職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館采編部工作流程管理辦法?

一、目的為加強(qiáng)學(xué)院圖書館采編部工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高采編工作效率和質(zhì)量，確保圖書館文獻(xiàn)資源的合理建設(shè)與有效利用，特制定本工作流程管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)院圖書館采編部全體工作人員。三、采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求調(diào)研-每學(xué)期末，采編部工作人員應(yīng)協(xié)同各系（部）專業(yè)教師、學(xué)生代表等，通過問卷調(diào)查、座談會(huì)、在線反饋等方式，廣泛收集師生對(duì)各類文獻(xiàn)資源的需求信息。-分析學(xué)院學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置調(diào)整以及教學(xué)科研發(fā)展趨勢(shì)，確定不同學(xué)科、專業(yè)對(duì)文獻(xiàn)資源的需求重點(diǎn)和方向。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算-根據(jù)學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算安排以及圖書館年度發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合需求調(diào)研結(jié)果，采編部會(huì)同圖書館財(cái)務(wù)人員制定詳細(xì)的文獻(xiàn)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)預(yù)算。-預(yù)算應(yīng)明確各類文獻(xiàn)資源（如圖書、期刊、電子資源等）的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)分配比例，并充分考慮資源價(jià)格波動(dòng)、特殊資源采購(gòu)等因素，預(yù)留一定的彈性經(jīng)費(fèi)。3.采購(gòu)計(jì)劃編制-依據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算和需求調(diào)研結(jié)果，采編部制定年度文獻(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)資源的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容，并以表格形式詳細(xì)列出。-采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)圖書館館長(zhǎng)審核，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。四、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選-采編部通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、同行推薦、行業(yè)展會(huì)等）廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。-對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評(píng)估其信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)狀況、供貨能力、服務(wù)質(zhì)量等方面，篩選出符合要求的供應(yīng)商。2.合作洽談與簽約-與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、供貨周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行洽談，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。-合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。3.供應(yīng)商評(píng)估與管理-定期（每季度或半年）對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、文獻(xiàn)質(zhì)量、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)量等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問題的供應(yīng)商，及時(shí)提出整改意見，如整改不力，可終止合作。五、文獻(xiàn)采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)-采編人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫文獻(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬采購(gòu)文獻(xiàn)的名稱、作者、出版社、ISBN號(hào)（或ISSN號(hào)）、價(jià)格等信息。-采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)采編部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交圖書館館長(zhǎng)審批。2.訂單下達(dá)-審批通過后，采編人員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。訂單應(yīng)準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)采購(gòu)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。-建立訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解訂單執(zhí)行情況，如遇供應(yīng)商無法按時(shí)供貨等問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.到貨驗(yàn)收-文獻(xiàn)到貨后，采編人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨文獻(xiàn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括文獻(xiàn)的數(shù)量、品種、版本、質(zhì)量等方面。-核對(duì)文獻(xiàn)的送貨清單與采購(gòu)訂單是否一致，如有差異，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通核實(shí)。對(duì)驗(yàn)收不合格的文獻(xiàn)，要求供應(yīng)商及時(shí)更換或處理。-驗(yàn)收合格的文獻(xiàn)，由采編人員在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。六、文獻(xiàn)分類編目1.分類-依據(jù)《中國(guó)圖書館分類法》以及學(xué)院圖書館的分類細(xì)則，對(duì)新到文獻(xiàn)進(jìn)行分類。分類人員應(yīng)準(zhǔn)確把握文獻(xiàn)的主題內(nèi)容和學(xué)科屬性，確保分類的準(zhǔn)確性和一致性。-對(duì)于難以準(zhǔn)確分類的文獻(xiàn)，應(yīng)組織采編部?jī)?nèi)部討論或請(qǐng)教相關(guān)專家，確定合適的分類號(hào)。2.編目-使用圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)，按照《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行編目。編目?jī)?nèi)容包括文獻(xiàn)的基本信息（如題名、作者、出版社、出版年等）、館藏信息（如館藏地點(diǎn)、索書號(hào)等）以及相關(guān)的主題詞和分類號(hào)。-編目過程中，要認(rèn)真核對(duì)文獻(xiàn)信息，確保錄入的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，為每?jī)?cè)文獻(xiàn)編制唯一的條碼號(hào)，用于后續(xù)的流通管理。3.數(shù)據(jù)審核-編目完成后，由專人對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、一致性等方面，如題名、作者姓名的拼寫是否正確，分類號(hào)、主題詞的選取是否恰當(dāng)?shù)取?對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給編目人員進(jìn)行修改，確保編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。審核通過的數(shù)據(jù)方可正式存入圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)。七、文獻(xiàn)加工與上架1.文獻(xiàn)加工-對(duì)驗(yàn)收合格且編目完成的文獻(xiàn)進(jìn)行加工處理，包括粘貼書標(biāo)、磁條、條碼等。書標(biāo)應(yīng)粘貼在文獻(xiàn)封面的醒目位置，磁條應(yīng)隱蔽粘貼在文獻(xiàn)內(nèi)頁(yè)，條碼應(yīng)清晰、牢固地粘貼在規(guī)定位置。-為文獻(xiàn)加蓋館藏章，注明圖書館名稱、館藏地點(diǎn)等信息。文獻(xiàn)加工應(yīng)遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保加工質(zhì)量和美觀度。2.上架準(zhǔn)備-根據(jù)文獻(xiàn)的分類號(hào)和館藏地點(diǎn)，將加工好的文獻(xiàn)進(jìn)行整理和排序，為上架做好準(zhǔn)備。-與圖書館各借閱部門溝通協(xié)調(diào)，確定文獻(xiàn)的上架時(shí)間和具體位置，確保文獻(xiàn)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)入流通環(huán)節(jié)。3.文獻(xiàn)上架-按照既定的上架計(jì)劃和排架規(guī)則，將文獻(xiàn)逐一上架到相應(yīng)的書架上。上架過程中要注意文獻(xiàn)的排列順序，確保書架的整齊和有序。-完成上架后，對(duì)書架進(jìn)行檢查和整理，確保文獻(xiàn)擺放無誤，并更新館藏信息系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。八、統(tǒng)計(jì)與報(bào)表1.業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)-采編部應(yīng)建立完善的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)采購(gòu)、分類編目、文獻(xiàn)加工等各項(xiàng)工作進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括文獻(xiàn)采購(gòu)數(shù)量、金額、各類文獻(xiàn)的比例、編目數(shù)據(jù)量、加工文獻(xiàn)數(shù)量等。-統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，可采用手工記錄與自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)來源可靠。2.報(bào)表編制-根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，每月、每季度、每年編制相應(yīng)的工作報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。報(bào)表應(yīng)采用規(guī)范的格式，以圖表、數(shù)據(jù)等形式直觀地反映采編部的工作情況和業(yè)績(jī)。-報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括工作進(jìn)展、完成指標(biāo)情況、存在的問題及改進(jìn)措施等方面。報(bào)表需經(jīng)采編部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交圖書館館長(zhǎng)審閱。九、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督-采編部建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各項(xiàng)工作流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括采購(gòu)程序的合規(guī)性、編目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、文獻(xiàn)加工的質(zhì)量等方面。-對(duì)監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保工作質(zhì)量和效率的不斷提高。2.績(jī)效考核-制定科學(xué)合理的績(jī)效考核制度，對(duì)采編部工作人員的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行全面考核。考核指標(biāo)應(yīng)量化、可操作，如采購(gòu)任務(wù)完成率、編目數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率、工作失誤率等。-績(jī)效考核結(jié)果與工作人