市場財務(wù)檔案管理規(guī)定

市場財務(wù)檔案管理規(guī)定一、總則1.目的為加強本農(nóng)貿(mào)市場財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整、有效，規(guī)范財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作流程，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市場實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本農(nóng)貿(mào)市場物業(yè)公司及其下屬各部門涉及的財務(wù)檔案管理工作。包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、銀行對賬單、稅務(wù)資料、合同協(xié)議等各類財務(wù)相關(guān)資料。3.管理原則財務(wù)檔案管理遵循集中管理、分類存放、安全保密、便于查閱的原則。確保財務(wù)檔案真實、準確、完整地反映市場財務(wù)活動情況，為市場的財務(wù)管理、決策分析和審計監(jiān)督等提供有力支持。二、財務(wù)檔案的分類與內(nèi)容1.會計憑證類-原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、出入庫單、工資表等，是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，是編制記賬憑證的依據(jù)。-記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，確定會計分錄，作為登記賬簿的直接依據(jù)。包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證等。-匯總憑證：對一定時期內(nèi)反映相同經(jīng)濟業(yè)務(wù)的多張原始憑證進行匯總而編制的憑證，如科目匯總表等。2.會計賬簿類-總賬：按照總分類賬戶開設(shè)，用于記錄全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)總括核算資料的賬簿，全面、系統(tǒng)地反映市場的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤等情況。-明細賬：根據(jù)明細分類賬戶開設(shè)，詳細記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細賬、應(yīng)付賬款明細賬、庫存商品明細賬等，為總賬提供詳細補充資料。-日記賬：主要包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)審核無誤的收、付款憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆進行登記，以反映現(xiàn)金和銀行存款的收支及結(jié)存情況。-固定資產(chǎn)卡片：用于登記固定資產(chǎn)的詳細信息，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、購置日期、原值、折舊方法、使用部門等，是固定資產(chǎn)核算和管理的重要依據(jù)。-輔助賬簿：對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿，如備查賬簿等。3.財務(wù)報告類-月度財務(wù)報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主要報表，以及財務(wù)情況說明書，簡要反映市場月度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。-季度財務(wù)報告：在月度財務(wù)報告基礎(chǔ)上，更加詳細地分析市場季度內(nèi)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，為管理層提供季度決策依據(jù)。-年度財務(wù)報告：全面總結(jié)市場一年來的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，包括審計報告、財務(wù)報表附注等，是市場對外披露財務(wù)信息的重要文件。4.其他財務(wù)資料類-銀行對賬單：由銀行定期提供，反映市場銀行賬戶的收支明細和余額情況，用于核對賬目，確保銀行存款賬實相符。-稅務(wù)資料：包括納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收減免文件、發(fā)票領(lǐng)購簿等，是市場履行納稅義務(wù)的重要記錄。-合同協(xié)議類：涉及市場經(jīng)營活動的各類合同、協(xié)議，如租賃合同、采購合同、服務(wù)合同等，是明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文件，也是財務(wù)核算和監(jiān)督的重要依據(jù)。-財務(wù)預(yù)算與分析資料：包括年度財務(wù)預(yù)算報告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報告、成本費用分析報告等，為市場的財務(wù)管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。-財務(wù)審批文件：如費用報銷審批單、資金使用審批表等，記錄了市場各項財務(wù)支出的審批過程和決策依據(jù)。三、財務(wù)檔案的收集與整理1.收集要求-及時性：財務(wù)人員應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后及時收集相關(guān)財務(wù)資料，確保資料的完整性和時效性。例如，原始憑證應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)日或規(guī)定的結(jié)算期內(nèi)收集齊全。-準確性：對收集的財務(wù)資料進行初步審核，確保資料內(nèi)容真實、準確、完整。如發(fā)票的開具內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，金額計算準確，印章齊全。-完整性：涵蓋各類財務(wù)相關(guān)資料，不得遺漏重要信息。對于合同協(xié)議，應(yīng)收集包括合同正文、補充協(xié)議、變更記錄等全部相關(guān)文件。2.整理方法-分類整理：按照財務(wù)檔案的分類標準，將收集的各類財務(wù)資料進行分類。例如，將會計憑證按照月份和憑證類型進行整理，會計賬簿按照不同的賬戶類別進行區(qū)分。-編號排序：對整理后的財務(wù)檔案進行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、月份、檔案類別等順序編制。同時，對各類檔案進行排序，如會計憑證按照記賬憑證的編號順序排列。-裝訂成冊：對于會計憑證、會計賬簿等需要裝訂的財務(wù)檔案，應(yīng)使用專業(yè)的裝訂設(shè)備和材料進行裝訂。裝訂時要確保整齊、牢固，便于長期保存。例如，會計憑證裝訂厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米，憑證封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。四、財務(wù)檔案的歸檔1.歸檔時間財務(wù)人員應(yīng)在每月末或每季度末對當(dāng)月或當(dāng)季整理好的財務(wù)檔案進行歸檔。年度財務(wù)報告等重要檔案應(yīng)在年度終了后的規(guī)定時間內(nèi)（一般為次年3月底前）完成歸檔工作。2.歸檔流程-填寫歸檔清單：財務(wù)人員根據(jù)整理好的財務(wù)檔案，填寫歸檔清單，詳細列出檔案的名稱、類別、數(shù)量、起止日期、編號等信息。-審核與簽字：歸檔清單填寫完畢后，由財務(wù)部門負責(zé)人進行審核，確保清單內(nèi)容準確無誤。審核通過后，財務(wù)人員和財務(wù)部門負責(zé)人在清單上簽字確認。-移交檔案管理部門：財務(wù)人員將簽字后的歸檔清單和整理好的財務(wù)檔案一并移交至市場物業(yè)公司的檔案管理部門。檔案管理部門接收時，應(yīng)按照清單進行核對，確認無誤后在清單上簽字，并將財務(wù)檔案妥善存放。3.電子檔案歸檔隨著信息化的發(fā)展，對于電子財務(wù)檔案，如電子會計憑證、電子報表等，也應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔管理。-存儲要求：電子財務(wù)檔案應(yīng)存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如專用的服務(wù)器、光盤、移動硬盤等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲介質(zhì)應(yīng)標明檔案名稱、存儲日期、存儲內(nèi)容等信息。-格式規(guī)范：電子財務(wù)檔案應(yīng)采用通用的、易于讀取的格式，如PDF、XLSX等，確保檔案的長期可讀性。同時，應(yīng)保留電子檔案的元數(shù)據(jù)，如文件創(chuàng)建時間、修改時間、作者等信息。-歸檔流程：電子財務(wù)檔案的歸檔與紙質(zhì)檔案類似，財務(wù)人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將電子檔案整理、分類后，填寫電子檔案歸檔清單，經(jīng)審核簽字后，移交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)將電子檔案存儲在指定的存儲設(shè)備上，并進行相應(yīng)的登記和管理。五、財務(wù)檔案的保管1.保管場所市場物業(yè)公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備。保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.保管期限-會計憑證：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。-會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。-財務(wù)報告：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告（決算）永久保管。-其他財務(wù)資料：銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年；合同協(xié)議等重要資料根據(jù)其重要性和涉及事項的存續(xù)期確定保管期限，一般不少于10年；財務(wù)預(yù)算與分析資料、財務(wù)審批文件等保管期限為5年。3.保管責(zé)任-檔案管理人員職責(zé)：檔案管理人員負責(zé)財務(wù)檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。-財務(wù)人員職責(zé)：財務(wù)人員對歸檔前的財務(wù)檔案整理、審核工作負責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。同時，在檔案保管期間，如因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和借閱。六、財務(wù)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-內(nèi)部查閱：市場物業(yè)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。審批通過后，在檔案管理人員的陪同下到保管室查閱檔案，查閱過程中不得擅自將檔案帶出保管室，不得在檔案上進行涂改、標記等操作。-外部查閱：外單位人員因?qū)徲?、稅?wù)檢查等特殊原因需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)市場物業(yè)公司總經(jīng)理審批后，在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。查閱過程中應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.借閱規(guī)定-內(nèi)部借閱：內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、借閱檔案名稱等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人和總經(jīng)理審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。-外部借閱：原則上不對外單位借閱財務(wù)檔案。如因特殊情況確需借閱，應(yīng)經(jīng)市場物業(yè)公司總經(jīng)理和上級主管部門批準，并簽訂《財務(wù)檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任。借閱期限和歸還要求與內(nèi)部借閱相同。七、財務(wù)檔案的銷毀1.銷毀鑒定-定期鑒定：檔案管理部門和財務(wù)部門應(yīng)定期（一般為每年）對已到保管期限的財務(wù)檔案進行鑒定。成立由檔案管理人員、財務(wù)人員和相關(guān)部門負責(zé)人組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。-鑒定內(nèi)容：鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、是否涉及未了事項等因素，確定檔案是否仍有保存必要。對于涉及債權(quán)債務(wù)未結(jié)清、法律糾紛等未了事項的財務(wù)檔案，即使已到保管期限，也不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。2.銷毀申請與審批-填寫銷毀申請：經(jīng)鑒定可以銷毀的財務(wù)檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《財務(wù)檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并說明銷毀理由。-審批流程：《財務(wù)檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審核后，報市場物業(yè)公司總經(jīng)理審批。對于重要的財務(wù)檔案銷毀申請，還應(yīng)報上級主管部門備案。3.銷毀實施-銷毀方式：經(jīng)批準銷毀的財務(wù)檔案，應(yīng)采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行徹底刪除，并進行數(shù)據(jù)清除記錄。-銷毀監(jiān)督：銷毀過程應(yīng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定進行。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清單》上簽字確認，清單應(yīng)作為檔案保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-定期檢查：市場物業(yè)公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期（至少每半年一次）對財務(wù)檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作符合本規(guī)定要求。-問題整改：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)針對問題制定整改措施，限期整改到位。2.外部監(jiān)督-接受審計與檢查：市場財務(wù)檔案應(yīng)接受上級主管部門、審計機關(guān)、稅務(wù)機關(guān)等外部部門的審計和檢查。在接受審計和檢查時，財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)積極配合，如實提供相關(guān)財務(wù)檔案資料。-反饋與改進：對于外部部門提出的意見和建議，市場物業(yè)公司應(yīng)認真對待，及時反饋整改情況，并根據(jù)外部監(jiān)督要求，進一步完善財務(wù)檔案管理制度和工作流程。九、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定-未按規(guī)定收集、整理、歸檔財務(wù)檔案：如未及時收集原始憑證、憑證整理不規(guī)范、未按時歸檔等。-擅自銷毀、篡改、偽造財務(wù)檔案：未經(jīng)審批擅自銷毀檔案，故意篡改檔案內(nèi)容，偽造虛假財務(wù)資料等行為。-違規(guī)查閱、借閱財務(wù)檔案：未按規(guī)定程序申請查閱或借閱檔案，將借閱檔案轉(zhuǎn)借他人，逾期不歸還檔案等。-因保管不善導(dǎo)致財務(wù)檔案損壞、丟失：如因保管場所環(huán)境問題、防火防盜措施不到位等原因造成檔案損壞或丟失。2.處罰措施-警告與批評：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人警告或批評教育，責(zé)令其立即改正。-經(jīng)濟處罰：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失和影響程度，對相關(guān)責(zé)任人處以一定金額的罰款，罰款金額根據(jù)具體情況確定。-紀律處分：對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如擅自銷毀重要財務(wù)檔案、偽造財務(wù)資料等，給予相關(guān)責(zé)任人紀律處分，包括但不限于降職、撤職、開除等。