合同章怎樣管理制度合同章管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同章的管理，規(guī)范合同章的使用流程，防范合同風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的書面材料時對合同章的使用管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合同的簽訂、履行合法有效。2.謹(jǐn)慎使用原則在使用合同章前，必須對合同內(nèi)容進行嚴(yán)格審核，確保合同條款符合公司利益和要求，避免出現(xiàn)風(fēng)險和漏洞。3.專人負(fù)責(zé)原則合同章由專人保管，明確保管職責(zé)，確保合同章的安全存放和正確使用。4.登記備案原則對合同章的使用情況進行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯，便于監(jiān)督管理。二、合同章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制合同章時，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制合同章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章的質(zhì)量和安全性。3.合同章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章交付專人保管，并做好交接記錄。（二）啟用1.合同章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《合同章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、印章規(guī)格等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可啟用。2.行政部門應(yīng)將《合同章啟用申請表》存檔，并在公司內(nèi)部發(fā)布合同章啟用通知，告知各部門及員工。（三）廢止1.合同章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止時，由保管人提出申請，經(jīng)行政部門核實后，填寫《合同章廢止申請表》，注明廢止原因、廢止日期等信息，報公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。2.合同章廢止后，行政部門應(yīng)及時將廢止的印章收回，并進行封存或銷毀處理。銷毀印章時，應(yīng)填寫《合同章銷毀登記表》，記錄銷毀時間、地點、方式等信息，由行政部門負(fù)責(zé)人、保管人及監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。3.行政部門應(yīng)將《合同章廢止申請表》和《合同章銷毀登記表》存檔，以備查閱。三、合同章的保管（一）保管人員合同章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強、工作認(rèn)真細(xì)致、保密意識高的條件。（二）保管要求1.保管人員應(yīng)將合同章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙進行雙重保護。2.合同章不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須轉(zhuǎn)借的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。借用期限不得超過[X]個工作日，借用期間借用人員應(yīng)妥善保管合同章，不得擅自將合同章帶出公司或用于其他非公司業(yè)務(wù)用途。借用期滿后，借用人員應(yīng)及時歸還合同章，并辦理歸還手續(xù)。3.保管人員應(yīng)定期對合同章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或遺失等情況，應(yīng)立即向行政部門報告，并采取相應(yīng)的補救措施。四、合同章的使用（一）使用范圍合同章僅限于在公司簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的書面材料時使用，不得用于其他任何非公司業(yè)務(wù)用途。（二）使用流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合公司利益和要求。審核通過后，填寫《合同用章申請表》，注明合同名稱、合同編號、合同金額、對方單位名稱、合同期限等信息，并附上合同文本。2.《合同用章申請表》經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給公司法律事務(wù)部門或相關(guān)審核部門進行法律審核。法律審核部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。如審核通過，在《合同用章申請表》上簽字蓋章；如審核不通過，應(yīng)注明原因并退回合同承辦部門修改。3.《合同用章申請表》經(jīng)法律審核部門審核通過后，提交給公司法定代表人或授權(quán)代表審批。審批通過后，在《合同用章申請表》上簽字批準(zhǔn)。4.合同承辦部門持經(jīng)審批通過的《合同用章申請表》到合同章保管人員處辦理用章手續(xù)。保管人員應(yīng)對《合同用章申請表》及合同文本進行再次核對，確認(rèn)無誤后，在合同文本上加蓋合同章，并在《合同用章登記表》上登記蓋章日期、合同名稱、合同編號、對方單位名稱、蓋章份數(shù)等信息，由合同承辦部門經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。5.合同承辦部門在加蓋合同章后，應(yīng)及時將合同文本返還給對方單位，并跟蹤合同的履行情況。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時向公司相關(guān)部門報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即簽訂合同并使用合同章的，合同承辦部門可先通過電話或其他方式向公司法定代表人或授權(quán)代表報告，經(jīng)同意后先行簽訂合同，但必須在[X]個工作日內(nèi)補辦《合同用章申請表》的審批手續(xù)。2.對于異地簽訂合同需要使用合同章的，合同承辦部門應(yīng)提前與對方單位協(xié)商好蓋章方式，并按照本制度規(guī)定的流程辦理用章手續(xù)。如因特殊原因無法在公司現(xiàn)場蓋章的，可采用郵寄合同章或委托當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)、合作單位等方式蓋章，但必須確保蓋章過程的安全可靠，并做好相關(guān)記錄。五、合同章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對合同章的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同章使用的合法性進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同章的保管是否安全可靠，是否存在轉(zhuǎn)借他人、遺失等情況。2.合同章的使用是否符合本制度規(guī)定的使用范圍和使用流程，是否存在未經(jīng)審批擅自使用合同章的情況。3.合同文本的審核是否嚴(yán)格，合同條款是否符合公司利益和要求，是否存在法律風(fēng)險和漏洞。4.《合同用章申請表》、《合同用章登記表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時存檔。（三）檢查方式1.定期檢查行政部門和法律事務(wù)部門應(yīng)定期對合同章的使用情況進行檢查，檢查周期為[X]個月。檢查時，應(yīng)查閱相關(guān)記錄，實地查看合同章的保管情況，并對部分合同進行抽查。2.不定期抽查行政部門和法律事務(wù)部門可根據(jù)工作需要，不定期對合同章的使用情況進行抽查。抽查內(nèi)容包括合同章的使用流程、合同文本的審核情況、相關(guān)記錄的完整性等。（四）問題處理1.如發(fā)現(xiàn)合同章保管人員存在違反本制度規(guī)定的行為，如擅自轉(zhuǎn)借合同章、遺失合同章等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如發(fā)現(xiàn)合同承辦部門在合同章使用過程中存在違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自使用合同章、合同文本審核不嚴(yán)等，應(yīng)責(zé)令其立即改正，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育。如因上述行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的賠償責(zé)任。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門和法律事務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出整改建議。公司應(yīng)根據(jù)整改建議，采取有效措施進行整改，確保合同章的使用管理規(guī)范、安全。六、合同章使用的風(fēng)險防范（一）法律風(fēng)險防范1.加強合同文本的審核合同承辦部門應(yīng)在簽訂合同前，認(rèn)真審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。法律事務(wù)部門或相關(guān)審核部門應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定對合同進行審核，防范合同法律風(fēng)險。2.建立合同糾紛處理機制如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時向公司報告，并配合公司法律事務(wù)部門或相關(guān)部門進行處理。公司應(yīng)建立健全合同糾紛處理機制，妥善解決合同糾紛，維護公司的合法權(quán)益。（二）管理風(fēng)險防范1.加強合同章保管人員的培訓(xùn)公司應(yīng)定期對合同章保管人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，確保其熟悉合同章的使用管理規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)定使用和保管合同章。2.完善合同章使用管理制度公司應(yīng)根據(jù)實際情況，不斷完善合同章使用管理制度，明確各部門及人員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范合同章的使用流程，加強對合同章使用的監(jiān)督和檢查，防范管理風(fēng)險。（三）道德風(fēng)險防范1.加強員工職業(yè)道德教育公司應(yīng)加強對員工的職業(yè)道德教育，提高員工的法律意識和誠信意識，引導(dǎo)員工自覺遵守公司的各項規(guī)章制度，防范道德風(fēng)險。2.建立舉報獎勵制度公司應(yīng)建立舉報獎勵制度，鼓勵員工對違反合同章使用管理制度的行為進行舉報。對于經(jīng)查實的舉報行為，公司