市場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收規(guī)定

市場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)本農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保所采購(gòu)設(shè)備符合市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)需求，保證設(shè)備質(zhì)量，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)公司為市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)所需進(jìn)行的所有設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收活動(dòng)。包括但不限于各類電器設(shè)備、消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、計(jì)量設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。3.職責(zé)分工-采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、進(jìn)行采購(gòu)談判、簽訂采購(gòu)合同、跟蹤采購(gòu)進(jìn)度等工作。-使用部門：提出設(shè)備采購(gòu)需求，參與采購(gòu)技術(shù)規(guī)格的制定，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商考察，負(fù)責(zé)設(shè)備的驗(yàn)收及后續(xù)使用維護(hù)等工作。-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、資金支付、監(jiān)督采購(gòu)成本等工作。-行政部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)與驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)，并對(duì)采購(gòu)資料進(jìn)行歸檔管理。二、采購(gòu)計(jì)劃1.需求提出-市場(chǎng)各使用部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)需求、設(shè)備更新?lián)Q代計(jì)劃、突發(fā)設(shè)備損壞等情況，填寫《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-對(duì)于大型設(shè)備或涉及金額較大的設(shè)備采購(gòu)需求，使用部門應(yīng)進(jìn)行可行性研究和成本效益分析，并形成書面報(bào)告，一并提交給采購(gòu)部門。2.需求審核-采購(gòu)部門收到《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)專家等對(duì)需求進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性、與現(xiàn)有設(shè)備的兼容性等。-如需求存在疑問或不合理之處，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充說明。審核通過后的《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》將作為采購(gòu)計(jì)劃制定的依據(jù)。3.采購(gòu)計(jì)劃制定-采購(gòu)部門根據(jù)審核通過的設(shè)備采購(gòu)需求，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，制定詳細(xì)的《設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)預(yù)算、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容。-《設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》需報(bào)物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后正式生效。如采購(gòu)計(jì)劃涉及重大項(xiàng)目或金額較大，還需提交公司董事會(huì)審議。三、供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集-采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系、參加展會(huì)等。收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況（如公司名稱、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式等）、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。-建立供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行分類整理和歸檔，以便后續(xù)查詢和篩選。2.供應(yīng)商篩選-根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和設(shè)備需求，采購(gòu)部門從供應(yīng)商信息庫(kù)中初步篩選出符合要求的供應(yīng)商名單。篩選標(biāo)準(zhǔn)主要包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。-對(duì)于初次合作的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書等，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等情況。3.供應(yīng)商評(píng)估-成立供應(yīng)商評(píng)估小組，成員包括采購(gòu)部門、使用部門、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員。評(píng)估小組根據(jù)供應(yīng)商提供的資料和實(shí)地考察情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。-評(píng)估指標(biāo)包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量（占比[X]%）、價(jià)格（占比[X]%）、交貨期（占比[X]%）、售后服務(wù)（占比[X]%）、信譽(yù)（占比[X]%）等。評(píng)估小組應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)的重要性，確定相應(yīng)的權(quán)重，并對(duì)每個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行打分。-根據(jù)評(píng)估得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為潛在合作對(duì)象。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)將其從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除或標(biāo)記為不推薦合作。4.供應(yīng)商確定-采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，與得分最高的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括設(shè)備價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等方面。-在談判過程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的底線和需求，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。如談判結(jié)果符合采購(gòu)要求，雙方達(dá)成一致意見，則確定該供應(yīng)商為最終合作對(duì)象；如談判未能達(dá)成一致，采購(gòu)部門可選擇與其他潛在供應(yīng)商進(jìn)行談判，或重新調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。四、采購(gòu)合同簽訂1.合同起草-采購(gòu)部門與供應(yīng)商確定合作意向后，應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的基本信息、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。-合同條款應(yīng)明確、具體、詳細(xì)，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起歧義的表述。對(duì)于重要條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等，應(yīng)盡可能細(xì)化，以保障雙方的權(quán)益。2.合同審核-采購(gòu)合同起草完成后，應(yīng)依次提交給財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、預(yù)算執(zhí)行情況等；法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面；使用部門審核合同中設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否符合需求。-各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.合同簽訂-采購(gòu)合同經(jīng)各部門審核通過后，由物業(yè)公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。-簽訂后的合同應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)若干份，同時(shí)分發(fā)給財(cái)務(wù)部門、使用部門、行政部門等相關(guān)部門存檔備案。合同原件由行政部門統(tǒng)一保管，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。五、采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)?fù)ㄖ逻_(dá)-采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確采購(gòu)設(shè)備的詳細(xì)信息、交貨期、交貨地點(diǎn)等要求?！恫少?gòu)訂單》應(yīng)與采購(gòu)合同內(nèi)容一致，并作為雙方履行合同的重要依據(jù)。-采購(gòu)部門同時(shí)將《采購(gòu)訂單》副本發(fā)送給使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤-采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)進(jìn)度跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)惹闆r，確保設(shè)備按時(shí)交付。跟蹤方式可采用電話、郵件、實(shí)地考察等多種方式。-如因特殊原因?qū)е略O(shè)備無(wú)法按時(shí)交付，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購(gòu)部門，并說明原因和預(yù)計(jì)交付時(shí)間。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將情況反饋給使用部門，并根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、更換供應(yīng)商等。3.采購(gòu)變更管理-在采購(gòu)過程中，如因市場(chǎng)需求變化、設(shè)計(jì)變更等原因需要對(duì)采購(gòu)設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等進(jìn)行變更，使用部門應(yīng)填寫《采購(gòu)變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并提交給采購(gòu)部門。-采購(gòu)部門收到《采購(gòu)變更申請(qǐng)表》后，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，如供應(yīng)商同意變更，雙方應(yīng)簽訂《采購(gòu)變更協(xié)議》，明確變更后的相關(guān)事宜。如供應(yīng)商不同意變更或變更導(dǎo)致成本大幅增加，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與使用部門協(xié)商解決方案。-《采購(gòu)變更申請(qǐng)表》和《采購(gòu)變更協(xié)議》應(yīng)作為采購(gòu)資料的重要組成部分，由行政部門存檔管理。六、設(shè)備驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備-設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知使用部門、技術(shù)人員等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備使用說明書、操作規(guī)程等資料，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、驗(yàn)收人員等。-技術(shù)人員應(yīng)準(zhǔn)備好必要的檢測(cè)工具和儀器，對(duì)驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理和布置，確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供設(shè)備的相關(guān)資料，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、安裝圖紙等。2.到貨驗(yàn)收-設(shè)備到貨時(shí)，采購(gòu)部門、使用部門、供應(yīng)商代表等相關(guān)人員應(yīng)共同進(jìn)行到貨驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀包裝等方面。-對(duì)照采購(gòu)合同和《采購(gòu)訂單》，檢查設(shè)備的數(shù)量是否與合同約定一致，規(guī)格型號(hào)是否符合要求，外觀是否有損壞、變形等情況，包裝是否完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行更換或處理。3.安裝調(diào)試驗(yàn)收-到貨驗(yàn)收合格后，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)按照設(shè)備安裝說明書進(jìn)行設(shè)備安裝調(diào)試。在安裝調(diào)試過程中，使用部門和技術(shù)人員應(yīng)全程參與，監(jiān)督安裝調(diào)試工作的質(zhì)量和進(jìn)度。-安裝調(diào)試完成后，供應(yīng)商應(yīng)向使用部門和技術(shù)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保其熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。培訓(xùn)結(jié)束后，使用部門和技術(shù)人員應(yīng)按照驗(yàn)收方案對(duì)設(shè)備進(jìn)行性能測(cè)試和功能檢驗(yàn)，檢查設(shè)備是否能夠正常運(yùn)行，各項(xiàng)性能指標(biāo)是否符合合同要求。4.質(zhì)量驗(yàn)收-質(zhì)量驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備，可邀請(qǐng)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)驗(yàn)收。-質(zhì)量驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的材質(zhì)、工藝、安全性、可靠性等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)檢查設(shè)備的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)要求供應(yīng)商立即整改或更換設(shè)備。整改或更換完成后，應(yīng)重新進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，直至設(shè)備質(zhì)量符合要求。5.資料驗(yàn)收-在設(shè)備驗(yàn)收過程中，采購(gòu)部門應(yīng)同時(shí)對(duì)供應(yīng)商提供的相關(guān)資料進(jìn)行驗(yàn)收。資料驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、安裝圖紙、操作手冊(cè)、維修保養(yǎng)手冊(cè)等。-確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，資料應(yīng)與設(shè)備實(shí)際情況相符。如資料不齊全或不符合要求，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)補(bǔ)充或完善。6.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告出具-設(shè)備驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況出具《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備基本信息、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收過程、驗(yàn)收結(jié)果、存在問題及整改建議等。-《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》需由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并加蓋物業(yè)公司公章。驗(yàn)收合格的設(shè)備，方可正式投入使用；驗(yàn)收不合格的設(shè)備，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況，要求供應(yīng)商采取退貨、換貨、整改等措施，直至設(shè)備驗(yàn)收合格。七、付款與結(jié)算1.付款申請(qǐng)-設(shè)備驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫《付款申請(qǐng)表》，并附上采購(gòu)合同、《采購(gòu)訂單》、《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。-《付款申請(qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)說明付款金額、付款方式、收款單位信息等內(nèi)容。采購(gòu)部門應(yīng)確保提交的資料真實(shí)、完整、有效，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和付款。2.付款審核-財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)表》及相關(guān)資料后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完整性、付款金額的準(zhǔn)確性等。-如審核過程中發(fā)現(xiàn)問題或疑問，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)。經(jīng)審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門將《付款申請(qǐng)表》報(bào)物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行-物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見和合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。付款方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式。-財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)將付款憑證復(fù)印件反饋給采購(gòu)部門，以便采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算和檔案管理。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.采購(gòu)結(jié)算-采購(gòu)部門在收到財(cái)務(wù)部門反饋的付款憑證復(fù)印件后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括核對(duì)付款金額、發(fā)票金額、合同執(zhí)行情況等。-如在結(jié)算過程中發(fā)現(xiàn)差異，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商和財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。采購(gòu)結(jié)算完成后，采購(gòu)部門應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，作為采購(gòu)項(xiàng)目的最終結(jié)算依據(jù)。八、監(jiān)督與管理1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公正透明。監(jiān)督內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤、設(shè)備驗(yàn)收、付款與結(jié)算等環(huán)節(jié)。-行政部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反本規(guī)定的行為，應(yīng)嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.審計(jì)監(jiān)督-物業(yè)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、效益性等方面。-審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)建議，并監(jiān)督相關(guān)部門進(jìn)行整改。對(duì)于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。3.檔案管理-行政部門負(fù)責(zé)建立健全設(shè)備采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收過程中形成的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。檔案資料包括《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》、《設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、《采購(gòu)訂單》、《采購(gòu)變更申請(qǐng)表》、《采購(gòu)變更協(xié)議》、《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、付款憑證等。-采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和利用。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目的檔案資料，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。4.績(jī)效評(píng)估