，方便查閱。4.裝訂與歸檔-對(duì)于紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時(shí)要去除金屬物，采用線裝或膠水粘貼等方式。-按照分類和編號(hào)順序，將整理好的檔案裝入相應(yīng)的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。-檔案盒應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中，按照一定的排列順序擺放，便于查找和管理。四、檔案保管1.檔案庫(kù)房要求-檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。-配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板、門禁系統(tǒng)等。-庫(kù)房應(yīng)安裝遮光窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。2.定期檢查-安全保衛(wèi)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次。-檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況（如是否受潮、發(fā)霉、蟲蛀等）、編號(hào)與目錄是否一致等。-對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的處理措施，如對(duì)受潮檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)損壞檔案進(jìn)行修復(fù)等。3.保管期限-根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需要，確定不同檔案的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長(zhǎng)期（5年以上）。-具體保管期限如下：-一般性文件、宣傳資料等保管期限為短期。-人員信息檔案、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案等保管期限為中期。-案件與事故處理檔案、重要協(xié)議合同等保管期限為長(zhǎng)期。-臨近保管期限屆滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案利用1.查閱與借閱制度-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱安全保衛(wèi)檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱或編號(hào)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。-如需借閱檔案，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需填寫《檔案借閱登記表》，明確借閱期限、歸還日期等。借閱期限一般不超過一周，如需延長(zhǎng)，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供檔案，并做好查閱和借閱記錄，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。2.外部單位查閱-外部單位因工作需要查閱學(xué)院安全保衛(wèi)檔案，須持單位介紹信，說明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)學(xué)院安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。-外部單位查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，嚴(yán)禁查閱人員擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需復(fù)制檔案，須經(jīng)學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并注明用途。3.保密要求-安全保衛(wèi)檔案涉及學(xué)院的安全信息和敏感內(nèi)容，查閱和借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。-檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案信息的不當(dāng)傳播。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，將按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化掃描-逐步推進(jìn)安全保衛(wèi)檔案的數(shù)字化工作，對(duì)重要檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案。-掃描分辨率不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF，確保圖像清晰、完整。-掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和管理。2.數(shù)字化存儲(chǔ)-將掃描后的電子檔案存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。3.數(shù)字化利用-利用電子檔案管理系統(tǒng)，為學(xué)院內(nèi)部人員提供便捷的檔案查閱服務(wù)，提高檔案利用效率。-在確保安全保密的前提下，可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的遠(yuǎn)程查閱，但需嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。七、檔案銷毀1.鑒定與審批-對(duì)保管期限屆滿或確無保存價(jià)值的檔案，由安全保衛(wèi)檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。-《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施-經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。-銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，并由執(zhí)行人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。-銷毀記錄應(yīng)作為檔案保存，以備查考。八、檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的