研究生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞辦法?

一、總則1.為規(guī)范我校研究生學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。2.研究生學(xué)籍檔案是研究生在校學(xué)習(xí)、生活等情況的真實(shí)記錄，對于研究生個(gè)人發(fā)展及學(xué)校人才培養(yǎng)具有重要意義。學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞工作必須嚴(yán)格遵循規(guī)定流程，保障檔案信息的完整性與保密性。二、檔案轉(zhuǎn)出（一）轉(zhuǎn)出情形1.畢業(yè)離校：研究生完成學(xué)業(yè)，達(dá)到畢業(yè)要求，學(xué)校頒發(fā)畢業(yè)證書后，根據(jù)就業(yè)單位或深造學(xué)校的要求，轉(zhuǎn)出學(xué)籍檔案。2.退學(xué)：研究生因各種原因申請退學(xué)，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，需將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)出。3.轉(zhuǎn)學(xué)：研究生因特殊原因申請轉(zhuǎn)學(xué)，經(jīng)學(xué)校及相關(guān)教育部門批準(zhǔn)后，其學(xué)籍檔案應(yīng)轉(zhuǎn)至接收學(xué)校。（二）轉(zhuǎn)出流程1.畢業(yè)離校檔案轉(zhuǎn)出-信息核對：畢業(yè)季前，研究生院協(xié)同各培養(yǎng)單位對畢業(yè)生學(xué)籍檔案進(jìn)行全面整理和信息核對。內(nèi)容包括研究生個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)成績、獎懲記錄、學(xué)位論文答辯材料等，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。-接收單位信息確認(rèn)：畢業(yè)生應(yīng)及時(shí)向研究生院或培養(yǎng)單位提供準(zhǔn)確的檔案接收單位信息，包括單位名稱、詳細(xì)地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等。若就業(yè)單位有檔案管理權(quán)限，檔案將直接轉(zhuǎn)至單位；若就業(yè)單位無檔案管理權(quán)限，檔案將轉(zhuǎn)至單位所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。-檔案封裝與寄送：經(jīng)核對無誤后，研究生院按照規(guī)定對畢業(yè)生學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)一封裝，并根據(jù)接收單位信息，通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞。嚴(yán)禁畢業(yè)生個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。-轉(zhuǎn)遞記錄與查詢：檔案轉(zhuǎn)出后，研究生院負(fù)責(zé)做好檔案轉(zhuǎn)遞記錄，包括檔案轉(zhuǎn)出日期、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式等信息。畢業(yè)生可通過研究生院網(wǎng)站或相關(guān)查詢渠道，查詢檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)。2.退學(xué)檔案轉(zhuǎn)出-退學(xué)手續(xù)辦理：研究生提出退學(xué)申請并獲學(xué)校批準(zhǔn)后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到研究生院辦理退學(xué)手續(xù)，提交退學(xué)相關(guān)證明材料。-檔案整理與審核：研究生院對退學(xué)研究生的學(xué)籍檔案進(jìn)行整理，審核檔案材料的完整性。重點(diǎn)審核退學(xué)審批文件、個(gè)人基本信息及學(xué)習(xí)期間的重要材料。-檔案轉(zhuǎn)出：根據(jù)退學(xué)研究生提供的檔案接收地址，通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)出。若退學(xué)研究生未提供接收地址，檔案將暫存學(xué)校檔案館，待其確定接收地址后再行轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)學(xué)檔案轉(zhuǎn)出-轉(zhuǎn)學(xué)審批：研究生轉(zhuǎn)學(xué)需按照學(xué)校及教育部門的規(guī)定，完成轉(zhuǎn)學(xué)申請、審批等手續(xù)。轉(zhuǎn)學(xué)申請獲批后，研究生需向研究生院提交轉(zhuǎn)學(xué)相關(guān)文件及接收學(xué)校的調(diào)檔函。-檔案整理與審核：研究生院根據(jù)轉(zhuǎn)學(xué)審批文件，對研究生學(xué)籍檔案進(jìn)行整理和審核，確保檔案材料符合接收學(xué)校要求。重點(diǎn)審核轉(zhuǎn)學(xué)原因、學(xué)習(xí)成績、綜合素質(zhì)評價(jià)等材料。-檔案轉(zhuǎn)出：經(jīng)審核無誤后，研究生院通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞剑瑢W(xué)籍檔案轉(zhuǎn)至接收學(xué)校。同時(shí)，向接收學(xué)校提供轉(zhuǎn)學(xué)相關(guān)文件的復(fù)印件，作為檔案交接的重要依據(jù)。三、檔案轉(zhuǎn)入（一）轉(zhuǎn)入情形1.新生入學(xué)：被我校錄取的研究生，需將原就讀學(xué)?；騿挝坏膶W(xué)籍檔案轉(zhuǎn)至我校。2.復(fù)學(xué)：休學(xué)的研究生申請復(fù)學(xué)，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，需將休學(xué)期間的檔案材料轉(zhuǎn)至我校。（二）轉(zhuǎn)入流程1.新生入學(xué)檔案轉(zhuǎn)入-調(diào)檔通知：研究生錄取工作結(jié)束后，研究生院向被錄取研究生發(fā)放調(diào)檔通知，明確檔案接收單位、地址、聯(lián)系人及注意事項(xiàng)等信息。-檔案郵寄：被錄取研究生按照調(diào)檔通知要求，將個(gè)人學(xué)籍檔案通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞郊闹廖倚！n案寄出后，研究生應(yīng)及時(shí)向研究生院反饋檔案郵寄信息，以便查詢。-檔案接收與審核：研究生院指定專人負(fù)責(zé)新生檔案的接收工作，對收到的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，包括檔案數(shù)量、材料完整性等。如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或有疑問，及時(shí)與研究生本人或原檔案管理單位聯(lián)系核實(shí)。-檔案入庫：經(jīng)審核無誤的新生學(xué)籍檔案，按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號，統(tǒng)一入庫保存。2.復(fù)學(xué)檔案轉(zhuǎn)入-復(fù)學(xué)申請：休學(xué)研究生申請復(fù)學(xué)，需向研究生院提交復(fù)學(xué)申請及休學(xué)期間的相關(guān)證明材料，如病歷、休學(xué)審批文件等。-檔案調(diào)閱與審核：研究生院對復(fù)學(xué)申請進(jìn)行審核，同時(shí)調(diào)閱研究生休學(xué)期間的檔案材料，了解其休學(xué)期間的情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與研究生本人溝通核實(shí)。-檔案接收與整理：經(jīng)審核同意復(fù)學(xué)的研究生，需將休學(xué)期間的檔案材料轉(zhuǎn)至我校。研究生院對新接收的檔案材料進(jìn)行整理，與原學(xué)籍檔案合并保存。四、檔案轉(zhuǎn)遞的特殊情況處理1.檔案遺失：在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案遺失，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)查找原因，并出具檔案遺失證明。研究生本人需配合學(xué)校及相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，必要時(shí)重新補(bǔ)辦檔案材料。2.檔案退回：如檔案接收單位因各種原因?qū)n案退回，研究生院應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通，了解退回原因，并根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。如因檔案材料不完整或不符合要求被退回，研究生院應(yīng)通知研究生本人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充或完善檔案材料，重新進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。3.涉密檔案：對于涉及國家秘密或?qū)W校機(jī)密的研究生學(xué)籍檔案，轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)嚴(yán)格遵循國家保密法規(guī)和學(xué)校保密制度。檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，需進(jìn)行加密處理，并通過專門的保密渠道進(jìn)行傳遞；檔案接收時(shí)，需進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，確保檔案信息安全。五、監(jiān)督與管理1.研究生院負(fù)責(zé)對研究生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行全程監(jiān)督，定期檢查檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.各培養(yǎng)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位研究生學(xué)籍檔案的整理、審核和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)定的流程和要求操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整