周口復(fù)印機(jī)管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司復(fù)印機(jī)的使用與管理，提高復(fù)印機(jī)的使用效率，延長(zhǎng)復(fù)印機(jī)使用壽命，確保復(fù)印機(jī)正常運(yùn)行，滿足公司辦公需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有復(fù)印機(jī)的使用、維護(hù)及管理。3.管理職責(zé)行政部門為復(fù)印機(jī)管理的歸口部門，負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的選型、采購(gòu)、調(diào)配、報(bào)廢等工作，并指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常管理與維護(hù)協(xié)調(diào)工作。各部門負(fù)責(zé)本部門復(fù)印機(jī)的合理使用，并指定專人負(fù)責(zé)本部門復(fù)印機(jī)的使用登記及簡(jiǎn)單故障反饋等工作。復(fù)印機(jī)的選型與采購(gòu)1.選型依據(jù)根據(jù)公司辦公需求，綜合考慮復(fù)印機(jī)的性能、功能、速度、耗材成本、售后服務(wù)等因素，選擇適合公司使用的復(fù)印機(jī)型號(hào)。參考市場(chǎng)上主流復(fù)印機(jī)品牌及產(chǎn)品的口碑、用戶評(píng)價(jià)等，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、穩(wěn)定性高的產(chǎn)品。2.采購(gòu)流程行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及復(fù)印機(jī)使用情況，提出復(fù)印機(jī)采購(gòu)需求計(jì)劃，明確采購(gòu)數(shù)量、型號(hào)、預(yù)算等內(nèi)容。采購(gòu)需求計(jì)劃提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)或詢價(jià)等工作。確定供應(yīng)商及采購(gòu)合同后，行政部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)復(fù)印機(jī)的到貨安裝、調(diào)試等工作，確保復(fù)印機(jī)正常投入使用。復(fù)印機(jī)的配置與調(diào)配1.配置原則根據(jù)各部門的辦公業(yè)務(wù)量、人員數(shù)量等因素，合理配置復(fù)印機(jī)數(shù)量，確保各部門辦公需求得到滿足。同時(shí)，考慮復(fù)印機(jī)的使用效率，避免資源閑置或過(guò)度使用。2.調(diào)配流程當(dāng)公司內(nèi)部部門辦公地點(diǎn)調(diào)整、業(yè)務(wù)量變化等原因需要調(diào)整復(fù)印機(jī)配置時(shí)，由需求部門向行政部門提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、所需復(fù)印機(jī)數(shù)量及型號(hào)等。行政部門接到申請(qǐng)后，進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，結(jié)合公司復(fù)印機(jī)整體使用情況，制定調(diào)配方案。調(diào)配方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施復(fù)印機(jī)的調(diào)配工作，確保調(diào)配過(guò)程中復(fù)印機(jī)的正常使用不受影響。復(fù)印機(jī)的使用管理1.使用人員要求復(fù)印機(jī)使用人員應(yīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，熟悉復(fù)印機(jī)的操作方法、性能特點(diǎn)及注意事項(xiàng)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。使用人員應(yīng)愛護(hù)復(fù)印機(jī)，保持復(fù)印機(jī)的清潔衛(wèi)生，不得隨意拆卸、改裝復(fù)印機(jī)部件。使用人員在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并向行政部門報(bào)告。2.使用登記各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門復(fù)印機(jī)的使用登記工作，詳細(xì)記錄每次使用復(fù)印機(jī)的日期、時(shí)間、使用人、復(fù)印/打印/掃描數(shù)量等信息。使用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。行政部門定期對(duì)各部門復(fù)印機(jī)使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)。3.使用規(guī)范復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)提前整理好文件順序，避免出現(xiàn)錯(cuò)印、漏印等情況。同時(shí)，根據(jù)文件內(nèi)容及使用目的，合理選擇復(fù)印紙張規(guī)格和復(fù)印份數(shù)。打印文件時(shí)，應(yīng)確保文件排版正確、格式規(guī)范，避免因格式問題導(dǎo)致打印效果不佳或浪費(fèi)紙張。打印前應(yīng)仔細(xì)檢查文件內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后再進(jìn)行打印。掃描文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)掃描用途選擇合適的掃描分辨率和文件格式，確保掃描文件清晰可讀。掃描后的文件應(yīng)及時(shí)保存到指定文件夾，并按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行命名和分類。使用復(fù)印機(jī)過(guò)程中，不得擅自更改復(fù)印機(jī)的默認(rèn)設(shè)置，如紙張規(guī)格、復(fù)印濃度、打印質(zhì)量等。如需調(diào)整，應(yīng)在行政部門相關(guān)人員指導(dǎo)下進(jìn)行操作。禁止使用復(fù)印機(jī)復(fù)印或打印與工作無(wú)關(guān)的文件資料，如私人照片、娛樂雜志等。復(fù)印機(jī)的維護(hù)管理1.日常維護(hù)復(fù)印機(jī)使用人員每天在使用前應(yīng)對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單檢查，包括紙張是否充足、紙盒是否安裝正確、墨粉/硒鼓是否正常等，確保復(fù)印機(jī)處于正常工作狀態(tài)。定期清理復(fù)印機(jī)外部及內(nèi)部灰塵，保持復(fù)印機(jī)外觀整潔。清理時(shí)應(yīng)使用干凈柔軟的濕布或?qū)Ｓ们鍧嵐ぞ?，避免刮傷?fù)印機(jī)表面。定期檢查復(fù)印機(jī)的耗材使用情況，如墨粉/硒鼓的剩余量等。當(dāng)耗材接近使用極限時(shí)，及時(shí)通知行政部門進(jìn)行更換，以確保復(fù)印機(jī)的正常使用。2.定期保養(yǎng)行政部門應(yīng)根據(jù)復(fù)印機(jī)的使用頻率和廠家建議，定期安排專業(yè)維修人員對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行全面保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔復(fù)印機(jī)內(nèi)部部件、檢查機(jī)械傳動(dòng)部件、校準(zhǔn)打印/復(fù)印/掃描精度等。定期保養(yǎng)記錄應(yīng)詳細(xì)存檔，記錄每次保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、維修人員等信息，以便跟蹤復(fù)印機(jī)的維護(hù)歷史和性能狀況。3.故障維修當(dāng)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)停止使用，并向行政部門報(bào)告。行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)詳細(xì)了解故障情況，判斷故障類型，并及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。在維修人員到達(dá)之前，使用人員不得擅自拆卸復(fù)印機(jī)或嘗試自行維修，以免造成更大的損壞。維修人員維修完畢后，應(yīng)填寫維修記錄，詳細(xì)記錄故障原因、維修方法、更換部件等信息。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)維修記錄進(jìn)行審核和存檔，并跟蹤復(fù)印機(jī)的維修效果。復(fù)印機(jī)的耗材管理1.耗材采購(gòu)行政部門負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)耗材的統(tǒng)一采購(gòu)工作，根據(jù)復(fù)印機(jī)的使用情況和耗材消耗規(guī)律，制定合理的耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)耗材時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保耗材的質(zhì)量符合復(fù)印機(jī)的使用要求。同時(shí)，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確耗材的規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、交貨期等條款。2.耗材庫(kù)存管理建立復(fù)印機(jī)耗材庫(kù)存管理制度，對(duì)采購(gòu)回來(lái)的耗材進(jìn)行分類存放、標(biāo)識(shí)清晰，并做好庫(kù)存數(shù)量的記錄。定期盤點(diǎn)耗材庫(kù)存，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于庫(kù)存不足的耗材，及時(shí)通知行政部門進(jìn)行采購(gòu)補(bǔ)充，避免因耗材短缺影響復(fù)印機(jī)的正常使用。3.耗材領(lǐng)用各部門因工作需要領(lǐng)用復(fù)印機(jī)耗材時(shí)，應(yīng)填寫耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，發(fā)放相應(yīng)的耗材給領(lǐng)用部門，并做好領(lǐng)用記錄。領(lǐng)用記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、耗材名稱及數(shù)量等內(nèi)容。復(fù)印機(jī)的安全管理1.用電安全復(fù)印機(jī)應(yīng)使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的電源插座，避免使用多用途插座或連接過(guò)多電器設(shè)備，防止因過(guò)載引發(fā)火災(zāi)等安全事故。定期檢查復(fù)印機(jī)的電源線是否破損、老化等，如有問題應(yīng)及時(shí)更換，確保用電安全。在復(fù)印機(jī)長(zhǎng)時(shí)間不使用或下班后，應(yīng)關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開關(guān)，拔掉電源線插頭，徹底切斷電源。2.防火安全復(fù)印機(jī)應(yīng)放置在通風(fēng)良好、干燥的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆物品，如紙張、油墨、酒精等。嚴(yán)禁在復(fù)印機(jī)周圍吸煙或使用明火，防止因靜電或其他原因引發(fā)火災(zāi)。配備必要的滅火設(shè)備，如滅火器等，并定期檢查其有效性，確保在發(fā)生火災(zāi)時(shí)能夠及時(shí)使用。3.數(shù)據(jù)安全對(duì)于涉及公司機(jī)密文件的復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保數(shù)據(jù)安全。禁止在未經(jīng)授權(quán)的情況下將復(fù)印機(jī)連接到外部網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)復(fù)印機(jī)存儲(chǔ)的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止因設(shè)備故障或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。復(fù)印機(jī)的報(bào)廢管理1.報(bào)廢條件復(fù)印機(jī)出現(xiàn)嚴(yán)重故障，經(jīng)專業(yè)維修人員鑒定無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高，已無(wú)維修價(jià)值。復(fù)印機(jī)使用年限過(guò)長(zhǎng)，性能嚴(yán)重下降，無(wú)法滿足公司辦公需求，且維修后仍不能正常使用。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、辦公地點(diǎn)變更等原因，復(fù)印機(jī)不再使用，且無(wú)調(diào)配價(jià)值。2.報(bào)廢流程由行政部門提出復(fù)印機(jī)報(bào)廢申請(qǐng)，填寫復(fù)印機(jī)報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、復(fù)印機(jī)型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息，并附上專業(yè)維修人員的鑒定報(bào)告或相關(guān)證明材料。報(bào)廢申請(qǐng)?zhí)峤还绢I(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司固定資產(chǎn)報(bào)廢處理相關(guān)規(guī)定，辦理復(fù)印機(jī)的報(bào)廢手續(xù)，包括資產(chǎn)核銷、賬務(wù)處理等。