職業(yè)技術(shù)學(xué)院心理健康教育檔案管理工作辦法?

一、總則1.為加強(qiáng)我院心理健康教育檔案管理工作，規(guī)范檔案的建立、使用、保管與維護(hù)，充分發(fā)揮心理健康教育檔案在學(xué)生心理健康教育工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育部關(guān)于高校學(xué)生心理健康教育工作的有關(guān)要求，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制定本辦法。2.心理健康教育檔案是學(xué)生心理健康狀況的重要記錄，是學(xué)院開(kāi)展心理健康教育與輔導(dǎo)工作的重要依據(jù)。檔案管理工作應(yīng)遵循科學(xué)性、保密性、完整性、動(dòng)態(tài)性原則，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、安全。二、管理職責(zé)1.心理健康教育中心-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃全院心理健康教育檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-組織開(kāi)展學(xué)生心理健康測(cè)評(píng)工作，收集、整理、分析測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)，為學(xué)生建立心理健康檔案基礎(chǔ)信息。-指導(dǎo)、培訓(xùn)各系部輔導(dǎo)員及相關(guān)工作人員開(kāi)展心理健康教育檔案的日常管理工作，定期檢查檔案管理情況。-負(fù)責(zé)心理健康教育檔案的信息化建設(shè)與管理，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)與有效利用。-依據(jù)檔案信息，為學(xué)院心理健康教育工作提供決策支持，針對(duì)學(xué)生群體的心理健康狀況提出工作建議和干預(yù)措施。2.系部-配合心理健康教育中心開(kāi)展學(xué)生心理健康測(cè)評(píng)工作，組織本系學(xué)生按時(shí)完成測(cè)評(píng)任務(wù)。-負(fù)責(zé)收集、整理本系學(xué)生心理健康相關(guān)資料，包括但不限于學(xué)生日常心理表現(xiàn)記錄、心理咨詢預(yù)約及咨詢記錄、心理危機(jī)干預(yù)記錄等，并及時(shí)提交至心理健康教育中心。-協(xié)助心理健康教育中心對(duì)本系有心理健康問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行跟蹤關(guān)注，將學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息反饋至心理健康教育中心，以便更新檔案內(nèi)容。-負(fù)責(zé)本系心理健康教育檔案的初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.輔導(dǎo)員-關(guān)注班級(jí)學(xué)生的心理健康狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生心理問(wèn)題并記錄相關(guān)情況，將重要信息反饋給系部和心理健康教育中心。-協(xié)助心理健康教育中心和系部開(kāi)展心理健康教育檔案的建立工作，指導(dǎo)學(xué)生如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人心理健康相關(guān)信息。-配合心理健康教育中心和系部對(duì)重點(diǎn)關(guān)注學(xué)生進(jìn)行日常跟蹤管理，記錄學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活中的心理變化情況，為檔案更新提供依據(jù)。三、檔案建立1.建立對(duì)象全體在校學(xué)生均應(yīng)建立心理健康教育檔案。2.建立內(nèi)容-基本信息：包括學(xué)生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式、家庭主要成員信息等。-心理健康測(cè)評(píng)結(jié)果：涵蓋入學(xué)時(shí)及在校期間定期或不定期開(kāi)展的各類(lèi)心理健康測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)，如癥狀自評(píng)量表（SCL-90）、大學(xué)生心理健康普查問(wèn)卷等測(cè)評(píng)結(jié)果及分析報(bào)告。-心理咨詢記錄：學(xué)生接受個(gè)體心理咨詢或團(tuán)體心理輔導(dǎo)的相關(guān)記錄，包括咨詢時(shí)間、地點(diǎn)、咨詢師、咨詢主題、咨詢過(guò)程摘要、咨詢效果評(píng)估等。-心理危機(jī)干預(yù)記錄：針對(duì)出現(xiàn)心理危機(jī)的學(xué)生，詳細(xì)記錄危機(jī)事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過(guò)、采取的干預(yù)措施、干預(yù)效果及后續(xù)跟蹤情況等。-日常心理表現(xiàn)記錄：由輔導(dǎo)員、任課教師或班級(jí)心理委員提供的學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活中的日常心理表現(xiàn)，如情緒狀態(tài)、人際關(guān)系、學(xué)習(xí)態(tài)度、行為異常等方面的記錄。-其他相關(guān)資料：與學(xué)生心理健康教育有關(guān)的其他資料，如心理治療病歷、心理康復(fù)訓(xùn)練記錄等。3.建立流程-信息收集：心理健康教育中心通過(guò)學(xué)院信息管理系統(tǒng)獲取學(xué)生基本信息，同時(shí)組織學(xué)生進(jìn)行心理健康測(cè)評(píng)，收集測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)。各系部輔導(dǎo)員及相關(guān)工作人員負(fù)責(zé)收集學(xué)生日常心理表現(xiàn)記錄、心理咨詢預(yù)約及咨詢記錄、心理危機(jī)干預(yù)記錄等資料。-整理歸檔：心理健康教育中心對(duì)收集到的各類(lèi)信息進(jìn)行整理、分類(lèi)，按照統(tǒng)一的檔案編號(hào)規(guī)則為每個(gè)學(xué)生建立獨(dú)立的心理健康教育檔案，并將檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)。-審核完善：系部對(duì)本系學(xué)生的心理健康教育檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。心理健康教育中心對(duì)全院學(xué)生檔案進(jìn)行最終審核，對(duì)存在問(wèn)題的檔案及時(shí)反饋并要求補(bǔ)充完善。四、檔案使用1.查閱權(quán)限-心理健康教育中心專(zhuān)職心理咨詢師因工作需要，可查閱學(xué)生心理健康教育檔案。查閱時(shí)需填寫(xiě)《心理健康教育檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)心理健康教育中心負(fù)責(zé)人審批同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。-系部輔導(dǎo)員在處理學(xué)生心理健康問(wèn)題時(shí)，如需查閱學(xué)生檔案，應(yīng)向心理健康教育中心提交《心理健康教育檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱原因及查閱內(nèi)容，經(jīng)心理健康教育中心負(fù)責(zé)人審批同意后，可在心理健康教育中心指定地點(diǎn)查閱相關(guān)檔案信息。-學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)因工作需要了解學(xué)生心理健康整體情況時(shí)，可在心理健康教育中心負(fù)責(zé)人陪同下查閱相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和匯總報(bào)告，但不得查閱學(xué)生個(gè)體詳細(xì)檔案信息。如需查閱個(gè)體檔案，須經(jīng)心理健康教育中心負(fù)責(zé)人同意，并嚴(yán)格遵循保密規(guī)定。-其他人員因特殊原因需要查閱學(xué)生心理健康教育檔案的，須經(jīng)心理健康教育中心負(fù)責(zé)人和學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.使用原則-檔案的使用必須遵循保密原則，任何查閱人員不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)違反保密規(guī)定的人員，將按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。-檔案信息僅供學(xué)院心理健康教育工作及學(xué)生管理工作參考，不得用于其他任何目的。使用檔案信息時(shí)，應(yīng)注重保護(hù)學(xué)生的隱私和合法權(quán)益。-查閱人員應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理使用檔案信息，不得隨意更改、刪除檔案內(nèi)容。如需對(duì)檔案信息進(jìn)行更新或調(diào)整，應(yīng)按照檔案管理流程進(jìn)行操作。五、檔案保管與維護(hù)1.保管方式-心理健康教育檔案實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，按照系部、年級(jí)、班級(jí)順序進(jìn)行分類(lèi)存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。-電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器中，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)和篡改。2.保管期限學(xué)生心理健康教育檔案保管期限為學(xué)生在校期間及畢業(yè)后[X]年。保管期滿后，經(jīng)心理健康教育中心負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.維護(hù)更新-心理健康教育中心和各系部應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)心理健康教育檔案的維護(hù)更新工作。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息缺失、錯(cuò)誤等問(wèn)題。-當(dāng)學(xué)生心理健康狀況發(fā)生重大變化或有新的心理健康相關(guān)信息時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將信息反饋給心理健康教育中心，由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的動(dòng)態(tài)性和時(shí)效性。六、監(jiān)督與考核1.心理健康教育中心定期對(duì)各系部心理健康教育檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立的完整性、準(zhǔn)確性，檔案使用的規(guī)范性，檔案保管的安全性等。2.將心理健康教