上市公司采購部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)上市公司采購部的管理，規(guī)范采購工作流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于上市公司采購部及其工作人員，涵蓋采購部負(fù)責(zé)的所有物資采購、服務(wù)采購等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，追求采購成本的最小化，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計(jì)。4.誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購部職責(zé)與崗位設(shè)置（一）采購部職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定合理的采購計(jì)劃，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批流程，組織實(shí)施物資采購和服務(wù)采購，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，提高采購資金使用效益。5.合同管理：簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更、違約等問題，確保合同有效履行。6.質(zhì)量控制：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資符合公司質(zhì)量要求。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（二）崗位設(shè)置1.采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)采購部的全面管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與公司其他部門的關(guān)系，確保采購工作與公司整體運(yùn)營相銜接。審核采購計(jì)劃、合同等重要文件，對(duì)采購工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施。2.采購主管協(xié)助采購部經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的具體組織和實(shí)施。制定采購工作流程和規(guī)范，指導(dǎo)采購人員開展工作。參與供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估和選擇工作，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為采購決策提供依據(jù)。3.采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的物資采購和服務(wù)采購工作。收集市場信息，尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。協(xié)助采購主管進(jìn)行合同起草、簽訂和執(zhí)行工作，確保合同條款符合公司要求。參與采購物資的驗(yàn)收工作，對(duì)不合格物資及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。負(fù)責(zé)采購文件的整理和歸檔工作。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請(qǐng)后，由采購主管對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核通過后提交至采購部經(jīng)理審批。2.采購部經(jīng)理根據(jù)公司采購政策、預(yù)算等情況，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計(jì)劃制定1.采購部根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，結(jié)合庫存情況，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。（四）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息檔案。3.采購部組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇確定合格供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）采購實(shí)施1.采購專員根據(jù)采購計(jì)劃和審批結(jié)果，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等具體要求。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)并按照訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)。采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.在采購過程中，如遇特殊情況需要變更采購訂單，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司內(nèi)部審批流程辦理變更手續(xù)。（六）驗(yàn)收與付款1.采購物資到貨后，采購部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，使用部門應(yīng)在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)。采購專員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，辦理入庫手續(xù)，并將相關(guān)單據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，審核無誤后按照公司付款流程辦理付款手續(xù)。四、采購成本控制（一）成本分析與預(yù)算編制1.采購部定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，包括采購價(jià)格、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、質(zhì)量成本等方面，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。2.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和采購需求，結(jié)合市場價(jià)格走勢(shì)，編制采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購費(fèi)用的控制目標(biāo)，并分解到具體的采購項(xiàng)目和時(shí)間段。（二）價(jià)格談判與招標(biāo)采購1.在采購過程中，采購專員應(yīng)充分利用市場信息，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。談判前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、市場價(jià)格水平等情況，制定合理的談判策略。2.對(duì)于金額較大、采購頻率較高的物資或服務(wù)，應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)嚴(yán)格按照公司招標(biāo)流程進(jìn)行，確保招標(biāo)過程的公開、公平、公正。（三）成本監(jiān)控與持續(xù)改進(jìn)1.采購部建立采購成本監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購成本預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本偏差并采取措施進(jìn)行調(diào)整。2.總結(jié)采購成本控制工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購成本控制方法和措施，持續(xù)降低采購成本。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.根據(jù)公司采購需求和市場情況，采購部制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式等內(nèi)容。2.通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會(huì)等，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。3.對(duì)符合條件的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、技術(shù)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，確定是否具備合作條件。4.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通洽談，介紹公司的采購需求、合作要求等情況，簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，建立合作關(guān)系。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部建立供應(yīng)商評(píng)估與考核體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。評(píng)估與考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.制定供應(yīng)商評(píng)估與考核標(biāo)準(zhǔn)，明確各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分方法。評(píng)估與考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估與考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、市場價(jià)格變化等信息，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.組織供應(yīng)商參加公司舉辦的供應(yīng)商大會(huì)、培訓(xùn)等活動(dòng)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與交流，提高供應(yīng)商的服務(wù)水平和合作積極性。3.對(duì)供應(yīng)商提出的合理建議和意見，及時(shí)給予反饋和采納，共同促進(jìn)公司采購工作的持續(xù)改進(jìn)。六、合同管理（一）合同簽訂1.采購合同由采購專員根據(jù)采購訂單和雙方協(xié)商結(jié)果起草，合同內(nèi)容應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同起草完成后，提交至采購主管審核。采購主管應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等內(nèi)容，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.采購合同經(jīng)采購主管審核通過后，提交至采購部經(jīng)理審批。采購部經(jīng)理對(duì)合同的重要條款進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購專員與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方簽字蓋章后生效。（二）合同執(zhí)行1.采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要變更合同條款，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司內(nèi)部審批流程辦理合同變更手續(xù)。3.采購專員應(yīng)定期向采購主管匯報(bào)合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同結(jié)算與歸檔1.采購物資到貨驗(yàn)收合格后，采購專員應(yīng)及時(shí)收集整理相關(guān)單據(jù)，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫單等，提交至財(cái)務(wù)部門辦理合同結(jié)算手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，審核無誤后按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。3.采購合同執(zhí)行完畢后，采購專員應(yīng)將合同相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等資料，確保合同檔案的完整性和可追溯性。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因、影響程度和發(fā)生概率，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場價(jià)格走勢(shì)和供求關(guān)系變化，合理安排采購計(jì)劃，采用套期保值等方式規(guī)避市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立完善的供應(yīng)商評(píng)估與考核體系，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇多家合格供應(yīng)商進(jìn)行合作，降低單一供應(yīng)商帶來的風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保采購物資符合質(zhì)量要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同條款合法、完整、準(zhǔn)確。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)處理合同變更、違約等問題。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識(shí)。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)要求，確保采購行為合法合規(guī)。八、信息管理（一）采購信息收集1.采購專員應(yīng)定期收集市場信息，包括物資價(jià)格、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)、新產(chǎn)品信息等，為采購決策提供參考。2.建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，及時(shí)更新供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、業(yè)績情況等內(nèi)容，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.采購部定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購物資分類、供應(yīng)商采購情況等方面。2.通過數(shù)據(jù)分析，找出采購工作中的規(guī)律和問題，為采購決策、成本控制、供應(yīng)商管理等提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息共享與溝通1.采購部與公司內(nèi)部其他部門建立信息共享機(jī)制，及時(shí)溝通采購需求、庫存情況、質(zhì)量反饋等信息，確保公司整體運(yùn)營的協(xié)調(diào)一致。2.采購專員與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期等信息，確保采購工作的順利進(jìn)行。九、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購部的采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合