學(xué)籍ic卡管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍IC卡的管理，確保學(xué)籍信息的準(zhǔn)確、安全和有效使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及學(xué)籍IC卡使用和管理的所有部門及人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保學(xué)籍IC卡所記錄的信息與實(shí)際情況完全一致，不得有虛假或錯(cuò)誤信息。2.安全性原則：采取必要的措施保障學(xué)籍IC卡信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)籍IC卡的辦理、使用、維護(hù)和注銷等操作。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和制定學(xué)籍IC卡管理制度。2.組織實(shí)施學(xué)籍IC卡的辦理、發(fā)放、回收和注銷等工作。3.對(duì)學(xué)籍IC卡相關(guān)信息進(jìn)行審核和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.協(xié)調(diào)解決學(xué)籍IC卡管理過(guò)程中出現(xiàn)的問題。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工學(xué)籍IC卡的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用和保管等工作。2.配合人力資源部門做好學(xué)籍IC卡信息的更新和維護(hù)工作。3.監(jiān)督本部門員工正確使用學(xué)籍IC卡，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告。（三）信息管理部門1.提供技術(shù)支持，保障學(xué)籍IC卡系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)學(xué)籍IC卡數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。3.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行學(xué)籍IC卡信息的錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)等工作。三、學(xué)籍IC卡的辦理（一）辦理對(duì)象公司正式員工、實(shí)習(xí)生、臨時(shí)工作人員等符合條件的人員。（二）辦理流程1.申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫《學(xué)籍IC卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)填寫個(gè)人基本信息、學(xué)籍信息等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)人提交的申請(qǐng)表和證明材料進(jìn)行審核，確認(rèn)信息真實(shí)、準(zhǔn)確后簽字蓋章。3.審批：人力資源部門對(duì)審核通過(guò)的申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后生成學(xué)籍IC卡辦理任務(wù)。4.制作：信息管理部門根據(jù)審批結(jié)果制作學(xué)籍IC卡，確?？▋?nèi)信息與申請(qǐng)表一致。5.發(fā)放：人力資源部門將制作好的學(xué)籍IC卡發(fā)放給申請(qǐng)人，并做好發(fā)放記錄。（三）所需材料1.個(gè)人有效身份證件原件及復(fù)印件。2.學(xué)歷證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件（如有）。3.其他相關(guān)證明材料（如培訓(xùn)證書、資格證書等）。四、學(xué)籍IC卡的使用（一）考勤管理1.員工在上下班時(shí)應(yīng)使用學(xué)籍IC卡進(jìn)行打卡，記錄出勤情況。2.打卡時(shí)間以系統(tǒng)記錄為準(zhǔn)，如有特殊情況未能按時(shí)打卡，需填寫《考勤異常申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交人力資源部門備案。3.嚴(yán)禁代打卡行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）門禁管理1.學(xué)籍IC卡作為進(jìn)入公司辦公區(qū)域、特定場(chǎng)所的門禁憑證。2.員工應(yīng)妥善保管學(xué)籍IC卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因特殊原因需要他人代刷卡進(jìn)入，必須經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人同意，并做好登記。3.門禁系統(tǒng)將對(duì)刷卡記錄進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常刷卡情況將及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（三）其他應(yīng)用1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，學(xué)籍IC卡還可用于其他相關(guān)系統(tǒng)的身份認(rèn)證和信息查詢等功能。2.員工在使用學(xué)籍IC卡進(jìn)行其他應(yīng)用時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)系統(tǒng)的操作規(guī)定，確保信息安全和正確使用。五、學(xué)籍IC卡的保管（一）個(gè)人保管1.員工領(lǐng)取學(xué)籍IC卡后，應(yīng)妥善保管，避免卡片損壞、丟失或被盜。2.不得將學(xué)籍IC卡折疊、彎曲、打孔、刮擦或與磁性物品接觸，以免影響卡片正常使用。3.如發(fā)現(xiàn)學(xué)籍IC卡丟失或被盜，應(yīng)立即向所在部門報(bào)告，并到人力資源部門辦理掛失手續(xù)。（二）部門保管1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門學(xué)籍IC卡的集中保管和定期檢查工作。2.保管人員應(yīng)建立學(xué)籍IC卡保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄卡片的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。3.定期對(duì)保管的學(xué)籍IC卡進(jìn)行盤點(diǎn)，確保卡片數(shù)量與臺(tái)賬記錄一致。六、學(xué)籍IC卡的信息維護(hù)（一）信息變更1.員工個(gè)人學(xué)籍信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《學(xué)籍IC卡信息變更申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字蓋章。3.人力資源部門對(duì)審核通過(guò)的變更申請(qǐng)進(jìn)行審批，并及時(shí)更新學(xué)籍IC卡內(nèi)的相關(guān)信息。（二）信息查詢1.員工可通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)或指定方式查詢本人學(xué)籍IC卡的相關(guān)信息。2.其他部門因工作需要查詢員工學(xué)籍IC卡信息時(shí)，需填寫《學(xué)籍IC卡信息查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門批準(zhǔn)后方可查詢。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密規(guī)定，不得將查詢到的信息用于非工作目的。（三）信息清理1.對(duì)于離職、辭退、退休等不再屬于公司人員的，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理學(xué)籍IC卡的注銷手續(xù)，并清理相關(guān)信息。2.定期對(duì)學(xué)籍IC卡信息進(jìn)行清理，刪除過(guò)期或無(wú)效的信息，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。七、學(xué)籍IC卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)學(xué)籍IC卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向所在部門報(bào)告，并到人力資源部門辦理掛失手續(xù)。2.人力資源部門在接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)凍結(jié)該學(xué)籍IC卡，防止他人冒用。（二）補(bǔ)辦1.掛失后，員工如需補(bǔ)辦學(xué)籍IC卡，應(yīng)填寫《學(xué)籍IC卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)補(bǔ)辦申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字蓋章。3.人力資源部門對(duì)審核通過(guò)的補(bǔ)辦申請(qǐng)進(jìn)行審批，并通知信息管理部門重新制作學(xué)籍IC卡。4.員工繳納補(bǔ)辦費(fèi)用后，領(lǐng)取新的學(xué)籍IC卡。補(bǔ)辦后的學(xué)籍IC卡信息與原卡一致，但卡號(hào)會(huì)發(fā)生變化。八、學(xué)籍IC卡的注銷（一）注銷情形1.員工離職、辭退、退休等與公司解除勞動(dòng)關(guān)系。2.學(xué)籍IC卡損壞無(wú)法正常使用且無(wú)法修復(fù)。3.其他需要注銷學(xué)籍IC卡的情況。（二）注銷流程1.員工所在部門填寫《學(xué)籍IC卡注銷申請(qǐng)表》，注明注銷原因，并將學(xué)籍IC卡交回人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)提交的注銷申請(qǐng)和卡片進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理注銷手續(xù)。3.信息管理部門在學(xué)籍IC卡系統(tǒng)中對(duì)注銷信息進(jìn)行記錄，并刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門定期對(duì)各部門學(xué)籍IC卡的管理情況進(jìn)行檢查，包括卡片保管、使用記錄、信息維護(hù)等方面。2.檢查結(jié)果將以書面形式通報(bào)各部門，對(duì)存在問題的部門提出整改要求，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司將不定期對(duì)學(xué)籍IC卡的使用情況進(jìn)行抽查，如考勤打卡記錄、門禁刷卡記錄等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）投訴處理1.設(shè)立學(xué)籍IC卡管理投訴渠道，接受員工和其他相關(guān)人員對(duì)學(xué)籍IC卡管理問題的投訴和建議。2.對(duì)收到的投訴和建議進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.代打卡行為。2.轉(zhuǎn)借學(xué)籍IC卡給他人使用。3.故意損壞學(xué)籍IC卡。4.泄露學(xué)籍IC卡信息。5.其他違反學(xué)籍IC卡管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，將視情況給予罰款、降職、辭退等處理，并追究相關(guān)責(zé)