職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)資源檔案管理工作實(shí)施辦法?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)資源檔案管理，有效保護(hù)和利用教學(xué)資源檔案，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及教育主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，特制定本實(shí)施辦法。2.教學(xué)資源檔案是指學(xué)院在教學(xué)活動、教學(xué)研究、教學(xué)管理等過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。3.教學(xué)資源檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、確保安全、便于利用的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的作用。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)院檔案管理委員會-學(xué)院設(shè)立檔案管理委員會，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)學(xué)院教學(xué)資源檔案管理工作。-檔案管理委員會定期召開會議，研究解決教學(xué)資源檔案管理工作中的重大問題，審議檔案管理制度、發(fā)展規(guī)劃及重要工作方案等。2.學(xué)院綜合檔案室-學(xué)院綜合檔案室是學(xué)院教學(xué)資源檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定和完善教學(xué)資源檔案管理的規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門教學(xué)資源檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。-負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用全院教學(xué)資源檔案，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編目、裝訂、上架，確保檔案管理規(guī)范有序。-運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)教學(xué)資源檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平和利用效率。3.各教學(xué)單位及相關(guān)部門-各教學(xué)單位（系、部、中心等）及相關(guān)職能部門（教務(wù)處、科研處、學(xué)生處等）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門教學(xué)資源檔案的收集、整理、歸檔和移交工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時性。-各部門檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照學(xué)院檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范開展工作，積極配合學(xué)院綜合檔案室完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)。三、歸檔范圍與要求1.歸檔范圍-教學(xué)文件材料：上級教育主管部門及學(xué)院制定的有關(guān)教學(xué)工作的政策、法規(guī)、條例、規(guī)定、辦法等文件；學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；教學(xué)改革方案、教學(xué)評估材料等。-教學(xué)管理制度：學(xué)院教學(xué)管理制度、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與保障制度、教師教學(xué)工作規(guī)范等相關(guān)文件。-專業(yè)建設(shè)材料：專業(yè)人才培養(yǎng)方案、專業(yè)申報(bào)與評估材料、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃與總結(jié)、課程體系改革材料等。-課程建設(shè)材料：課程教學(xué)大綱、教案、講稿、課件、課程考核材料（試卷、成績冊、考試分析等）、精品課程建設(shè)材料等。-實(shí)踐教學(xué)材料：實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。-師資隊(duì)伍建設(shè)材料：教師基本信息、教師資格證書、教師培訓(xùn)進(jìn)修記錄、教學(xué)競賽獲獎材料、教師教學(xué)質(zhì)量評價(jià)材料等。-教學(xué)研究與改革項(xiàng)目材料：各級各類教學(xué)研究與改革項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、研究報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料等。-學(xué)生學(xué)籍管理材料：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績檔案、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料等。-教學(xué)設(shè)備與教材管理材料：教學(xué)設(shè)備采購計(jì)劃、驗(yàn)收報(bào)告、使用記錄；教材選用、編寫、評估等相關(guān)材料。-其他教學(xué)資源材料：教學(xué)活動中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料，以及具有保存價(jià)值的其他教學(xué)資源材料。2.歸檔要求-歸檔的教學(xué)資源檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映教學(xué)活動的全過程。文件材料應(yīng)簽署完備，字跡清晰，圖表規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。-歸檔材料應(yīng)按照年度、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。-電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，存儲格式應(yīng)符合國家和學(xué)院的相關(guān)要求，并確保電子文件的可讀性和可檢索性。-各部門應(yīng)在每年規(guī)定的時間內(nèi)將上一年度形成的教學(xué)資源檔案整理完畢，向?qū)W院綜合檔案室移交。移交時應(yīng)填寫《教學(xué)資源檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理與編目1.檔案整理-學(xué)院綜合檔案室接收各部門移交的教學(xué)資源檔案后，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和方法進(jìn)行系統(tǒng)整理。對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、裝盒等工作，確保檔案排列有序，便于管理和查找。-整理過程中，應(yīng)對檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，對不符合要求的檔案及時退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.檔案編目-根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔號、題名、日期、來源、保管期限等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。-采用計(jì)算機(jī)輔助管理手段，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的快速檢索和查詢。同時，打印紙質(zhì)檔案目錄，裝訂成冊，作為檔案管理的重要依據(jù)。五、檔案保管與保護(hù)1.保管設(shè)施-學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品，確保檔案安全。2.保管期限-根據(jù)教學(xué)資源檔案的性質(zhì)和價(jià)值，確定不同的保管期限，分為永久、長期（一般為10年以上）、短期（一般為1-10年）三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院檔案保管期限表執(zhí)行。-對已到保管期限的檔案，由學(xué)院綜合檔案室進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報(bào)學(xué)院檔案管理委員會審批后，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.檔案保護(hù)-定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如紙張霉變、字跡褪色、電子文件損壞等。對受損檔案應(yīng)及時采取修復(fù)措施，確保檔案的完整性和可讀性。-嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，控制檔案庫房的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時，應(yīng)做好登記和安全檢查工作。六、檔案利用與開發(fā)1.利用服務(wù)-學(xué)院綜合檔案室應(yīng)積極開展教學(xué)資源檔案利用服務(wù)工作，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供支持。建立健全檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)和借閱期限等規(guī)定。-校內(nèi)各部門和人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)院綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好借閱登記工作。-校外單位或個人查閱學(xué)院教學(xué)資源檔案，須持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，嚴(yán)禁擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.檔案開發(fā)-學(xué)院綜合檔案室應(yīng)充分挖掘教學(xué)資源檔案的價(jià)值，積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作。通過編寫檔案參考資料、專題匯編、教學(xué)成果展示等形式，為學(xué)院的教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)等提供決策依據(jù)和歷史借鑒。-利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立教學(xué)資源檔案信息服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢和利用，提高檔案信息的共享程度和利用效率。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-學(xué)院綜合檔案室應(yīng)定期對各部門教學(xué)資源檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。-學(xué)院檔案管理委員會不定期對教學(xué)資源檔案管理工作進(jìn)行抽查，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反檔案管理制度的行為，責(zé)令限期改正，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.考核評